淺談加強干部人事檔案的管理與利用

【摘 要】 干部人事檔案是國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。同時也是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術水平等基本情況的真實記載，它能為干部的評價、考察、任免、調(diào)動、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會的發(fā)展，當前對加強干部人事檔案的管理與利用提出了新的要求，我們要高度重視干部人事檔案的管理工作，緊緊圍繞加強干部人事檔案的管理與利用為目的，助推我國干部人事改革的不斷深化。

【關鍵詞】 干部人事檔案 管理 利用

本文著重闡述了干部人事檔案的管理與利用存在的主要問題，同時也提出了加強干部人事檔案管理與利用的相關策略。

1. 干部人事檔案的管理與利用存在的主要問題

1.1思想觀念滯后，與現(xiàn)代社會發(fā)展的需求不適應

一方面是對干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領導甚至錯誤的認為干部人事檔案管理無足輕重，無非是管理一些資料，更沒有多大的利用價值；另一方面是干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與新形勢下的干部人事改革的要求不相適應。

1.2檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新

首先是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動性。一般都是等待領導安排，或是上級來了具體的收集任務，相關的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時間倉促，收集到的材料來不及進行查證核實，使得檔案材料的真實性大打折扣；其次是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展，缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實情況的渠道；最后是檔案歸檔制度有待規(guī)范，特別是對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性。

1.3檔案利用功效的發(fā)揮存在著局限性

第一，檔案功能的發(fā)揮存在著局限性。首先是檔案內(nèi)容過于單調(diào)、呆板，較難全面的反映干部的真實情況。干部人事檔案的履歷表過于簡單，內(nèi)容過于單調(diào)程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料；其次是干部人事檔案在干部人事的任免、調(diào)動、晉升中的影響力和執(zhí)行力不夠，使檔案應有的考察依據(jù)的功效沒有得到很好的發(fā)揮；最后是過分注重干部人事檔案的保存、存檔功能，而忽略了開發(fā)利用功能的發(fā)揮。缺乏合理利用檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，使檔案信息資源在社會發(fā)展的中作用沒有很好的凸顯出來。干部人事檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好地體現(xiàn)。

第二，干部人事檔案管理和利用的方式方法存在著局限性。首先是現(xiàn)行的干部人事檔案管理部門的工作方式方法比較落后，過分注重紙質(zhì)檔案，而容易忽略與之配套的電子檔案；其次是對于計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的應用還僅僅停留在存檔的層面，沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，導致工作效率較低；最后是干部人事檔案管理工作者的素質(zhì)與在新時期的檔案工作要求不太適應。很多檔案管理者年齡偏大，習慣于老思路、老方法解決問題，很難適應新形勢下出現(xiàn)的新問題。有的檔案工作者雖然擁有高學歷，但卻缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)和必備的工作經(jīng)驗，理論與實際想脫離，說起來輕而易舉，做起來卻費力不討好，工作效果不佳。

2. 加強干部人事檔案管理與利用的相關策略

2.1更新工作理念，重視檔案管理工作

一方面要更新領導的工作理念，切實重視檔案管理工作。部分領導應從傳統(tǒng)的認識誤區(qū)中走出來，把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎工作狠抓落實；另一方面要完善干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，對于工作出色的工作人員予以獎勵，而對于工作不力的人員予以相應的處罰，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

2.2規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機制

一是完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結(jié)合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發(fā)揮檔案工作者工作的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規(guī)范性；二是疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性；三是完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通訊工具和計算機網(wǎng)絡技術及時督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進程。

2.3創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率

2.3.1充分挖掘檔案功能的發(fā)揮，提高檔案的利用價值。一是豐富檔案內(nèi)涵。在檔案中增加全面的反映干部真實情況的內(nèi)容。如增加社會福利待遇、住房情況、經(jīng)濟收入等情況；二是提高干部人事檔案在干部人事異動中的影響力和執(zhí)行力，發(fā)揮檔案提供考察依據(jù)的有效作用；三是合理開發(fā)、利用干部人事檔案資源的優(yōu)勢，建立健全檔案資源的系統(tǒng)化管理與利用的運作機制，發(fā)揮檔案的社會效益。

2.3.2創(chuàng)新干部人事檔案管理的方式方法，提高工作效率。一是積極構(gòu)建以現(xiàn)代信息技術為依托的干部人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理；二是加強檔案工作隊伍建設，構(gòu)建吸納、留住優(yōu)秀人才的工作激勵機制，同時加大培訓力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應。

2.3.3構(gòu)建面向社會的干部人事檔案管理服務體系。構(gòu)建適應時代發(fā)展要求的干部人事檔案管理體系，需要從干部人事檔案管理機構(gòu)與干部人事檔案管理模式上進行重新思考，使人事檔案管理服務工作不僅要滿足組織、人事等到部門工作的需要，同時還要不斷滿足廣大社會公眾對人事檔案信息合理合法的利用需求，從而推進我國人事檔案管理改革，促進和諧社會建設的全面發(fā)展。

一是干部人事檔案管理事務應統(tǒng)一領導，分級負責，統(tǒng)一制度，組織協(xié)調(diào)，指導和監(jiān)督各單位的人事檔案管理工作；二是國家組織人事部門參與制定有關的人事檔案管理方針、政策和制度，并為檔案行政管理機構(gòu)開展人事檔案管理工作創(chuàng)造方便條件，協(xié)助檔案行政部門做好人事檔案的管理工作；三是各級國家檔案館按統(tǒng)一的制度規(guī)定，設立區(qū)域性人事檔案管理中心和行業(yè)性人事檔案管理中心。

結(jié)束語：

總之，加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，我們要創(chuàng)新工作思路，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。

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（作者單位：通化市東昌區(qū)計劃生育協(xié)會）