淺談計算機在文件管理中的應(yīng)用

【摘 要】 通過計算機管理文件，使文件管理工作更加規(guī)范化，消除了人工管理文件的弊端，提高了機關(guān)管理水平和管理效能。

【關(guān)鍵詞】 計算機 文件管理 應(yīng)用

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化已進(jìn)入機關(guān)公務(wù)活動，網(wǎng)絡(luò)的普及使信息載體和數(shù)據(jù)處理成為機關(guān)各項管理工作中的兩大要素。而計算機是信息載體和數(shù)據(jù)處理實踐飛躍不可缺少的工具。特別是通過信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)政務(wù)公開，使日常工作走向智能化。傳統(tǒng)的繁文縟節(jié)，拖泥帶水的作風(fēng)將被高效、快捷的辦公方式取代。各種文件、檔案、社會經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)都以數(shù)字形式存儲于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，可供計算機檢索機制快速查訊、即用即調(diào)。在信息速度飛快提高的社會環(huán)境中，通過辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的逐步擴大和完善，進(jìn)一步提高機關(guān)管理水平和管理效能。針對以上問題，下面我就文件在計算機管理談幾點看法。

1. 人工管理文件存在的弊端

多年來，各級黨政機關(guān)文件管理工作經(jīng)過不斷地探索和研究，已形成了一整套的管理體系，但大部分單位文件管理工作還停留在人工管理階段。而人工管理文件存在著以下弊端：

首先，文件的使用時效性差。有些文件，特別是上級部門的文件：份數(shù)很少，基本都是一份，因此，當(dāng)多個領(lǐng)導(dǎo)或多個部門查閱時，而由于差閱過程中如有急用此文件的，那也只能排隊等候，造成文件的使用率低下，無法實現(xiàn)文件共享；其次，管理使用手續(xù)繁瑣。每份文件在重復(fù)利用時，都要運行一次借閱登記，管理工作繁瑣，增加不必要的重復(fù)。第三，存儲文件時，要把文件分門別類的分別存放，如果在查閱條件具備不完全的情況下，要一要查找，使每一次檢查文件都要花費許多時間。最后，歸檔工作手續(xù)重疊、復(fù)雜。本部門文件每年都要進(jìn)行一次歸檔整理，由于原始文件材料的分類、分別存放，使得原已整理好的，需要歸檔的資料還要重新進(jìn)行歸檔，添加了許多重復(fù)的工作環(huán)節(jié)。

2. 實現(xiàn)文件管理計算機化的必要性

實現(xiàn)文件管理計算機化無論在理論上還是在實踐上都是可行的。

2.1 在各單位，各部門與各部門之間幾乎都有自己的虛擬網(wǎng)，也稱局域網(wǎng)，它們的建成為實現(xiàn)文件管理計算機化提供了大前提。只有微機實行網(wǎng)絡(luò)化，才能更好的實現(xiàn)信息資源的共享。各單位局域網(wǎng)的存在，相當(dāng)在各部門之間鋪設(shè)了一條信息高速公路，通過它可以便捷的瀏覽到各部門的信息，大家共享使用，這就為文件管理計算機化提供了硬件上的保證。

2.2硬件與軟件的具備，也是保證文件管理計算機化的必需保證。在各領(lǐng)導(dǎo)和各部門或各人員人手一臺微機，都已具備了一定計算機管理能力的情況下，文件管理計算機化更是一件方便可行的事件。

3. 文件管理

為了解除上述弊端和加速機關(guān)文件管理計算機化的進(jìn)程，筆者認(rèn)為，公文信息管理還應(yīng)具備以下幾項功能；

3.1 公文瀏覽；此功能用于新文件的登載，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后，可公開傳閱的文件，發(fā)文單位或上級部門的操作人員可將發(fā)文標(biāo)題、文號、內(nèi)容等輸入計算機。按權(quán)限等級進(jìn)行技術(shù)處理后，分別發(fā)出信息或公文傳達(dá)信息，獲得傳閱權(quán)限的部門就可在自己部門的終端機上點擊此功能查閱上級或同級文件；

3.2 電子郵件；此功能用于用戶傳輸文件、傳閱與發(fā)送文件。用戶進(jìn)入電子郵件功能后，子目錄呈現(xiàn)4個功能鍵。

3.2.1收件箱：此功能可接受本部門或上級部門文件（獲得傳閱權(quán)限的部門只能有一臺終端機接收上級或外部門來件）。這項功能下又包括信息、公文、通知等不同形式的子目錄。

3.2.2發(fā)件箱：此功能具有對本本門或?qū)ι霞壊块T及其它本門公文、信息、通知等其它不同形式的資料的單獨發(fā)送或群組發(fā)送的用途。可設(shè)置成為高級選項。如設(shè)留言板、回執(zhí)查看與否、保密級別、隱藏用戶、日程安排、表情標(biāo)志等選項。

