探討檔案管理數(shù)字化的意義

【摘要】隨著社會信息化進(jìn)程的加快，檔案管理數(shù)字化勢在必行。檔案數(shù)字化管理是一個新生事物，相對傳統(tǒng)管理而言，在優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；意義

0.前言

檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等各個方面的歷史發(fā)展過程。為了完整地、系統(tǒng)地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領(lǐng)域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實(shí)現(xiàn)檔案的資政決策功能，特別是在各項重大經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統(tǒng)地對大量的信息進(jìn)行分析、比較、篩選、甄別，以避免認(rèn)識上的局限性，進(jìn)而制定正確的政策，為科學(xué)的決策提供堅實(shí)的理論支撐。檔案信息化建設(shè)，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。

1.檔案管理數(shù)字化的意義

檔案管理數(shù)字化對優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、隊伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

1.1促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率

檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進(jìn)展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。數(shù)字化管理如利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機(jī)立卷發(fā)現(xiàn)文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

1.2優(yōu)化了管理者知識結(jié)構(gòu)和隊伍結(jié)構(gòu)

人類進(jìn)入信息社會，信息技術(shù)向各個領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不客忽視。數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識，使專業(yè)知識和管理知識相互滲透，互為補(bǔ)充。如何使現(xiàn)有的管理人員適應(yīng)檔案數(shù)字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機(jī)信息管理等方面的技術(shù)技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊伍中來，如掌握計算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)，接受過大學(xué)教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識、計算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀， 優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)， 改善管理者隊伍結(jié)構(gòu)，提高管理者綜合素質(zhì)。

1.3有效保護(hù)了原紙質(zhì)檔案，改善了利用方式

漫長的社會發(fā)展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現(xiàn)存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如貝葉經(jīng)、敦煌寫經(jīng)等這樣古老的文化遺產(chǎn)和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻(xiàn)。這些古老的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，但數(shù)字化管理，如利用計算機(jī)掃描技術(shù)對這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。

2.檔案數(shù)字化改善檔案的利用方式

紙質(zhì)檔案數(shù)字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數(shù)字化管理，可以使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機(jī)就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴(kuò)大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網(wǎng)利用檔案電子資源。

綜上，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。誠然，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

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