試論檔案信息化建設的重要性及對策

【摘 要】在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。本文開門見山的指出了檔案信息化建設的重要性，并據此提出了檔案信息化建設的有效對策。

【關鍵詞】檔案信息；檔案管理；信息資源；電子檔案

檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會的發展，檔案的這種作用越來越被更多的人所認識。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發點和落腳點，是檔案工作的根本目的和檔案價值的重要體現。

一、檔案信息化建設的重要性

（1）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加便捷。運用先進的高科技管理手段把以往手工查詢檔案資料進行檔案信息化處理，采用電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可快速體現在計算機屏幕上。這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。（2）檔案信息化存貯無限化。由于檔案館受空間的限制和制約，許多能夠反應的醫療、教學、科研活動過程中具有重要價值的館藏檔案無法被充分利用。檔案門類較多，尤其繁忙的業務活動須保留大量的歸檔材料，檔案信息量大、類別多這些材料全部以傳統的方法貯存，將占用很大的庫房。傳統檔案管理工作存在立卷難、提供利用效率低下和查準率不高等難題。如今計算機網絡十分普遍，采取高科技手段精準地進行檔案的分類、錄入和管理，充分利用電子空間的無限性，為數據庫無紙化創造契機。（3）提高檔案的運行效率。互聯網時代電腦的普及與應用把檔案管理從館藏的封閉空間推到互聯網上。在傳統的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質化的形式存在的。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節做好各項溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。而檔案信息化管理，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案的檢索和利用，并且節省了大量的儲存空間、人力、物力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份，可以極大限度地提高檔案的運行效率。（4）實現檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現在檔案信息的系統性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在。檔案的信息資源可以將影像資料、教學情況、科研活動多層次、多結構、多視角的真實完整地保留下來，使檔案的存在價值和意義得到可視化的體現，其價值遠遠勝過文字說明。以往各個不同部門，不同科室調閱檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后，利用和發揮網絡的作用，有計劃性、有針對性、有代表性地實現網上查詢和利用服務，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于按需瀏覽保持隨機存取，提高館藏檔案的利用率，最大限度地實現檔案信息資源的共享。

二、加強檔案信息化建設的對策

（1）加強檔案信息資源建設。隨著高科技的發展，信息化程度的加深，檔案文獻信息資源的內容在增加，形式在變化，范圍在擴大。文獻信息資源建設已由以前單純的文獻資源建設發展為文獻資源建設、數據庫建設和網絡信息資源的開發與組織等。一是文獻資源建設日益科學化、系統化。文獻資源建設是檔案最基礎最成熟的資源建設，檔案信息資源建設科學系統地對文獻資源進行選擇、收集、組織、管理，建立起一套科學的文獻資源保障體系。二是網絡信息資源的開發與組織越來越受到重視。隨著網絡化的普及，網絡信息資源的開發越來越受到重視，在做好實物資源建設的基礎上大力開展網絡信息資源建設并進行網上聯絡和網上傳遞信息，有計劃、有目的地將網絡信息資源分門別類加以歸納，滿足社會對網絡信息資源的需求。三是如何把檔案事業發展成一種信息產業，這是進入知識經濟時代檔案工作者首先面臨的問題，檔案的收集、整理、存貯、利用，本質上就是信息的生產、加工、傳播和利用，也是一個完整的信息產業體系。作為特殊的知識產品，檔案信息在人類社會進步中具有不可估量的超越時空的價值，擁有永久的消費市場。檔案的信息化建設業已成為檔案工作發展的必然趨勢。（2）加強檔案信息數據庫建設。現代網絡技術的發展為我們提供大量的不斷更新的網絡信息資源，深層次開發利用網絡信息資源，建立全文數據庫、事實數據庫、文摘數據庫、專題數據庫等。也可通過網絡信息導航，收集、加工、整理建立有關網絡信息導航數據庫，為社會提供不同網絡信息資源的導航服務。（3）加強檔案信息網絡建設。為加快檔案信息建設步伐，建立檔案信息資源體系，利用現代科技手段達到檔案資源共享的目的。一是要建立檔案信息資源網站，檔案信息資源網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案信息資源網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。檔案信息資源網站的功能有：服務功能、宣傳功能、交流功能。檔案信息資源網站的主要內容：檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。二是檔案工作網絡化，建立和完善局域網，充分發揮網絡交互作用，形成具有一定規模的檔案館網。（4）加強檔案信息基礎建設。檔案信息基礎建設主要是硬件環境建設和系統軟件建設，硬件環境建設主要體現在電子文件管理系統和數字檔案館的建設。根據功能需要，必須建設大容量的信息資源數據庫、大規模開發用戶的訪問服務管理系統、城域網系統、操作系統、信息安全系統和存儲系統、數據庫管理系統和其他相關系統等。因此，首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。系統軟件是由計算機設計者提供的一類程序，這類程序的著眼點是利用計算機本身的邏輯功能，達到管理計算機系統的各種資源，充分發揮計算機效率，便于用戶使用和管理的目的。電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。（5）加強檔案信息化人才隊伍建設。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，不能僅憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更是奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有電腦盲現象。檔案隊伍不穩，人才流失嚴重。為了適應檔案信息化建設的需要，就必須有一批高素質的檔案管理人才，來推進檔案信息化的進程。

首先，檔案工作者要具備一定的科學文化基礎知識，扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建設中出現的新問題、新情況，還應具備自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。其次，檔案人員要熟悉專業知識，具備分析、研究、綜合、判斷等各項工作的能力，在電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化的管理過程中，要求檔案的管理比紙質檔案的管理更具有多專業、多學科的知識，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。最后，檔案工作者應具備計算機知識。隨著科學技術的不斷發展，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲保管、統計、利用等工作將逐步走向自動化，這就要求檔案工作者必須具備計算機方面的基礎知識和操作方法，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，使企業檔案信息化建設工作達到質的飛躍，以適應檔案信息化建設的需要。

參 考 文 獻

[1]吳彧一.檔案信息化建設之思考[J].黑龍江檔案.2009（5）

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