優化企業物資管理研究分析

【摘 要】 現代企業優化的物資管理，不再是以最低采購價格獲得當前所需原料的簡單交易，而是以最低總成本建立業務供給渠道過程的戰略管理，它要求充分平衡企業內部和外部的優勢，以降低整體供應鏈成本為宗旨，涵蓋整個采購流程，從原料采購直至付款的全程管理。企業優化物資管理、探索物資管理模式已成必然，但如何進行優化、采取怎么的管理模式。這就需要以現代企業的管理知識為理論基礎，以先進企業的物資管理進行科學、合理設計。

【關鍵詞】 企業 優化 物資管理

1. 優化管理的理論基礎

1.1戰略采購原則

考慮總體擁有成本——戰略采購的基本出發點：成本最優往往被許多企業誤解為價格最低，這是錯誤的。采購的決策影響著后續的原料運輸、調配、維護、調換，乃至長期產品的更新換代，因此必須有總體成本考慮的遠見，必須對整個采購流程中所設計的關鍵成本環節和其他相關的長期潛在成本進行評估，例如，由于特定采購原料或設備帶來的配套原料和設備的獲取、安裝、維護、運作和清理成本等。在進行總體成本評估時，不妨嘗試先用以下這個簡化的方法考慮：總體擁有成本＝價格＋使用成本＋管理成本。

建立堅實談判基礎——事實和數據信息：談判不是一味壓價，而是基于對市場和自身的充分了解和長遠預期的協商。總體成本分析、供應商評估、市場評估等為談判提供了有力的事實和數據信息，幫助企業認識自身的議價優勢，從而掌握整個談判的進程和主動權。

戰略合作關系——互贏：互贏理念在戰略采購中也是不可或缺的因素。許多先進的國際企業都建立了供應商評估、激勵機制，與供應商建立長期的合作關系，確立互贏的合作基準。例如幫助供應商優化運輸計劃，承諾最低采購量和價格保護等。

權力制衡：企業和供應商都有其議價優勢，如果對供應商所處的行業、供應商業務戰略、運作、競爭優勢、能力等有充分的認識，就可以幫助企業發現機會改善其目前的權力制衡地位。越來越多的企業在關注自己所在行業的發展同時，開始關注延伸供應鏈上相關行業的前景，考慮如何利用供應商的技能來增強自己的市場競爭力。

1.2戰略采購方式

從戰略采購的角度看，物資的采購主要有如下幾種通用方式：

集中采購：通過采購量的集中來提高議價能力，降低單位采購成本，這是一種基本的戰略采購方式。許多國內企業紛紛建立集中采購部門或貨源事業部，對集團的生產性原料或非生產性物品進行集中采購規劃和管理，一定程度上減少了采購物品的差異性，提高了采購服務的標準化，減少了后期管理的工作量。擴大供應商基礎：通過擴大供應商選擇范圍，引入更多的競爭，降低采購成本。對于某些核心生產和服務機構的原料、產品企業來說，往往會與少數戰略合作伙伴建立長久關系，在保護核心技術的專有性的同時，也便于共同進行新產品、服務的開發和改良。

優化采購流程和方式：在將“采購量”和“供應商”數量這兩個硬的客觀影響采購成本因素進行優化之后，進一步成本降低空間轉向軟的管理優化方面，如：科學公正的選擇最符合自身成本和利益需求的供應商、以電子化采購方式降低采購處理費用、對供應商提供的服務和原料進行有選擇的購買等。

2. 優化物資管理的設想

根據現代企業的物資管理理念，借鑒先進企業的物資管理模式，結合公司實際情況和發展需要，可以確定，公司物資工作的基本定位應是“重在管理、協同采購”，而具體的物資管理模式應既便于統一管理，又利于協同實施，那么，實施“統一管理、協同采購”應是最佳選擇。

