淺談計劃生育技術服務站檔案管理的信息化

摘要：計劃生育的技術服務站檔案管理工作是計劃生育工作的一個重要環節，通過把計劃生育工作過程中的信息資料形成規范、便于管理的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等檔案形式，是計劃生育服務站重要的信息資料源和寶貴的經驗財富。加強對計劃生育技術服務站的信息資料管理，對技術服務站的現代化建設有著極其重要的作用。本文針對計劃生育技術服務站檔案管理的重要性，闡述了當前計劃生育技術服務站檔案管理在信息化建設過程中遇到的困難，分析了起應對方法和策略。

關鍵詞：計劃生育 技術服務站 檔案管理 信息化

隨著計算機技術的不斷發展和普及，計劃生育技術服務站的檔案管理工作也日趨信息化。在檔案管理的信息化建設過程中，必須要準確把握當前計劃生育技術服務站的發展規律和發展方向，加強對技術服務站的檔案管理，這是當前計劃生育技術服務站檔案管理的根本任務，也是完善計劃生育技術服務站檔案管理工作的必要條件，以確保計劃生育工作的有效開展和穩定發展。

一、檔案信息化管理

1、檔案信息化的內涵

檔案信息化主要包括兩個方面的內涵：首先是利用現有的信息技術手段對檔案信息進行系統的集成、分類，以便有查詢和開發應用，對檔案進行有效的分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等工作進行高效的信息化管理，以此來提高計劃生育技術服務站檔案管理的效率。其次是利用信息流來實現檔案的無紙化管理，以此來調控檔案信息，形成新的檔案管理體系。

2、檔案信息化的內容

第一是數據資料的信息化，應用掃描儀、計算機和網絡等信息化手段把將要存檔的文件、資料信息進行統一規范的信息化數據錄入，形成計算機電子文檔，以備處理。第二是工作流程的信息化，通過運用軟件來實現檔案的分類、編目、排序，要實現以上工作流程首先要形成統一規范的工作流程，明確崗位工作人員的工作指標，減少人為的調控和干預。為了保證文件、檔案信息的一致性，計劃生育技術服務站的辦公系統要與檔案管理系統相兼容。第三是檔案檢索的信息化，在分級檢索制度前提下，通過計劃生育技術服務站的王寨河互聯網可以隨時檢索到需要的存檔文件、資料、原始記錄以及文獻等信息資料。

3、檔案信息化的條件

首先，需要配備開放式的電腦查詢和檢索系統，為使用者提供快捷方便的檔案資料和信息服務。其次，加快計劃生育技術服務站局域網的建設。第三，建立完善的檔案用戶信息庫，及時的分析、了解使用者對檔案信息的需要，針對需要進行檔案信息的系統化編輯，提高檔案利用的效率。第四，要圍繞計劃生育技術服務站檔案管理的中心工作，多層次、多角度、多形式的開展相關的宣傳活動。

二、計劃生育技術服務站檔案管理的重要性和必要性

1、隨著社會信息技術的發展和計算機使用的普及決定了計劃生育技術服務站檔案管理信息化的進程

當前的社會信息便捷、更新快，人們對于實效性強、具有實用價值的檔案信息需求量越來越大，資源共享的趨勢正朝著網絡化方向發展，因此，人們對檔案管理工作的信息資源的要求也越來越高，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當前使用者的需要，因此檔案管理工作正不斷受到信息科技的沖擊，面臨著顯得機遇和挑戰。面對新的機遇和挑戰，各級的計劃生育技術服務站務必要認清形勢，抓住當前的發展機遇，加強檔案管理的信息化建設，盡快實現檔案管理的信息化和現代化。這樣才能在新的挑戰中抓住發展機遇，是檔案管理適應新的社會環境，滿足當前的社會發展需求。

2、實現計劃生育技術服務站檔案管理現代化是提升檔案管理和利用水平的根本途徑

近幾年來，計劃生育技術服務站檔案管理工作雖然取得了一定的進展，有了一定的成效，但是從總體看來，計劃生育技術服務站檔案管理工作的現代化程度還并不高，有些單位還處于比較落后的狀態，無論是管理意識，還是設備和技術都處于相對落后的狀態，基本上處于經驗管理和手工操作的階段，檔案管理和利用的水平低下。要解決以上問題，就必須更新管理意識，改革管理方法，運用先進的管理設備和技術，從手工勞動中擺脫出來，提高檔案管理工作的效率，實現檔案管理的現代化和信息化，從根源上提高檔案管理的水平。

