鐵路公文處理的幾點(diǎn)思考

【摘 要】 公文處理是鐵路系統(tǒng)辦公的核心，公文自動化處理是鐵路公文處理的關(guān)鍵，分析鐵路公文處理自動化狀況及存在的問題，闡述公文處理自動化含義和推行鐵路公文處理自動化的意義，提出實(shí)行鐵路公文處理自動化的建議。

【關(guān)鍵詞】 鐵路 公文處理 辦公自動化

我國鐵道部自成立那天起，鐵路公文作為一個獨(dú)立的行文體系出現(xiàn)，是保障鐵路運(yùn)輸正常進(jìn)行的手段。傳統(tǒng)的鐵路公文處理模式在信息化的今天已經(jīng)失去了生存的空間，為了加快鐵路建設(shè)、運(yùn)營、管理的信息化進(jìn)程，鐵路公文處理自動化被提上了日程。鐵路公文處理自動化是鐵路公文必然的發(fā)展趨勢，也是鐵路運(yùn)輸?shù)谋厝灰蟆ｈF路的行政管理部門，是鐵路各項(xiàng)政策的推行者，也是旅客和企業(yè)的服務(wù)者。其辦公自動化程度的高低，不僅是關(guān)系到自身的管理水平，也關(guān)系到鐵路數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)徨。發(fā)展鐵路公文處理自動化，既是適應(yīng)鐵路發(fā)展需要，也是數(shù)字化鐵路深入監(jiān)展的要求。因此，我們必須加大力度，積植推進(jìn)鐵路公文自動化的建設(shè)。

1. 鐵路公文處理自動化狀況及存在的問題

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著鐵路網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，鐵路公文處理自動化的建設(shè)也全面鋪開，計算機(jī)在鐵路行政管理部門的普及率非常高，鐵路系統(tǒng)內(nèi)許多機(jī)關(guān)部門幾乎人手一由電腦，越來越多的工作人員在工作中使用計算機(jī)，而且不少部門都建立了自己的主頁，推出了一些網(wǎng)上業(yè)務(wù)，使部分公務(wù)公開，豐富了鐵路系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)倩息，對整個鐵路系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)起到了椎動作用。但是由于此項(xiàng)工作尚處于起步階段，還存在不少問題

1.1鐵路管理部門內(nèi)部的辦公自動化程度高低不一

鐵路系統(tǒng)很早就用計算機(jī)處理公文，但在當(dāng)時計算機(jī)只是起輔助作用，主要的公文處理是人工紙版。后來，計算機(jī)逐漸成為處理公文的主要工具，鐵路系統(tǒng)內(nèi)的許多單位、部門建立起了滿足自己要求的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，但也有不少單位還在采用單機(jī)操作，不能實(shí)現(xiàn)信息資源網(wǎng)絡(luò)共享，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢沒有得到充分發(fā)揮。而且工作人員對計算機(jī)的使用效率普遍偏低。有些人只會編輯、打印立擋，或傳輸立件等簡單操作。計算機(jī)公文處理自動化優(yōu)勢沒有都得到充分發(fā)揮。

1.2鐵路系統(tǒng)公文處理網(wǎng)絡(luò)化不足

鐵路公文處理工作千失萬緒，十分復(fù)雜，目前的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度，只局限在發(fā)布通知、公布文件、下載文件領(lǐng)域，大部分的日常管理工作還沒有在網(wǎng)上開展，仍然處于半自動化的工作方式。文件呈報、審批等事務(wù)還以紙版的形式在各辦公室內(nèi)流動，忙蓋章、跑批文依舊是家常便飯，離真正意義的公文處理自動化還有相當(dāng)距離。

1.3 鐵路系統(tǒng)公文處理信息缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

鐵路的一些行政管理部門，為了提高本單位的辦事效率，先后采用適合本單位的軟件系統(tǒng)，本單位的辦事效率顯著提高，但缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用程序，使得各單位之間信息交流困難，影響協(xié)同工作。

1.4鐵路內(nèi)部信息系統(tǒng)處理質(zhì)量不高

鐵路系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)主頁的內(nèi)容原本是為了公布變化信息、與旅客和貨主與豎著動態(tài)溝通，但現(xiàn)實(shí)情況是網(wǎng)絡(luò)主頁內(nèi)容更新周期長、內(nèi)容基本上是概括性介紹辦公室設(shè)置情況、政策法規(guī)，沒有檢索功能，實(shí)用性差。

2. 鐵路系統(tǒng)公文處理自動化的重要意義和作用

公文處理自動化是利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺，把日常繁重的行政公文處理交由計算機(jī)處理，減輕人員的工作量，提高公文處理的效率和準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)公文處理自動化有重要的意義和作用。

