淺析計算機辦公自動化網絡構建

【摘要】隨著計算機網絡技術的普及，給人們生活工作的各個方面都帶來了巨大的變化，計算機，網絡，自動化等技術在辦公應用方面大大提高了辦公的效率和工作質量。本文對計算機辦公自動化的網絡構建方面進行分析介紹，使人們對其更加熟悉，更好地利用。

【關鍵詞】計算機；辦公自動化；網絡構建

1.網絡辦公自動化的特點

通常認為將辦公室日常處理各項事務和信息的過程在人的控制中，并利用現代工具和手段自動完成，這就是辦公自動化。從信息處理的多層面和復雜性來講，辦公自動化可分以下三個階段：

（1）行文處理自動化是指對每個單位傳遞來的各類文件進行接收、批閱與辦理過程；本單位向上級單位發往文件的擬稿、審核、簽發等過程；本單位內部各種報告、計劃、總結等材料的形成以及逐級審核、審批過程；文檔一體化及綜合檔案管理。

（2）事務處理自動化主要包括各種行政事務（車輛管理、固定資產管理等）；秘書事務（會議安排、領導活動安排、信息采編等）；督辦事務（領導交辦事務督察、信訪工作管理等）； 專業事務（財務管理、生產經營管理等）；個人事務（個人信息交流、個人通信錄等）。

（3）輔助決策自動化該層次的自動化是在前兩個方面自動化基礎上建立的，專門為領導人匯總各方面信息，并就各種問題作出正確決策提供準確、全面、及時的依據而建立.其主要內容應建在領導綜合查詢平臺下，主要提供單位內部資金、經營等各方面信息的匯總及分析；國際國內相關領域有關情況分析預測；國家相關法律法規匯編及快速參考等。通過綜合查詢能使本單位領導自動、快速地得到決策所需的各種詳實材料，使決策更加及時、準確。

2.計算機辦公實現自動化的過程

在我國，辦公自動化的發展，主要分為三個時期：（1）計算機技術的出現并推廣，大大提高了個人工作速度和質量，在辦公環境里最明顯的標志就是辦公軟件的出現。（2）數據庫技術開始出現并得到了應用與推廣，這一時期的特點主要是c/s結構的使用，利用該技術去實現數據以及一些文件的信息化處理。（3）在這一階段，辦公自動化有了進一步的發展，它的發展不僅體現在技術上，而且體現在范圍上，其應用已經由組織內部以及組織之間的使用推廣到行業之間。

3.內部辦公自動化系統的建設

（1）一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與發布、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于internet 在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與internet 留有平滑的接口。

（2）提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求，在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

4.以網絡為平臺的辦公形式

在目前的信息化辦公與管理中，其關鍵的工作都是對公司的業務進行重新組建以及文件的傳送。可以理解為公司的辦公過程其實就是文件的傳送，公司所有的辦公都可以對其進行高度的抽象概括，把它當作數據庫的一個表格。以往的辦公信息化軟件以及企業管理信息系統軟件在針對公司的管理流程時，一般情況下使用的都是對業務流程實施重新組建的方式，其關鍵理念就是先對公司業務管理流程的改進使其更加優化，再在此基礎上，實現信息化管理。因此在信息化系統的建立中，除了工作繁雜外，還會有公司內部問題的巨大障礙。

所以，在進行系統起初建立階段，要避免和公司業務流程的重新組建相關的工作內容，借助自定義流程等來實現流程的信息化，并且在后期以實際情況為參考，不斷對信息化流程實施改進和完善。一些規模很大的公司，其范圍有時候會分布全球。這種大型公司的網絡是由很多小型的網絡組成的，而每個組成部分的網絡是以一些線路或者是數據網絡進行連接的。公司網絡由很多的網絡體系構成，所以為了實現有效的管理，就要建立公司的網絡管理中心。該中心需要一些高級的服務器，來支撐公司日常事務建立的應用軟件以及數據庫軟件。為了創建一個良好的公司內部的計算機網絡運作環境，首先需要建立一些具有共用特征的軟件，針對具體事務開發的軟件以及能為公司一切的日常業務提供服務的軟件。

5.通用型管理模塊功能劃分

針對于這個底層模塊，它并不需要實現實際的功能，主要是負責完成應用層交付的任務和與底層數據庫交換數據，所以它的功能是比較抽象的、統一的和可擴展的。由于辦公系統有些模塊之間聯系不緊密，針對于這些情況，可根據模塊的不同功能進行細分，主要分為八大功能子模塊：

5.1公文管理

公文管理主要負責公文的發送與接受工作，發送流程按照流程定制來完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是OA的核心部分，實現也最為復雜，特別是流程定制功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該OA系統的效率和可用性。

5.2郵件管理

郵件管理主要功能是發送與接受內部郵件，發送與接受外部郵件（外部郵件服務器必須支持pop3），郵件需要存入數據庫，以便今后瀏覽查詢。

5.3表單管理

表單管理是一個輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實現表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能。對于一個企業，表單是非常重要的，它在辦公過程中出現的頻率緊次于公文，所以這個模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個技術難點。

5.4檔案管理

檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現合理存取，管理的基本功能。

5.5人事管理

人事管理功能主要包括：員工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權限管理，部門機構管理，部門任命管理等等公司內部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應員工得管理，包括職務和所屬性質都將按統一模式規劃，便于應用層定制模塊。

5.6日程安排

日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，主要解決的是日程的基本存儲和信息提示。

5.7公共信息管理

公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統，該系統可以采用傳統模式，如論壇可以采用bbs系統等，底層主要是統一規范，提供基本功能。

5.8會議管理

會議對于任何一個公司都是重要的，而會議的形式隨著網絡的發展也變得多樣化起來，除了傳統的會議，還有網絡會議，視頻會議等新型會議方式，使相隔甚遠的人之間也可以有當面交流的環境。對于相隔較遠的部門，如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網絡會議，既可以滿足網速，也可以滿足交流的需求。對于處于同一幢大廈的各部門，建議使用視頻會議，因為加入多媒體的功能，可以使得會議氣氛跟貼近傳統會議的效果，而且交流也更人性化，同時也可以得到局域網網速得支持。

這八大功能子模塊都是OA系統的基礎，在此之上，我們可以創建更多的功能和輔助，可以使得OA的系統更加完善。

6.結語

經過以上的綜合分析，實現辦公自動化系統包括三階段：一開發基礎軟件，二開發底層管理模塊，三定制應用層。每一階段都是下一階段的基礎，但每一階段又可以獨立使用，只有三個階段都結束，整套OA系統才算完成。計算機辦公自動化網絡建設不僅是社會文明進步的標志，也是各級組織與時俱進、適應經濟客觀規律發展趨勢的必經之路。 [科]

【參考文獻】

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