簡析商務英語電子郵件的寫作特色

摘 要：本文通過對商務英語電子郵件原則、寫作特色等方面進行分析，達到成功寫出一封商務英語電子郵件的目的，從而在實際貿易活動中，和客戶建立良好的關系，最后成功地將公司產品推薦給客戶。

關鍵詞：商務英語電子郵件；商務英語電子郵件格式；商務英語電子郵件寫作特色

[中圖分類號]： H315 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2012）-20-0-01

一、商務英語電子郵件的定義

電子郵件，簡稱E-mail，也被大家昵稱為“伊妹兒”，又稱電子信箱、電子郵政，它是—種用電子手段，提供信息交換的通信方式。是Internet應用最廣的服務。通過網絡的電子郵件系統，用戶可以用非常低廉的價格（不管發送到哪里，都只需負擔電話費和網費即可），以非常快速的方式（幾秒鐘之內可以發送到世界上任何你指定的目的地），與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系，這些電子郵件可以是文字、圖像、聲音等各種方式。同時，用戶可以得到大量免費的新聞、專題郵件，并實現輕松的信息搜索。

二、商務英語電子郵件的格式

電子郵件地址的格式由五部分組成。第一部分“USER”代表用戶信箱的賬號，對于同一個郵件接收服務器來說，這個賬號必須是唯一的；第二部分“@”是分隔符；第三部分是用戶信箱的郵件接收服務器域名，用以標志其所在的位置。第四部分，體現郵件主題的內容即正文部分。在正文部分選詞應當引人注目，意思明確，結構應當簡單清楚，讓人一目了然，稱呼應當親切禮貌。最后，結束語通常是寫信人向收信人表達對其的敬意之情，因此應當選擇含有致敬之意的語句。

三、商務英語電子郵件的寫作特色

商務英語電子郵件吸收電話、函電所有的優點。它既能如信函一樣，讓讀者自由地選擇回復郵件的時間，又能如電話一般，使用快捷方便。再加上其成本造價低，節約紙張等優點，商務英語電子郵件已被人們廣泛使用到各種國際貿易關系的建立以及各類中外商務活動交流之中。

1.清楚性

為提供信息，商務信函作者寫作風格必須清楚、直接、消除任何產生誤解的可能性。清楚一直都是國際貿易中商務溝通的重要元素，是商務電子郵件寫作追求的目標。如果對方不清楚信函中所寫的東西，不管多準確、多具體、多體諒都毫無價值。所以，我們在同對手談判或溝通時，對于合同中的數字、日期、金額要表達清楚。同時，商務英語E-mail的清楚性還體現在處理冗長信息方面。商務英語E-mail屬于實用英語的一種，著重點應放在務實求真上，因此冗長信息應當被降低到最少。例如：We have received your order in July，and at this time thank you for it.和Thank you for your order in July.前后兩句所表達的意思相同，但后一句明顯更簡短，讀者一眼就能明白編寫郵件者想要表達的意思。因此，清楚性是編寫商務英語電子郵件中必不可少的特色之一。

2. 禮貌性

商務英語電子郵件是一種通過網絡傳遞信息的方式，當不能面對面交談溝通時，禮貌得當的話語尤其重要。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，合作雙方應非常注意措辭方式，要婉轉、禮貌、客氣，使對方易于接受。特別是在如今激烈競爭的商業市場，客戶通常智慧查看收到的幾封郵件，通過對比所有郵件內容的合理性、親和力度和禮貌性，從中去選擇合適的合作商。如果郵件表達不夠委婉，不懂識大體，就會因此失去先機而錯過很多商機。

3. 完整性

商務英語電子郵件應寫得具體、明確、完整。尤其作為一名報關員、報檢員，對報盤、詢問貿易條款和付款條件這類需要具體答復的信函，撰寫電子郵件時要清楚完整具體。如“好”、“可以”這類模棱兩可的詞語是不應該出現在商務電子郵件寫作中。另外，時間也要具體完整，不能只寫出日月或年月，正確的應是標明日月年。如your goods will be delivered soon.這句話用來對訂貨進行回復，就很含混不清，首先，“很快”一詞表達不清，造成誤解，對收貨人而言，根本不清楚到底是今天還是明天會發貨，“soon”就是想糊弄對方的一個詞語。總之，一封成功的電子郵件，必須完整與嚴謹，才能打動對方，給自己公司帶來收益。

4. 簡潔性

商務英語E-mail的另一特色是短小精悍，它指在不影響完整表達電子郵件內容和不造成誤解的同時，理應追求簡潔性。現代商務貿易活動中，多提倡書寫電子郵件時，盡量使用簡單句和簡短的詞語。試想，一封啰嗦、拖沓的郵件既浪費書寫者的時間，也浪費閱讀者的時間。故商務電子郵件理應以簡明扼要為第一要務。同時，由于商務活動中對簡潔性的喜愛，電子郵件縮寫語被大量使用。如ASAP意為As soon as possible盡快、FYI為 For your information 供參考、IAE為 In any event無論如何、IMO為 In my opinion 依我所見、PEM為 Privacy enhanced mail 保密郵件。

5. 多媒體性

商務英語電子郵件與傳統信函相比較，多媒體性也是其顯著的寫作特色之一。在電子郵件中，可以插入圖片，音樂文件，視頻等。商務英語電子郵件寫作是將多媒體資料插入其中，使其看起來像是精美的畫冊，以此來提高郵件的可讀性和直觀性。同時，也可巧妙地將公司的網址鏈接放入其中，讓客戶可以輕松進入公司網站，了解公司最新動態以及最新產品信息。

四、總結

在當今講求效率第一的時代，商務英語電子郵件以其自身簡便快捷的優點，活躍于各類大小型國際商務交往和對外經貿活動中。熟悉商務電子郵件的格式和寫作特色，遵循其寫作原則，有助于商務貿易活動的順利開展進行和建立良好的商業合作關系。

參考文獻：

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