3.2.3日程表：此功能設(shè)有網(wǎng)上會簽文件、網(wǎng)上會議、固定時間單發(fā)或群發(fā)郵件、預(yù)約等待、日程安排等瀏覽等功能。

3.2.4待辦：此功能有如一個小公文包，如起草一半的公文、網(wǎng)上會議內(nèi)容、待辦事宜等都可打包放進(jìn)(此項功能本單位可設(shè)為密碼查閱，也可設(shè)為單獨與有關(guān)本門聯(lián)系的小組討論模式)。

3.2.5檔案庫：此功能可將內(nèi)部與上級或同級部門的來文分門別類進(jìn)行處理，同時可以設(shè)置閱覽權(quán)限，即檔案申請借閱功能和歸檔提示等功能。打開此目錄下設(shè)6個子目錄。

（1）文件歸檔：此功能用于把文件歸檔整理，包括年終歸檔和平時文件歸檔的處理。應(yīng)具備自動生成歸檔目錄和封皮的功能。

（2）公共信息：此功能設(shè)置有案卷目錄和卷內(nèi)目錄閱卷，只設(shè)瀏覽功能，不是本部門的終端機無修發(fā)或刪除功能。還設(shè)有功能使用介紹等內(nèi)容。

（3）查檔申請借閱單：此目錄必須及時將上級或同級部門的來文分門別類進(jìn)行處理入庫，以備查閱。對檔案查閱用密碼設(shè)置為安全包。密碼輸入出現(xiàn)3次錯誤，即返回主菜單，可以拒絕查閱，同時發(fā)出預(yù)警。

（4）所有查檔借閱單：包括每天、每個級別文件的查閱次數(shù)、某些文件已歸檔或尚無歸檔記錄、錯誤密碼輸入的次數(shù)等。

（5）管理級別：用于部門和個人權(quán)限管理。其中部門權(quán)限管理功能只有本部門的最高權(quán)限即終端機的使用者依次輸入密碼才能使用。個人權(quán)限使用者只能修改自己的管理口令。

（6）系統(tǒng)管理：用于本系統(tǒng)的正常維護(hù)。它包括數(shù)據(jù)備份、文件下載、打印、匯總、系統(tǒng)初始化等功能。

4. 實行機關(guān)文件管理計算機化的優(yōu)勢性

4.1 促使文件管理工作更加規(guī)范化

實行科學(xué)化管理的一個關(guān)鍵問題是數(shù)據(jù)的規(guī)范化。而這一環(huán)節(jié)的完成。是以管理工作規(guī)范化為前提的。如果沒有一個規(guī)范化得管理，管理實行計算機化就成了一紙空談。相反，實行科學(xué)化管理會對管理工作起到約束作用，避免在管理工作中出現(xiàn)過多的隨意性，促使文件管理工作更加規(guī)范化。

4.2 實現(xiàn)了信息共享，提高了文件的閱讀效率

文件的內(nèi)容存放于機關(guān)之間的服務(wù)器內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)，暗于每個授權(quán)閱讀部門都有一份文件，閱讀時不再受傳閱速度的限制，更不會產(chǎn)生閱讀排隊的問題。達(dá)到了一次輸入，多次使用，一家輸入，多家使用，分散輸入，綜合利用的要求。從而大大提高了文件的閱讀效率。

4.3 存貯手段高級，查詢速度快，手段簡捷

所有文件的內(nèi)容都是以文件方式存放于磁盤上，一方面減少了存貯空間。另一方面也為文件檢索提供了方便條件。查閱文件不需要到本單位檔案部門索取，只需在本地機上輸入要查閱的文件的關(guān)鍵字就可以看到原始文件了。原來需要半個多小時才能找到的文件，現(xiàn)在只需幾秒鐘就能看到。

4.4減少管理步驟，提高管理效率

實現(xiàn)文件計算機化管理以后，原來的文件傳閱手續(xù)、借還文件的登記手續(xù)、文件歸檔的分類及封皮的制作手續(xù)全部省去，全部由計算機來完成。實現(xiàn)了形成文件登記、查詢、催辦、立卷、調(diào)閱全文信息一體化管理。這不僅使管理工作更加準(zhǔn)確化、規(guī)范化，同時還大大提高了工作效率。機關(guān)公文管理的計算機化還只是處于嘗試階段，隨著政府網(wǎng)的逐步發(fā)展，黨務(wù)，或政務(wù)機關(guān)文件管理系統(tǒng)還需要進(jìn)一步完善。它的使用無疑使文件管理工作向著科學(xué)化得方向邁進(jìn)了一步。

（作者單位：中鐵十九局集團(tuán)第五工程有限公司）