ERP系統在企業財務會計中的運用

摘要：福建安裝在公司經過反復論證于2003年引入ERP—SAP系統。2004年全面上線成功，為企業財務管理的全面提高提供了平臺，2012年成功7月成功升級化化，有力的提高了企業在市場中的核心竟爭力。

關鍵詞：ERP—SAP系統 信息集成性高 實時反映信息 有效管理控制

一、ERP系統的模塊結構

（一）財務會計（FI）實施模塊

該模塊包含總分類賬、應收賬款、應付賬款、固定資產、現金管理、財務結賬等功能。該模塊中的每個功能都基于統一的數據結構，每項業務交易的處理都體現高度的系統集成性，從而保證了總分類賬與子分類賬等會計賬目的自動更新。數據一旦輸入，系統就能顯示給用戶一系列信息，包括更新過的賬戶、賬戶匯總、余額表等，并且還能進行資產負債分析和損益分析。每次操作都使管理會計（CO）模塊中的所有數據同時得到更新。

1、總分類賬

為了規范會計科目表主數據，會計科目表實行統一管理。最初上線時，依據企業會計制度制訂公司會計科目表，并考慮各分公司和子公司特點和實際情況，將會計科目表中的會計科目分配給各分公司和子公司。上線后，各單位要新增科目時，須提交“會計科目維護申請表”至財務部經理初審，經總會計師審批后，給予添加。這一管理流程保證了全公司范圍內會計科目的統一、不重復交叉。

2、應收賬款

該功能用于對客戶進行管理控制。應收賬款功能設置統馭科目和明細分類賬，統馭科目為應收賬款，主數據為客戶名稱等信息資料。應收賬款功能與銷售功能的集成，在銷售功能業務發生時，系統自動生成會計憑證，應收賬款明細賬自動更新，同時統馭賬戶總賬余額也同步更新，并保持數據的一致性。

3、應付賬款

該功能用于對供應商進行管理控制。與應收賬款功能相似，設置統馭科目和明細分類賬，供應商按類別設置成員工供應商、外部供應商、內部供應商、分包供應商、財務供應商等，統馭科目為應付賬款，主數據為供應商名稱等信息資料。它與與物料管理（MM）模塊集成。

4、固定資產

該功能用于對固定資產和專項工程進行管理控制。業務處理包括資產購置、折舊、增減值，轉移、報廢等，當固定資產模塊業務發生時，總賬中的固定資產和累計折舊科目同步更新。計提折舊可自定義多種折舊方法。

5、財務結賬

系統采用表結法結賬，不需要手工結轉成本和損益類科目，由系統根據收入、成本和費用自動計算利潤。也正由于這一方法，只要業務數據完整錄入，可隨時出具財務報表。結賬后，須關閉記賬期間，這一功能目前由財務部經理控制，次月初只要一關閉上月記賬期間，所有單位的所有模塊都將無法生成上月的記賬憑證。這一功能，對于統一公司的30余個報表核算單位的結賬時間，具有相當重要的意義。

（二）管理會計（CO）模塊

該模塊包括成本中心、內部訂單、服務訂單、項目成本、管理報表等功能。

1、成本中心

在系統中建成立費用預算、建立成本中心、進行成本控制和費用預算控制，各種費用按部門或相關責任人建立成本中心核算，事中分析、控制成本費用，不斷降低企業成本費用、提高經濟效益。各成本中心可明確自覺控

2、獲利分析

該功能是為了滿足對公司項目部某些業務領域進行盈利性分析的需求。利用各模塊字段組成所需要的獲利段來收集交易數據，通過定義獲利分析的主數據如客戶、行業、區域、專業等，該功能可形成獲利分析報表。

3、內部訂單

該功能是用來對某公司內某作業或任務的成本進行計劃、歸集、監控和分攤的工具，用戶可以根據業務需要，對內部訂單賦予不同的意義，用它來追蹤某個有起始時間的事件；

4、服務訂單

該功能根據業務類型的不同既可由服務通知生成服務訂單，也可以直接創建服務訂單。用戶可以根據業務需要，對服務訂單賦予不同的意義，用它來區分不同事物類型，如質保期和非質保期服務。

5、管理報表

可及時生成資產報表、成本報表、費用報表、獲利分析報表、資金報表。

二、ERP系統解決存在的問題的

（一）法人難以實現對項目的有效監管

由于項目多、范圍廣遍及全國二十幾個省，在給項目授權后，在實施ERP后，公司的所有項目的管理信息都要求實時地進入了ERP系統，包括：所有的分公司和子公司負責的項目；在本地的項目和在外地的項目。這個問題得到了有效的解決。

