對(duì)科研機(jī)構(gòu)綜合保障管理工作的思考

摘 要：項(xiàng)目管理是在一定的約束條件下，以高效率地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)為目的，并按照項(xiàng)目?jī)?nèi)在的規(guī)律進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的系統(tǒng)管理活動(dòng)。本文通過對(duì)科研機(jī)構(gòu)綜合保障任務(wù)的具體實(shí)施情況和管理過程特點(diǎn)的分析，從項(xiàng)目管理的角度，對(duì)科研機(jī)構(gòu)綜合保障管理工作進(jìn)行探索和思考。

關(guān)鍵詞：綜合保障 項(xiàng)目管理

中圖分類號(hào)：F840.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（a）-0171-02

1 我院科研綜合保障管理工作概況

我院屬大型科研機(jī)構(gòu)，建院以來(lái)，出色地完成了國(guó)家下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)能承擔(dān)多型任務(wù)、滿足各種功能需求的綜合科研機(jī)構(gòu)。

我院的發(fā)展離不開科研綜合保障系統(tǒng)的支持，無(wú)論是型號(hào)科研，還是預(yù)研項(xiàng)目，都需要相應(yīng)的科研、后勤保障支持。按照全面推進(jìn)“五個(gè)一流”建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)一流科研機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略目標(biāo)，我院科研、后勤保障的基本目標(biāo)是：“保障條件建設(shè)滿足科研發(fā)展需要”“辦公條件初步改善”“環(huán)境面貌徹底改善”“職工住房及生活條件繼續(xù)改善”，以適應(yīng)科研、生產(chǎn)、生活的發(fā)展需要。依據(jù)基本目標(biāo)，科研綜合保障系統(tǒng)承擔(dān)的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)。

一是動(dòng)力系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維修與改造，主要包括：供電子系統(tǒng)、供暖子系統(tǒng)和供水子系統(tǒng)；二是基礎(chǔ)設(shè)施的規(guī)劃、建設(shè)、維修與改造，主要有：科研區(qū)道路建設(shè)、下水系統(tǒng)、環(huán)境建設(shè)、辦公樓裝修改造和房屋大修等；三是科研保障設(shè)施建設(shè)規(guī)劃；四是專項(xiàng)保障工程的實(shí)施。

1.1 科研綜合保障系統(tǒng)的運(yùn)作模式和分工

按照部門職責(zé)，由保障部門統(tǒng)一歸口管理全院科研綜合保障任務(wù)及專項(xiàng)工程的計(jì)劃匯編、方案評(píng)審、項(xiàng)目招標(biāo)、合同管理、過程監(jiān)督、項(xiàng)目驗(yàn)收、資料歸檔、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等管理過程。院內(nèi)各業(yè)務(wù)主管單位既是科研綜合保障任務(wù)及專項(xiàng)工程的具體業(yè)務(wù)管理單位，又是直接參與工程組織實(shí)施、監(jiān)督、驗(yàn)收以及交付后的使用維護(hù)管理單位。各業(yè)務(wù)歸口職責(zé)具體分工如下。

（1）科研區(qū)供電、供暖設(shè)施、壓力容器、給排水設(shè)施等機(jī)動(dòng)設(shè)備設(shè)施的大修、改造及專項(xiàng)工程項(xiàng)目，由動(dòng)力運(yùn)行機(jī)構(gòu)歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（2）科研區(qū)房屋、建筑物、屋面、道路、圍墻、環(huán)衛(wèi)綠化、公共設(shè)施的大修改造項(xiàng)目以及樓群區(qū)域機(jī)動(dòng)設(shè)備大修改造項(xiàng)目，由科研物業(yè)管理機(jī)構(gòu)歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（3）職工生活區(qū)機(jī)動(dòng)設(shè)備大修改造項(xiàng)目、房屋、建筑物、屋面、道路、圍墻、環(huán)衛(wèi)綠化及公共設(shè)施的大修改造項(xiàng)目，委托職工生活社區(qū)物業(yè)管理部門歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（4）涉及房屋結(jié)構(gòu)的房屋大修改造、道路改建由基建部門歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（5）消防系統(tǒng)設(shè)施的改造項(xiàng)目由保衛(wèi)處歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（6）通信工程（含網(wǎng)路敷設(shè)）的改造項(xiàng)目由通信站歸口申報(bào)和審批后具體實(shí)施。

（7）保密監(jiān)控系統(tǒng)的改造項(xiàng)目，由保密辦公室歸口申報(bào)和審批后組織實(shí)施。

（8）文化建設(shè)、文體娛樂設(shè)施項(xiàng)目的建設(shè)和改造，由政工部門和工會(huì)歸口申報(bào)和審批后組織實(shí)施。

