人事檔案管理轉變為人力資源管理的對策研究

【摘 要】人力資源管理簡單的講就是對人力資源的管理，其具體涵義包括：根據人的心理及行為規律，對人的思想和行為進行正確的研究、引導、激勵，并對人員進行合理適當的安排、使用和管理，從而達到對人的積極因素的充分開發和調動，以取得最佳的經濟效益，使人得到全面發展。人力資源管理是一門科學，是以心理學、社會學、管理學、檔案管理學等多學科為基礎，并與其密切相聯系的一門科學。相對于傳統的人事管理概念而言可以說是一門新興的學科，不論從理論上還是從實踐上都是需要理論研究者和實際工作者深入探討的。

【關鍵詞】人事檔案管理轉變為人力資源管理；對策研究

1.傳統人事管理向現代人力資源管理轉變的必然性

（1）所謂傳統的人事管理（Personnel Management）是運用科學的原理、原則、制度和方法，對人事工作所進行的計劃、組織、指揮、協調、控制等一系列管理活動。主要包括人事檔案管理，人員的進出、工資、晉升、職務升降、崗位變動以及獎懲等工作。它強調對人事制度的貫徹與實施，是管理活動的重要組成部分。從行政職能的角度上看，傳統的人事管理工作多屬于戰術性和行政性的工作，例如組織招聘員工、新員工培訓、基本技能的培訓、工資的計算與發放、考勤管理、組織文體活動、人事檔案管理等等。這些大量的日常工作通常被稱之為“人事工作”。由于這部分工作全部是一些企業日常管理工作，不能從本質上對企業的核心價值產生影響，人事部門基本上沒有對制度的制定調整權，難以根據實際情況對管理政策和制度進行及時調整。人事部門在企業中的地位不突出，趨同于一般的行政管理部門，更多地關注于事務性的管理，其管理的形式和目的是“控制人”，并不關注個人的績效，人在企業不被看作可待開發的資源。傳統的人事管理模式已完全不能適應新形勢發展的需要，傳統模式所展現出來的弊端日益嚴重地阻礙了國民經濟健康有序的發展。

（2）所謂人力資源管理（Human Resource Management）是指組織對員工的有效管理和使用的思想和行為。就是發現、投入力量“開采”和利用人力，它包括就業與錄用、人力配置、激勵、教育培訓四個方面的內容。其內涵就是通過一定手段，調動人的積極性，發揮人的創造力，把人力資源由潛能轉變為財富。它遠遠超出了傳統的人事管理范疇，是管理學中的一個嶄新的和重要的領域。近十年來，人力資源理論的發展勢頭，遠遠超過了人事管理，這是因為前者能夠給人，特別是各級行政領導以及企事業單位的領導以全新的視野，它不僅符合歷史潮流，世界潮流，而且符合中國改革開放的大方向，因此人力資源理論在中國的蓬勃發展是必然的。

（3）除此之外，傳統的人事管理觀念是建立在一種成本中心的前提上，將人事部門定為一個成本集中的消耗中心，主張通過一切可行的措施盡量減少人力資源以控制企業的人工成本，把減少人事管理費用作為自己的核心任務之一，這種觀念比較集中的反映了企業重視短期利潤，最為突出的口號就是“減人增效”，經過幾年的實踐證明，減人未必能增效，因為企業績效不僅僅受到企業職工這個因素的影響，影響企業績效的因素很多，如特殊的地理位置限制了就業渠道，減下來的職工沒有脫離企業。

2.現代人力資源管理的特點

現代人力資源管理是運用科學方法，協調人與事的關系，處理人與人之間矛盾，充分發揮人的潛能，人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標的過程。

（1）現代人力資源管理以“人”為核心，視人為“資本”，把人作為第一資源加以開發，既重視以事擇人，也重視為人設事，讓員工積極主動地、創造性地開展工作，屬“服務中心”，管理出發點是“著眼于人”，考慮人的個性、需求的差異，又考慮客觀環境對人的影響，用權變的觀點開展工作，從而達到人力資源合理配置、人與事的系統優化，使企業取得最佳的經濟和社會效益。

（2）現代人力資源管理屬于動態管理， 強調一種動態的、心理的調節和開發，將人力資源作為勞動者自身的財富，重視開發使用，強調人員的整體開發。結合組織目標和個人情況，進行員工的職業生涯規劃，不斷培訓，不斷進行橫向和縱向的崗位職務調整，做到大才大用、小才小用，充分發揮個人才能、人盡其才、才盡其用。

（3）現代人力資源管理同時采取理性與感情化的管理。較多地考慮人的情感、自尊、價值，以人為本，多激勵，少懲罰，多授權，少命令， 發揮每個人的特長，盡可能地體現每個人的價值。

（4）現代人力資源管理追求創新性，不斷創新技，完善考核系統、測評系統等科學術方法。多為主動開發型，根據組織現狀和未來，被賦予了很多的組織變革職能，通過參與變革與創新，實施組織變革（并購與重組、組織裁員、業務流程再造等）過程中的人力資源管理實踐，包括提高員工對組織變革的適應能力，妥善處理組織變革過程中的各種人力資源問題，推動組織變革進程，并以企業變革推動者的身份有計劃有目標地展開工作。

（5）現代人力資源管理主體是市場運行的主體，行為受市場機制左右，而且須遵循市場通行規則和人力資源管理自身特有的規律。

（6）現代人力資源管理上升為決策層， 直接為企業的最主要的高層參與計劃和決策。作為企業戰略決策的參與者，提供基于戰略的人力資源規劃及系統解決方案，將人力資源納入企業的戰略與經營管理活動中，使人力資源與企業戰略相結合。

3.強化現代人力資源管理中的現代檔案管理

現代檔案管理是現代人力資源管理中的關鍵環節。

3.1盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。

3.2建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.3制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。

【參考文獻】

[1]張維晉.關于現代人力資源管理與檔案信息化管理的研究[J].商場現代化，2008，（3）.

[2]魏靜松.人力資源管理中檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2009，（1）.