關(guān)于醫(yī)院檔案實行計算機管理的探討

摘 要：醫(yī)院檔案工作已由過去管理單一的文書檔案逐漸發(fā)展到今天的多門類的綜合檔案，檔案載體也從以紙質(zhì)為主體向多種形式載體發(fā)展，特別是近幾年來電子病歷、影像資料等電子文檔的發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求。因此，尋求醫(yī)院檔案的計算機管理已成為醫(yī)院檔案工作迫切解決的現(xiàn)實問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；計算機管理；檔案

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）10-0206-02

一、醫(yī)院檔案實行計算機管理的必要性

1.利用計算機管理檔案可以幫助檔案管理人員整理、組卷、編制各種目錄，可以在避免差錯的同時又減少工作量，其速度與效果是人工所無法相比的。同時利用計算機管理檔案保存時間長，分辨高，不失真，成本低，并且存貯量大，可以縮小檔案的保存空間。

2.可進行檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提供計算機目錄檢索，改變單純手工檢索低效，受人為因素影響大的狀態(tài)，只要將查找文件的有關(guān)主題詞輸入計算機，就能很快得出結(jié)果。大多數(shù)室藏檔案都是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設(shè)職能部門名稱加以限制，這樣檢索速度將大大提高，從而提高了管理人員和利用者以及各部門的工作效率和質(zhì)量。

3.可以進行檔案的統(tǒng)計，既避免了手工計數(shù)可能出現(xiàn)的失誤，又節(jié)省了人工統(tǒng)計所用的時間。管理人員需要的各類統(tǒng)計數(shù)字，都將在得到一個指令后迅速、準確地顯示出來，不僅便于管理檔案，而且還為提供分析預測建立了良好的基礎(chǔ)。

4.檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直觀性強。系統(tǒng)采用菜單形式，把借閱人、借閱單位和檔案編號輸入計算機，靈活配組輸入可即刻得到結(jié)果。當借閱的檔案到期未還，也無須檔案管理人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時間，方便了管理。

5.對原件反復調(diào)閱，直接利用，時間長久，極易使檔案原件遭到破壞，利用計算機管理檔案，減少了調(diào)閱原始檔案的頻率，無須直接接觸原件，避免檔案損傷，有利于對檔案的保護，延長了檔案的壽命。

6.利用計算機可進行聯(lián)網(wǎng)管理，可打破時空界限，擴大檔案的利用范圍，提高檔案信息資源的利用率，實現(xiàn)了信息共享。

7.檔案計算機管理加強了文件的保密性和安全性，使信息傳送渠道更加安全可靠，避免了文件丟失和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

二、醫(yī)院實現(xiàn)計算機管理檔案存在的問題

盡管實行檔案管理計算機化有如上所述的許多優(yōu)勢，但是實行檔案管理計算機化仍存在著不少困難和問題，必須加以克服和解決。

1.檔案管理人員對應用計算機管理檔案的認識不足，缺乏明確的目標。一些醫(yī)療單位對應用計算機管理檔案要達到什么目的，能解決什么問題還不很清楚，而只是流于一種形式，未意識到傳統(tǒng)的管理模式亟待改革。

2.人員素質(zhì)不能滿足需要。檔案實行計算機管理，需要工作人員具備相應的計算機知識，然而目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員隊伍大部分是非專業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機的不多，即使學過一些計算機基礎(chǔ)知識對計算機技術(shù)的掌握又缺乏深度，需提高檔案管理人員素質(zhì)。

3.醫(yī)院實行計算機管理檔案，難度較大，面臨許多技術(shù)難題。計算機管理檔案是信息社會的產(chǎn)物，它與以前的紙質(zhì)文件有著本質(zhì)的不同，如歸檔范圍僅從載體材料來分就包括磁帶、軟磁盤、光盤，文件種類包括數(shù)據(jù)庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件等等，因此，實行計算機管理難度較大，缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)的具體管理辦法和措施，影響計算機管理檔案的廣泛應用。