（9）其他未明確歸口職責(zé)分工的保障項(xiàng)目，由使用管理單位負(fù)責(zé)申報(bào)。

1.2 科研綜合保障系統(tǒng)的運(yùn)行狀況

從整體情況看，科研綜合保障系統(tǒng)的運(yùn)行狀況良好，各項(xiàng)保障工作都能按院總體要求開展，保證了我院科研工作的正常進(jìn)行。以近幾年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為例，院內(nèi)數(shù)十項(xiàng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目已經(jīng)完成或正在進(jìn)行，簽訂各類保障項(xiàng)目合同數(shù)百份，合同執(zhí)行涉及院內(nèi)外單位或公司上百家。從合同內(nèi)容看，各類改造、擴(kuò)建、大修工程項(xiàng)目居多，除部分道路工程項(xiàng)目外，均涉及水、電、暖設(shè)施及機(jī)動(dòng)設(shè)備設(shè)施，需眾多院內(nèi)外單位或公司共同完成，還要通過不同供貨商采購(gòu)工程所需的材料和設(shè)備。從工程周期看，有較短時(shí)間完成的，也有跨年度的。總之，在保障部門統(tǒng)一歸口管理協(xié)調(diào)下，各業(yè)務(wù)主管單位都能履行各自的職責(zé)，使各項(xiàng)工程按時(shí)完成。

在科研綜合保障任務(wù)的具體實(shí)施中，從管理過程的內(nèi)容看，我院在各類改造、擴(kuò)建、大修工程和專項(xiàng)工程的實(shí)施過程中，作為機(jī)關(guān)和各業(yè)務(wù)主管單位，更多的是傳統(tǒng)的、職能上的管理，經(jīng)常需要主管領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門或單位，協(xié)調(diào)解決各種問題。而不是運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法，通過一個(gè)臨時(shí)性的、專門柔性組織，即建立一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，對(duì)我院這種明顯具有一次性任務(wù)特點(diǎn)的專項(xiàng)工程，進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動(dòng)態(tài)管理和項(xiàng)目目標(biāo)的綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化。

從我院科研綜合保障系統(tǒng)的運(yùn)行狀況看，如何靈活應(yīng)用項(xiàng)目管理的科學(xué)方法，使科研綜合保障系統(tǒng)高效運(yùn)作，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)，是我們必須認(rèn)真思考的問題。

2 項(xiàng)目管理的實(shí)質(zhì)、目標(biāo)、過程及要素

項(xiàng)目管理是以項(xiàng)目為對(duì)象，用系統(tǒng)管理的方法管理工程項(xiàng)目。其本質(zhì)是項(xiàng)目和管理相結(jié)合的產(chǎn)物，從理論上講，項(xiàng)目管理主要包括知識(shí)領(lǐng)域和過程。這些領(lǐng)域及過程的實(shí)質(zhì)，就是管理中的專業(yè)問題和過程問題。項(xiàng)目管理的核心問題，是對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度與費(fèi)用進(jìn)行合理有效的控制，即在規(guī)定的時(shí)間、環(huán)境、經(jīng)費(fèi)內(nèi)，有序地組織人力、物力，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目管理主要有啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束等過程。在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，實(shí)施項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)始終圍繞著時(shí)間、成本、質(zhì)量這三個(gè)要素在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作。

3 對(duì)科研綜合保障管理工作的思考

我院各類改造、擴(kuò)建、大修工程和專項(xiàng)保障工程，都是具有一次性任務(wù)特點(diǎn)的項(xiàng)目，如何對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全過程動(dòng)態(tài)管理？依據(jù)項(xiàng)目管理的原理，大致上由立項(xiàng)、實(shí)施、總結(jié)三個(gè)階段進(jìn)行，這三個(gè)階段應(yīng)囊括項(xiàng)目管理的五個(gè)過程，即啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束過程。具體如下。

3.1 立項(xiàng)階段（啟動(dòng)、計(jì)劃過程）

一是收集科研、服務(wù)保障工作和設(shè)備設(shè)施的技術(shù)狀態(tài)以及使用單位的要求等信息，由各業(yè)務(wù)主管單位提出大修、改造、擴(kuò)建及專項(xiàng)工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)計(jì)劃，編制項(xiàng)目建議書。在申報(bào)大修改造及專項(xiàng)工程項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地勘查和方案論證，形成完善可行的項(xiàng)目實(shí)施方案、設(shè)計(jì)圖紙和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，由保障部門匯總后，編制院綜合保障計(jì)劃并上報(bào)院里。

