淺談企業基建中的檔案管理工作

[摘 要]企業基本建設檔案是企業從最初醞釀、決策到建成投產的整個過程中形成的，是工程在審計、檢查、監督以及工程事故責任認定和企業處理事故時維權的依據，也是工程繼改擴建的憑證。本文以目前基本建設企業的檔案管理中存在的問題及不足進行淺析，加強基建檔案采取有利措施，提高對企業檔案重要性的認識，做好檔案管理工作，為企業的長遠發展打基礎。

[關鍵詞]企業基建 檔案 管理

檔案管理是企業基礎管理的重要組成部分，基建檔案不僅僅作為企業一切活動的歷史記錄，真實地幾率了企業成長發展的歷程，更重要的是作為一種財富，特別是在當前隨著我國社會主義市場經濟建設不斷發展的條件下，企業檔案工作搞的好不好，對企業的技術改造，科學管理、提高經濟效益、維護企業合法權益，有著特殊重要意義。海虹公司ADC一體化項目從2008年立項到現在建成生產，我們有幸自始至今參與公司檔案管理，現就這幾年在基建過程中檔案管理中存在的問題和困難談一談看法。

一、企業建設中檔案管理存在的問題

1.管理層重視項目建設、輕視檔案管理，盡管國家把基建檔案管理作為基建工程管理的重要組成部分，予以充分重視，制定了一系列相應的法律法規、政策、標準來規范基建檔案管理工作。但企業往往把精力放在項目進展與質量上，對工程檔案歸檔的意識不強，沒把檔案檔案工作真正滲透到項目建設的各個環節中，沒把歸檔責任落實到每一個環節，每一個具體的人，欠缺檔案歸檔的監督。

2.設計、施工、監理、合同相對方等單位，對自己在整個工程建設中所承擔的責任不明確，企業對參建單位檔案工作的指導監督力度不夠，各參建單位該交的檔案材料不交或交后材料不齊全，嚴重影響了基建檔案的完整合格，給竣工驗收和驗收后的正常使用帶來隱患。

3.企業建設的每項工程都是經過嚴格招投標確定的，簽訂正式合同后才開始實施的，企業最初在勘測、設計、監理、施工、設備采購等各方簽訂合同時只注重工期、工程質量、造價等大問題，而對重要的檔案條款（歸檔的份數、時間、質量、違約責任等）卻忽視了，沒納入合同管理之中。在市場經濟條件下，各單位精算利益成本，對沒有合同約定的檔案材料，往往不投入，建設單位對檔案文件材料的管理沒有主動權，影響檔案的提供利用，為企業以后工程維修、技改、擴建等帶來不利。

4.新建設項目檔案管理人員往往新參加工作人員多或對檔案業務不熟悉，對工程檔案比較陌生。檔案管理人員自身業務素養跟不上檔案管理工作發展的需要，對檔案業務不熟悉，缺乏檔案基建檔案管理的實踐工作能力。

二、做好基建檔案管理工作的幾點措施及建議

1.制定完善的檔案管理制度，增強檔案管理意識。切實將基建檔案管理工作納入企業基本建設管理程序，對檔案材料的收集、整理、歸檔和和利用工作做規范要求，從源頭抓起。保證竣工檔案管理的科學化、規范、標準。

2.加強與工程、技術人員的配合，做好檔案管理的基礎工作。不斷提高相關人員的檔案意識，只有意識增強，大家才會加強項目檔案工作的管理，將檔案工作納入項目管理的議事日程，讓檔案部門參與對項目的管理、檢查、考核、驗收、評比等工作，使基建檔案工作始終處于管理層監控之下，使每一個檔案工作有人管、有人抓、有人干。

3.企業要堅持“三納入”，即基建檔案工作納入基建工程設計中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中；堅持：“四同步”，即基建檔案工作于工程立項同步，與工程建設同步，與工程工作檢查同步、與竣工驗收同步，直至基建項目竣工時，完成基建項目檔案歸檔工作，并順利通過驗收。

4.讓檔案管理人員在基建項目各項活動中全過程參加。設備到貨時參加設備開箱，收集第一手設備隨機檔案材料，確保設備資料的完整；參加各階段的質量監督檢查，這樣檔案人員可以對檔案資料的形成、整理工作進行超前控制，達到規范化管理；參加單項工程的竣工驗收，可以對該單項工程的竣工檔案進行檢查驗收，結合檔案立卷前的檔案質量檢查，發現問題及時整改，達到基建檔案的真正同步跟蹤管理。

5.做好項目竣工驗收階段檔案工作 。建設工程的竣工，從文件形成的角度來看，應該形成科技文件的都已經形成，有條件反映項目的真實面貌，所有該歸檔的文件都可以歸檔。因此，抓住這一環節，做好項目檔案的收集管理工作，適應了文件形成的規律，是收集完整的工程檔案的重要環節。

6.加強對檔案人員的業務培養，提高檔案人員的業務素養。檔案工作人員的業務素質高低是工程檔案管理質量的一個重要保障，各項目建設單位應進一步加強對檔案管理人員的業務知識培養，采取各種方式提高檔案人員綜合素質，檔案工作者也應該利用周圍一切可以可用的條件，多途徑、多渠道地自我學習和提高，從而保證項目檔案管理的質量。

企業檔案部門是收藏和管理本企業檔案，是保存企業檔案的基地，是企業利用檔案史料的中心。作為企業的內部組織機構，企業檔案管理工作必須服從和服務于企業的中心工作，為企業的決策和管理服務，為企業的發展服務，為企業創造經濟效益、增強企業的競爭力，為建設和諧企業、和諧社會作貢獻。

參考文獻：

[1]張智麗.企業基建項目檔案管理工作中存在的問題及對策探討.昆明冶金高等專科學校學報，2011-04-0097

[2]王劍剛， 霍艷應. 做好建設項目檔案工作的思考 .齊魯檔案論壇2009年學術年會會刊

[3]范巧燕.企業檔案管理——電力企業創新研究