淺談和諧管理理論在人事檔案管理的應用

【摘要】在人事制度改革日益深入的今天，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，越發的考驗著每一個檔案管理者的工作智慧。隨著地質行業春天的到來，每一年都有大量的人才引進和交流情況出現，我單位檔案資源激增，檔案利用程度也空前頻繁，傳統的檔案利用方式和方法已越來越難以適應現代社會利用的需要和檔案信息現代化的需要，探索使用科學的檔案管理方法，使繁雜的檔案工作得以有序展開，變得迫切而又必要。

【關鍵詞】和諧管理理論；檔案管理；應用

0.引言

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載。

1.新形勢下人事檔案管理工作存在的問題

（1）對人事檔案管理的認識存在誤區。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，能應付外調、查檔就行了。正是這種認識上的誤區，才使得原來越多的單位和部門忽視檔案管理工作。

（2）檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。

（3）檔案保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現象屢屢發生。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。

（4）檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

（5）人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用。

（6）檔案管理人員的素質亟待提高。大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。完善各行各業檔案工作人員的專業素質，打造一支優秀的檔案管理團隊，也是現階段工作面臨的主要問題。

2.應用和諧管理理論進行檔案管理的理論基礎

2002年席酉民教授提出了和諧管理理論。和諧管理理論是和諧理論在管理學領域的發展和應用。和諧理論的基本思想是如何在各個子系統中形成一種和諧狀態，從而達到整體和諧的目的。和諧管理理論中，和諧管理的定義是：組織為了達到其目標，在變動的環境中，圍繞和諧主題的分辨，以優化和不確定性消減為手段提供問題解決方案的實踐活動。

在和諧管理中，“和諧”具有兩種價值內涵：

第一，和諧的技術價值，它體現了“諧”的精神，效率的原則。和諧首先定義的是系統在要素上、組織上、結構上的總體協調，它反映了系統在一定輸入下輸出極大化（或在一定輸出下的輸入極小化）的一種技術要求。在這里，系統輸出指的是狹義的系統產出，并不包含系統本身精神狀態的改變。這里的效率是指用最少的資源去提供最大的服務。

第二，和諧的價值包含一種系統成員的精神利得的意義，它體現了“和”的思想，對于一個企業成員而言，企業不但為他提供一種物質的生存手段，同時也是他實現自身價值，尋求集體歸屬感的最理想場所。因此精神和諧的追求，不僅是出于效率的考慮，也是系統成員的直接目標之一。實際上，這兩方面價值是相互依存的，忽視了哪一方面的因素都不可能達到整體的系統和諧，效率與精神價值構成了一個和諧的統一體。

和諧管理理論將組織系統視為基于規則和單元自治的整體，來考慮組織如何在急劇變動的外部環境中發揮整體優勢而非部分的改進。該理論的主要特點在于，它認為管理問題的有效解決必須遵循雙規則，即用優化思路解決客觀科學的一面，用減少不確性的思路解決主觀情感的一面，并設法使二者有機地結合起來，以提高組織有效性，從而形成了一套獨特的組織管理理論。

3.和諧管理理論實際檔案管理工作中的應用

（1）建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分工，提高組織保障能力，弱化人事檔案管理中的情感因素，為領導重要人事任免提供準確工作的信息。

（2）強化檔案管理信息化步伐，最大限度弱化“人”這個不確定因素在檔案管理中起到的作用，建立健全電子檔案數據庫。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品，并要通過計算機技術將其主動融入單位辦公自動化系統，方便調檔、查檔，便于領導決策。

（3）嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理，使得交接工作可以無縫操作。

（4）人事檔案保存做到對號入座，并制定相應管理制度，以簡便易行、可操作性強為目標。既約束領導又約束職工，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

4.結語

綜上所述，和諧管理理論的提出使得和諧的概念從單個的人的和諧發展轉向了復雜的企業的和諧發展，進一步提升了和諧的高度。將其應用于人事檔案管理過程中也取得了十分理想的效果，為日后檔案工作的發展提供了科學的指向。但這些還遠遠不夠，檔案管理是一項復雜的系統工程，要求新一代的檔案工作人員應該深入加強服務理念和意識，拓展服務方式和內容，提高專業技能和綜合素質，只有這樣才能應對現今社會人事檔案管理的復雜局面，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。 [科]

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