二是由保障部門依據(jù)院《科研保障項(xiàng)目大修改造及專項(xiàng)工程管理實(shí)施細(xì)則》，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行技術(shù)審查和可行性評(píng)估。

三是成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和下達(dá)任務(wù)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)主要由保障部門和各業(yè)務(wù)

主管單位及院各使用單位組成，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由有相應(yīng)資質(zhì)的人員擔(dān)任。保障部門按照院有關(guān)規(guī)定，下達(dá)大修、改造、擴(kuò)建及專項(xiàng)工程項(xiàng)目任務(wù)開始實(shí)施。

3.2 實(shí)施階段（執(zhí)行、控制過程）

一是需要進(jìn)行招標(biāo)的工程項(xiàng)目，按照院《科研保障項(xiàng)目采購(gòu)管理工作細(xì)則》進(jìn)行招標(biāo)，從科研保障項(xiàng)目專家?guī)熘须S機(jī)抽取專家，組成專家組進(jìn)行招標(biāo)。嚴(yán)格審查承包商資質(zhì)，加強(qiáng)工程招投標(biāo)管理，建立項(xiàng)目目標(biāo)與工程量清單相配套的工程管理制度、施工合同管理制度。未經(jīng)保障部門批準(zhǔn)，嚴(yán)禁中標(biāo)單位將經(jīng)招標(biāo)確定的工程項(xiàng)目，以任何形式進(jìn)行轉(zhuǎn)包和分包。

二是經(jīng)院法律事務(wù)室審查的保障項(xiàng)目大修改造及專項(xiàng)工程項(xiàng)目合同簽訂后，由指定的業(yè)務(wù)主管單位負(fù)責(zé)工程的具體實(shí)施。沒有實(shí)施能力的由保障部門指定相關(guān)的業(yè)務(wù)主管單位負(fù)責(zé)實(shí)施，業(yè)務(wù)主管單位在工程項(xiàng)目的技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度以及施工現(xiàn)場(chǎng)安全管理方面履行甲方管理責(zé)任。對(duì)需要實(shí)行監(jiān)理的工程項(xiàng)目，由保障部門按規(guī)定與工程監(jiān)理單位簽訂監(jiān)理合同。

三是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各分項(xiàng)目主管對(duì)下達(dá)的工程項(xiàng)目實(shí)施情況，應(yīng)進(jìn)行不定期的監(jiān)督檢查，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和解決工程實(shí)施過程中出現(xiàn)的突出問題。對(duì)工程項(xiàng)目具體實(shí)施過程中需要辦理工程簽證或技術(shù)變更的，由現(xiàn)場(chǎng)管理人員填寫工程簽證或技術(shù)變更單，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目主管同意后方可施工。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還應(yīng)巡查工程監(jiān)理單位是否依照法律、法規(guī)以及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件和建設(shè)工程承包合同，代表建設(shè)單位對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)理，切實(shí)履行監(jiān)理責(zé)任。

3.3 總結(jié)階段（結(jié)束過程）

一是工程項(xiàng)目竣工后，各業(yè)務(wù)主管單位應(yīng)在驗(yàn)收前將有關(guān)竣工資料（合同書、竣工圖紙、工程決算書、工程量簽證、技術(shù)變更單等）報(bào)送保障部門，由保障主管部門組織各有關(guān)單位進(jìn)行工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。工程項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，即可交付使用。各業(yè)務(wù)主管單位將驗(yàn)收合格的工程資料連同工程交接驗(yàn)收證明書送監(jiān)察審計(jì)部進(jìn)行決算審計(jì)，并按規(guī)定辦理工程項(xiàng)目結(jié)算。

二是資料歸檔，各業(yè)務(wù)主管單位負(fù)責(zé)將竣工資料統(tǒng)一交保障部門審核。其中工程項(xiàng)目的前期資料（方案評(píng)審報(bào)告、招標(biāo)文件、定標(biāo)紀(jì)要、中標(biāo)通知書、合同書等）由保障部門負(fù)責(zé)歸檔；機(jī)動(dòng)設(shè)備的大修改造資料由動(dòng)力運(yùn)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其他工程項(xiàng)目的竣工資料由各業(yè)務(wù)主管單位負(fù)責(zé)歸檔。

三是對(duì)完成的工程項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，依據(jù)科研保障項(xiàng)目供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，對(duì)承包商實(shí)行量化考評(píng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)等級(jí)、人員素質(zhì)、工程質(zhì)量、項(xiàng)目性價(jià)比、售后服務(wù)等進(jìn)行全方位的動(dòng)態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰，與優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。