網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理工作

隨著社會的進步與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也將帶動檔案信息服務(wù)內(nèi)容與方式的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)體現(xiàn)為通過檔案利用活動，達(dá)到開發(fā)檔案信息資源、傳播檔案信息內(nèi)容、最大限度地滿足社會公眾檔案信息需求的目的。要想實現(xiàn)這一日的，應(yīng)采取如下策略。

一、重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟和信息社會的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念人手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進一步強化檔案信息開發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。

在國民經(jīng)濟和社會信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范同、更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點，尋求適應(yīng)檔案利用需求實際的服務(wù)模式，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。

二、強化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本行業(yè)檔案資料，對檔案信息進行整體開發(fā)、綜合管理，形成檔案信息關(guān)頭產(chǎn)品，為某一行業(yè)服務(wù)。二是建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系，以地市級綜合為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟的區(qū)域性，以利用檔案信息的整體開發(fā)，統(tǒng)一運用。三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開發(fā)國際問題的經(jīng)濟效益和社會效益。

其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，打造信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并開展檔案咨詢服務(wù)。

再次，運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進行檔案信息開發(fā)。這是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源尤為現(xiàn)實提供技術(shù)支持。

三、完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的環(huán)境建設(shè)

目前，檔案信息的安全問題及檔案信息軟件的兼容性問題日益突出。《檔案法》規(guī)定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用。”在方便利用和維護檔案安全兩者之問，檔案的安全更為重要。對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、檢測、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證、防改寫措施等來保證網(wǎng)絡(luò)安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實施。

四、暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息服務(wù)的重要組成部分，也是檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態(tài)，不斷改進與加強信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。改進和加強檔案利用效果、信息反饋收集工作，應(yīng)該在建立并不斷完善檔案利用等相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范檔案信息，利用反饋工作的目的。做好檔案利用效果反饋收集工作的關(guān)鍵在于：一是對檔案工作者加強職業(yè)道德教育、強化責(zé)任意識和服務(wù)意識，增強檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一丁作。

五、打造檔案信息服務(wù)的人才隊伍

現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知以的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結(jié)構(gòu)老化、現(xiàn)代管理人才和計算機管理專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致檔案工作人員的計算機應(yīng)用技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識相脫節(jié)，所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊伍建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)系，建沒一支高素質(zhì)的檔案隊伍是奠定檔案事業(yè)長足進步的根基。要加強人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大充實檔案信息服務(wù)的人才隊伍。

(作者單位：151400黑龍江省安達(dá)市青少年業(yè)余體育學(xué)校)