2.1提高鐵路系統(tǒng)管理部門的工作效率和管理水平

公文處理自動化，既減輕了勞動量，又能提高工作效率，從而使工作人員有足夠多的時間、精力研究提高鐵路系統(tǒng)的工作，使鐵路工作成績不斷邁上新的臺階。

2.2消滅“公文旅行”現(xiàn)象

公文自動化處理，文件在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，大家在網(wǎng)上處理文件，縮短文件審批時間、文件反饋時間，加快公文流轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡(luò)辦公的效率是處理紙版文件效率的數(shù)倍。

2.3能提高辦事效率，為使用人員提供服務(wù)

利用網(wǎng)絡(luò)，可以方便職工查詢文件、制度等相關(guān)信息。還可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢辦事結(jié)果和審批意見。

2.4降低辦公費(fèi)用，節(jié)約行政成本

以往的公文處理需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財力，開會研究、上傳下達(dá)、層層傳送。實(shí)現(xiàn)公文處理自動化后，虛擬辦公、電子文件、網(wǎng)絡(luò)會議等先進(jìn)公文出形式。這些公文處理形式大大節(jié)約了辦公費(fèi)用。

2.5促進(jìn)鐵路系統(tǒng)管理規(guī)范化、透明化

網(wǎng)絡(luò)辦公，一切公文處理活動都在網(wǎng)上按照預(yù)定程序進(jìn)行，各個環(huán)節(jié)都受到制定程序監(jiān)督，公文處理被規(guī)范化、透明化，是“陽光下操作”。

2.6方便基層職工和高層領(lǐng)導(dǎo)溝通

有了網(wǎng)絡(luò)后，基層職工可以隨時向高層領(lǐng)導(dǎo)反映問題，把基層出現(xiàn)的重大問題及時反映給高層領(lǐng)導(dǎo)。高層領(lǐng)導(dǎo)可廣收民智，搜集廣大鐵路職工的優(yōu)秀創(chuàng)意。

3.加快發(fā)展鐵路公文處理公自動化的建議

加快鐵路公文處理自動化建設(shè)，要從鐵路系統(tǒng)的及時情況出發(fā)、明確思路、突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧、科學(xué)規(guī)劃、有序進(jìn)行，具體的建議是：

3.1加強(qiáng)思想認(rèn)識

公文處理自動化是公文處理領(lǐng)域里的一次技術(shù)性飛躍，加強(qiáng)公文處理自動化方面的宣傳。使全系統(tǒng)干部職工齊心協(xié)力，共同推進(jìn)公文處理自動化。促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)和職工對公文處理自動化的認(rèn)識，可以采取培訓(xùn)、參觀的方式，組織人員到自動化程度較高的單位學(xué)習(xí)。切身感受公文處理自動化帶來的益處。

3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施

公文處理自動化是一項(xiàng)長期的復(fù)雜的系統(tǒng)性的工程，因此，要做好公文自動化建設(shè)、管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范化鐵路系統(tǒng)內(nèi)的網(wǎng)頁，整理分散的零星數(shù)據(jù)庫資料，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享，建立覆蓋全系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫，避免重復(fù)勞動和信息檢索不全的缺點(diǎn)。

3.3明確職責(zé)分工、建立科學(xué)的管理機(jī)制

為了能讓公文處理自動化順利進(jìn)行下去，劃清職責(zé)界限，建立科學(xué)的管理體制。采取整體開發(fā)、日常管理維護(hù)集中化，數(shù)據(jù)的采集、信息更新分散化的辦法。

3.4 加強(qiáng)系統(tǒng)的安全工作

公文處理自動化建設(shè)和使用中，要注意防止病毒感染和黑客入侵，認(rèn)真研究安全防范措施，采用“防火墻”技術(shù)，及時發(fā)現(xiàn)消除隱患，確保信息傳輸?shù)陌踩⒖煽浚龊脵C(jī)密文件的保密工作和機(jī)密文件紙版?zhèn)浞莨ぷ鳌Ｔ谲浖幚砉姆矫妫⒑唵我仔械闹贫取?/p>

3.5加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)工作

處理公文自動化系統(tǒng)要求操作者具有一定水平的計算機(jī)知識和辦公軟件操作能力。因此，對公文處理者進(jìn)行必要的技能培訓(xùn)和基礎(chǔ)知識的普及有必要的，對不同專業(yè)和業(yè)務(wù)需求的人員進(jìn)行重點(diǎn)、針對性培訓(xùn)。

總結(jié)

鐵路公文處理自動化，是健全鐵路系統(tǒng)現(xiàn)代化辦公的重要組成部分，具有方便、快捷、節(jié)約辦公成本等優(yōu)點(diǎn)，加快鐵路公文處理自動化建設(shè)步伐，具有完善鐵路系統(tǒng)辦公自動化作用，能夠規(guī)范鐵路系統(tǒng)工作人員辦公行為能，從而夠促進(jìn)鐵路事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 增杰，李琳.辦公自動化的發(fā)展趨勢[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2000，8：163.

（作者單位：陜西省神木縣神朔鐵路分公司）