3、實現計劃生育技術服務站檔案管理現代化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要

醫療事業的發展需要大批的建設人才，而人事工作是做人額工作，能夠充分發揮人的作用，實現計劃生育技術服務站的持續穩定發展。為了能夠迅速、準確、全面的提供人事檔案和信息資料，所以有必要提高檔案管理的工作效率和科學水平，同時實現檔案管理的現代化是當前社會迫切需要的。實現檔案管理的現代化，不僅能夠發現、培養和造就大量的人才，為計劃生育技術服務事業服務，而且能夠有效的提高自身的工作效率和工作質量，是檔案信息和資源得到充分的利用，同時延長了檔案的保存和使用壽命。除此之外，檔案管理人員能夠擺脫傳統管理工作的繁瑣手工勞動，將更多的精力研究新的管理技術和業務知識，進一步的提高檔案的管理水平，促進檔案管理水平的提高以及檔案管理事業的發展。

三、實現檔案管理現代化的關鍵是進行管理創新

1、管理意識的創新

實現檔案的現代化管理，必須要加強宣傳力度，調動各級干部和工作人員積極之車和參與。一個完善的現代化計劃生育技術服務站檔案管理體系，必須具備現代化管理人才，否則，檔案管理的現代化管理無法有效的開展和實現。計劃生育技術服務站檔案管理工作者在現代化的管理工作環境中，不僅要具有檔案管理的專業知識和技能，還要理解現代化檔案管理的實質和內涵。計劃生育技術服務站檔案管理的現代化，不是簡單的將各種檔案集中保存，而是一項高標準的系統工程，實現計劃生育技術服務站檔案管理的規范化、制度化和科學現代化，是檔案管理工作人員面臨的新挑戰。檔案管理的現代化，迫使檔案工作人員必須認真工作，學習新業務、新知識和新管理技術，全面掌握現代化檔案管理的綜合技能。

2、檔案管理手段的創新

計算機技術的運用是現代化管理必不可少的工具。運用計算機儲存整個計劃生育技術服務站的業務活動、行政檔案，可以有效的為使用者查找、閱讀提供便利，節省了人力物力，同時加快了工作的效率。同時，利用計算機管理可以減少檔案存放的空間，便于信息資料的保存，增加信息資料的保密度。

3、檔案管理內容的創新

計劃生育技術服務站要改變傳統檔案管理的固有概念，要設立相關的專職機構和專職人員進行專項管理，有效的克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的齊全和完整，使計劃生育技術服務站的歷史資料能夠保存在檔案中。檔案管理必須要準確的手機和整理各類相關的信息資料，以免造成遺漏或損失。同時，檔案收集要放開眼光，有封閉的管理轉變為開放式的管理，擴大信息資料的來源，豐富檔案的信息資料。

4、管理方式的創新

檔案管理現代化不僅是先進設備的配備，還包括管理方式的標準化。檔案的標準化管理必須要遵循管理制度，在檔案管理的各個環節，從資料收集，到整理存檔，都要做到條理清晰，目的明確，保證檔案的完整。

四、計劃生育技術服務站檔案管理信息化存在的問題及改善措施

1、基礎設施有待完善

大部分的計劃生育服務站局域網還有待完善，還沒有形成檔案管理的自動化體系，檔案管理的信息化進程受到了很大限制。

2、技術保障與政策支持不夠

要確保電子文檔的安全必須要相關法律法規的引導和保障，當前電子文檔的法律地位還不明確。同時安全信息技術缺乏明確的管理型、業務性和技術性標準。

3、相關體系規范有待健全

檔案信息化進程必須要做到檔案管理工作的標準化和規范化。目前的相關規章制度，還無法有效的滿足檔案信息化的發展，在一定程度上制約著信息交流，直接影響了檔案管理信息化的進程。

4、綜上所述，必須加強檔案管理的基礎設施建設，培養管理人才，加強安全管理

建立完善的檔案管理現代化體系，滿足檔案管理現代化建設的需要。

四、結語

計劃生育技術服務站檔案管理的現代化進程已經取得了一定的成果，但是從發展過程中暴露出很多的問題。所以，必須針對發展過程中出現的問題，采取有效的措施，積極建立完善檔案管理現代化體系，滿足當前檔案管理現代化的需要。

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