4.檔案管理計算機軟件實際應用面不廣，水平不高。目前，實際工作中所用軟件功能比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，有許多工作還得靠手工來完成，不僅不能提高工作效率，反而在某種程度上造成人力、物力的浪費。

5.計算機管理的技術(shù)保護難度大。計算機管理檔案的載體一般是以磁性介質(zhì)為主，相對于傳統(tǒng)的文件載體紙張而言，對存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質(zhì)本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術(shù)保護提出了更高的要求，文件的耐久性成為新的問題。同時，還有許多的安全隱患，如計算機病毒、黑客入侵、計算機硬軟件故障等等。

三、實現(xiàn)醫(yī)院檔案計算機管理的途徑

1.樹立新的檔案信息管理理念。目前，大量非紙質(zhì)材料將成為檔案管理的主要對象，磁盤、光盤、聲像材料等新型載體檔案的保管利用，則要求必須有科學的方法。在新形勢下，不采用先進的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和管理手段進行整理和保管，很難適應快速高效的工作環(huán)境和檔案管理現(xiàn)代化的要求。如果檔案管理人員的思想仍停留在檔案的收、管、藏的落后水平上，滿足于不丟不損狀態(tài)中，勢必滿足不了社會對檔案信息的需求，因此檔案管理人員必須更新檔案管理理念和管理方式，樹立新時期醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化理念，認識到檔案管理計算機化是醫(yī)院檔案發(fā)展的必由之路。

2.建設(shè)一支素質(zhì)優(yōu)良的專業(yè)隊伍。實現(xiàn)醫(yī)院檔案計算機管理必須有一支具有檔案專業(yè)知識和較強計算機應用能力的隊伍，即掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識與新時期計算硬軟件信息管理知識相結(jié)合。不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識就無法理解計算機管理檔案長期保存的必要性和重要性，就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施管理和保存好電子檔案；不懂計算機軟硬件技術(shù)就無法對文件形成歸檔及歸檔后形成的檔案進行有效管理。醫(yī)院可以通過參觀、培訓、學習、考核等方式和手段循序漸進地培養(yǎng)一支擁有新知識體系的素質(zhì)優(yōu)良的檔案專業(yè)隊伍。同時檔案管理人員也應積極進取，不斷加強自身學習，努力掌握現(xiàn)代化知識，提高業(yè)務(wù)能力，成為新型的檔案管理復合型人才。

3.提供醫(yī)院計算機管理檔案良好的外部環(huán)境。醫(yī)院檔案信息管理應配備計算機，這是基本硬件條件，同時要根據(jù)工作實際情況在計算機軟件開發(fā)上加大投入，使計算機功能的開發(fā)以及檔案軟件的制作適應檔案工作發(fā)展的需要，以達到檔案信息資源的有效開發(fā)，只有這樣才能真正意義上實現(xiàn)檔案管理計算機化。

4.加強檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。檔案管理人員應加強基礎(chǔ)標準工作和配套工作，如案卷質(zhì)量、歸檔要求、歸類要求等等，使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標準化工作的順利進行。如果檔案不完整、不準確，即便是計算機管理檔案的軟件實現(xiàn)的功能很全面，計算機管理檔案的水平也難以提高。因此醫(yī)院檔案管理人員應當嚴格依照國家標準，根據(jù)本單位具體情況制定標準實施細則，并積極組織實施標準和開展監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標準化落到實處。同時要注意歸檔后的保管工作。檔案管理人員在日常管理中注意做好檢測、復制等操作過程的記錄，庫存電子文件要及時做好同步更新復制工作，保證信息讀得出，用得上。

5.建立網(wǎng)絡(luò)安全思維意識，做好安全防范工作。采取殺毒軟件技術(shù)、防火墻技術(shù)、文件加密、加強拷貝管理，不從盜版光盤、小網(wǎng)站等不可靠的渠道上安裝和下載軟件等多種技術(shù)手段防范風險，建立嚴密的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，維護醫(yī)院檔案信息安全。