通過對物資的“統一管理”，使企業的物資采購計劃能夠及時、有效的集中，統一對外形成訂單優勢，提高公司物資采購的談判力，增強供應保障能力；同時，充分考慮公司的生產特性和各分、子公司地域分散特點，保障物資供應中的及時性，對異地和專業的物資，采取統一管理，委托采購；對低值、易耗的物資，采用批復的辦法，使管理的原則性與生產的及時性能夠有機結合，對外提高談判力，降低采購成本，對內圍繞生產，協同保障。為此，企業應依據物資管理工作的定位，針對目前各分、子公司自行計劃、分散采購模式，逐步優化為“統一管理、協同采購”的管理模式。

2.1統一管理

統一管理是指在企業范圍以內對物資計劃、詢價、采購、招標、審核、分析過程的管理。統一管理的目標：集中訂單、統一對外；統一管理的目的：通過集中采購、分線采購、異地委托采購過程的協同，提高對供應商的談判力，使公司有限的資源得到合理配置，借助管理模式和管理流程，使物資處在物資管理中，起到橋梁和紐帶的作用，通過物資管理模式，也使物資處的位置和作用是在變化之中，對各分、子公司的物資需求計劃進行匯編、審核、批復時，物資處起著“裁判員的職能”；當物資處在執行集中采購物資的計劃時，又轉化為“運動員的職能”，這就解決了過去物資管理長期越位或長期缺位的現象，這也是物資管理模式運用系統的思維和辯證的觀點之所在。統一管理的具體內容：統一申報：各個分、子公司及工程部，按照物資管理的要求，在規定的時間里將物資需求計劃按時申報物資處，物資處根據現有庫存、物資類別、供貨周期對物資需求計劃進行審核、修正、整理，統一編制成物資的需求計劃。

統一尋價：按物資“統一管理、協同采購”的管理模式，對集中采購的物資和協同采購的物資進行尋價，統一采購的物資上報物資招投標管理委員會統一審核，協同采購的物資的按時批復各分、子公司。

統一招標：由物資處統一對供應商聯系，招投標委員會對參加競標的供應商進行談判、比較；并向總經理辦公會呈述招標過程、推薦中標供應單位；由總經理辦公會審議，招投標委員會將審議結果批復物資處。

統一結算：物資處對集中采購的物資，按照各個分、子公司物資入庫的數量、檢測的質量、合同的價格，與供應商進行統一的結算，由財務中心按期轉入各相關的分、子公司。

統一審核：對“統一管理、協同采購”模式的推進和優化的關鍵就是對“集中采購”、 “計劃采購”的采購渠道、執行價格、結算依據、貨款支付等等進行定期和不定期的審核。審核的牽頭部門是公司的審計監察部，對集中采購物資的計劃、詢價、采購、結算、支付進行審查；招投標管理委員會可以直接、也可以委托物資處對“協同采購的計劃、價格、結算、支付進行審查。通過統一審核、結果比較，防危杜漸，鼓勵遵章守紀，糾正自由散漫。使遵章守紀的做得更好，違章違紀的能迅速的糾正，以促進物資管理模式的深入和深化。

2.2協同采購

協同采購是指經企業分類、批復，由各個分、子公司按照批復計劃自行采購、驗收、入庫、結算、支付的過程。協同采購的主要環節是：公司的批復、采購的執行。協同采購的物資：一是數量大、種類多、價值低的材料和配件，二是異地委托采購。從物資的價值和采購的金額都屬于集中采購的范圍，由于跨地區，不能違背“就地就近”的物資采購原則，對其物資的需求計劃進行申報、審核、批復執行。協同采購的具體內容：

分線采購：按照公司審批的計劃、數量、價格、質量，由各個分、子公司按生產所需的進度進行分線采購。

按實入庫：分、子公司根據分線采購的物資，自行驗收入庫。

分線結算：各個公司根據入庫的數量、質量和計劃價格自行向供應商結算。

審核入帳：對于入帳單需經庫房管理和財務人員審核符合入帳，作為付款支付的依據。

（作者單位：吉林省琿春礦業（集團）物資供應分公司）