（二）項目成本核算的滯后

公司管理層無法及時了解項目盈虧情況。實施ERP后，公司管理層包括公司領導和職能部門的管理人員，可以通過網絡從ERP系統中實時地了解項目的實際成本收支情況。如上所述，由于成本數據的實時性可以得到保證，項目的成本盈虧核算由過去的“工程竣工結算”轉變為“中間控制管理”。從而克服了以前在了解項目的成本收支時存在的時空障礙和人為因素。

（三）難以對材料采購過程進行有效的監控

通過實施ERP，項目全部的材料采購環節均將在系統中得到體現。可以通過對材料采購價格進行橫向或縱向比較來發現材料采購中存在的問題。并采取措施加以解決。

（四）難以實現工程預算、工程進度、現金收入、成本支出的實時對比

在ERP系統中，提供了支持這項需求的功能，用戶利用該功能，可以針對任何項目，及時地進行工程預算、工程進度、現金收入、成本支出的實時對比，從而實現對項目的動態管理，使項目管理始終沿著計劃的軌道進行。

（五）難以評價項目管理的績效

在ERP系統中，由于導入了“完工百分比結算利潤” 核算功能，可以按月、按季度或按年來結轉項目成本、核算利潤。核算的基本原理是，為此，公司可以實現對項目部的及時獎勵，從而便于調動項目管理人員的積極性。

三、ERP系統的維護和完善

（一）ERP系統的維護

1、ERP的全部數據將儲存在服務器硬盤中，一旦硬盤損壞其數據丟失將造成不可估量的損失，因此系統數據的備份是非常重要、要求做到萬無一失。

2、隨著軟件的升級、對硬件的要求也不斷的提高，因此硬件包括服務器、網絡設備、系統數據的備份維護等設備的更新也是需要的

3、隨著信息技術的不斷發展，一般的軟件開發商一年甚至半年就要對軟件系統進行一次升級，從而使系統擁有更加強大的功能。所以，企業在購買軟件后，軟件系統也要求及時升級，否則系統軟件就會落后。

4、為了提高企業信息化水平，企業管理人員踏踏實實的工作仍然是必不可少的，因為只有企業內部的人員才能很好地把握企業的實際需求。人是最關鍵的因素，要不斷培養人才，只有注意員工素質的不斷提高和管理知識的更新。才能夠保持ERP—SAP系統持續正常運行和水平不斷提高。

5、要持之以恒，各種數據維護要及時和準確，這樣才能保證系統數據的實時性、真實性、有效性。

（二）ERP系統的完善

企業在信息化方面需要進行持續不斷的改進。這有以下幾點的原因：

1、為了使企業信息化為企業帶來更好的效果，不踏踏實實去做是不行的。在現實中，有的企業選擇導入立刻能夠見到成效的系統，例如企業辦公自動化系統，以便體現企業已經實現了信息化管理；也有的企業剛剛導入一個信息系統，就對外宣布已經實現了信息化管理。這些“表面文章”式的做法，其實未必有利于企業信息化水平的提高。

2、任何先進的信息系統，在企業中導入后，需要一個逐步適應過程才能發揮作用，而這個過程往往不僅花時間，而且也是一個艱苦的過程。原因很簡單，因為系統的使用涉及到管理人員工作模式的改變，這會導致對使用系統的阻力。真正將導入的信息系統使用起來，使系統在工作中真正發揮作用、帶來效果，比起表面上將系統用起來要困難得多。因此，有的操作流程還需要根據實際運行效果進行總結修改。

3、檔案方面，由于系統集成性高，每發生一筆發料業務就自動生成一張會計的記賬憑證，對于業務量大的單位每月發料憑證有幾萬張，因此打印憑證數量非常之多。后臺需要開發出能夠打印出匯總表的記賬憑證，以減輕打印工作量、或按電子檔案管理辦法，對于不涉及銀行和現金的憑證不需打印。

4、報表開發及后臺系統配置方面，由于社會環境和信息需求的不斷變化、要求不斷提高，原先二次開發的報表和后臺系統配置有的方面將不適有，這就要不斷開發更新以適應新的需求。

四、結論

充分地利用系統提供的強大功能需要一個過程。，隨著系統應用的不斷深入，會在其中發現更多有用的功能，并將它們利用起來。

總而言之，企業信息化水平關鍵需要看信息化給企業帶來的效果；為了提高企業信息化水平，并做持續不斷的改進，不要做表面文章、也不可能一勞永逸、也不要知難而退。因此從這個意義上講，企業信息化只有開始沒有結束。

參考文獻:

[1]福建省工業設備安裝公司.建立信息化的“文官體系”——福建省工業設備安裝公司信息化案例分析.施工企業管理，信息化建設增刊，pp. 108-111，2004

[2]張向群.ERP實施成功率為什么這么低？參見http://www.mie168.com/news/2003/3/14/50551.htm