淺談建設項目檔案管理與項目管理的同步實施

摘 要：隨著企業的發展，投資項目越來越多，加強對投資項目的檔案管理就顯得尤為重要。本文從項目檔案管理的角度，淺談做好項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性。一是充分認識建設項目檔案的重要性，二是建設項目管理與項目檔案管理不可分割，三是項目管理人員重視項目檔案的必要性，四是項目檔案管理工作必須前移，五是項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施。

關鍵詞：項目檔案；項目管理；同步實施；重要性；保證措施

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

1 前言

隨著企業的發展，投資項目越來越多，加強對投資項目的檔案管理就顯得尤為重要。一般地，建設單位對建設項目管理比較重視，從項目立項到項目建設的實施，都會制訂計劃，檢查計劃的實施情況。但對于建設項目管理中很重要的一個方面——項目檔案管理卻沒有得到相應的重視，最終將影響建設項目的總體驗收和建設成果在生產經營等方面的運用。近年來，隨著國家、地方等各級部門對項目檔案管理相關規定的出臺而有了很大的轉變。本文從項目檔案管理的角度，談一下做好項目檔案管理與項目管理同步實施的重要性。

2 充分認識建設項目檔案的重要性

國家對建設項目檔案越來越重視，要求也越來越嚴格。根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案的保管期限一般長于項目實體的存在期限，項目檔案比項目實體的生命周期更長、信息價值更大。如果項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大的效益。

3 建設項目管理與項目檔案管理不可分割

工程建設是百年大計，工程建設項目檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。做好建設項目管理是項目建設得以完成的重要環節，一個項目從立項、施工到建成投產，管理貫穿全過程，并相應產生大量的文件、材料。這些文件、材料記載著項目實施的全過程和成果，對將來的利用起著重要的作用，這就意味著項目管理與項目檔案是一體的。因此，項目檔案管理是建設項目不可缺少的重要部分，是與建設項目管理不可分割的。所以，在項目管理過程中必須堅持執行“四同步”制度。即：企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

4 項目管理人員重視項目檔案的必要性

因為建設項目檔案記載了建設項目活動的全過程和成果，是固定資產投資的重要技術檔案，并且檔案的主要作用就是利用價值。因此，項目的檔案工作不同于項目的其他工作，它是一項特殊的全員參與的工作。它要求的是建設過程的真實反映，需要參與項目建設的每個人在各環節上把好關，確保歸檔資料完整、準確、系統。所以，建設項目檔案的完整、準確和系統，最關鍵是具體負責項目工作的人員對工作過程所產生文件材料的審查、收集和歸檔。因為管理項目的人員清楚項目實施過程所產生的文件材料情況，檔案人員只是知道按規范應該會產生什么文件材料。例如1：負責招投標工作的人員，整個招投標過程所產生的文件材料，只有經辦的人員收集完整、準確并歸檔，這部分的文件材料才能完整和準確。例如2：施工單位提交的竣工圖，如果是在一張作廢的施工圖上作竣工圖，并且沒有提供設計修改依據，圖紙目錄也是修改前的目錄。這樣，由于檔案人員沒有管工程，因此是不知道圖紙是作廢的。一般來說，檔案人員只是對照圖紙目錄和設計修改依據檢查竣工圖是否有漏項，而管理工程的人員，應該知道在這項工程中圖紙修改的情況，作竣工圖就應該使用有效的圖紙，否則竣工圖是無效的，將來利用這張圖紙的時候就跟實際不一致。例如3：某個分項工程，按照招投標文件及合同內容，都說明包括在某項工程里面了。而在實際施工的時候，由于施工單位資質達不到要求，放棄了這部分的工程量，檔案人員沒有參與工程管理，就會不清楚，這項工程檔案里面就會缺了這部分資料。只有工程管理人員清楚，這就需要工程管理人員與檔案人員溝通，檔案人員在收集、編制檔案時才能將這項工程的施工文件完整。因此，項目管理人員充分認識項目檔案的重要性，是有效保證檔案的完整和準確的一個重要途徑。

5 項目檔案管理工作必須提前介入

每個建設項目，特別是投資大、周期長的項目，建設程序復雜、環節多，參建單位多，形成的文件材料多而雜。由于分工的原因，項目檔案的形成和運轉分散在各業務部門和參建單位，而項目管理部門對檔案管理不是很清楚，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，提到項目檔案驗收了，才知道項目檔案還有整理、驗收要求，安全保管有庫房“八防”等驗收內容，這時往往積壓了很多工作需要處理，搞得很被動，對檔案的收集也往往容易漏項。檔案人員要逐個部門、逐個參建單位地收集文件、檢查歸檔質量。檔案工作的復雜程度高、難度大。并且在建設工期很長的情況下，難免會有相關人員變動、工作交接不暢等現象，給項目檔案的收集增加難度。所以，需要建設單位檔案部門提前介入項目檔案的收集、整理工作，制定相關的工作制度和流程，及時跟蹤項目建設進度，從項目開始實施，檔案管理就要同步開展工作，對項目管理人員、參建單位的檔案工作進行業務指導和檔案業務培訓，做到“事前關注、事中介入、事后跟蹤”，以保證項目檔案的齊全完整、應收必收。為做好項目檔案管理奠定良好的基礎。

6 項目檔案管理與項目管理同步實施的主要措施

（1）各級領導高度重視項目檔案工作，建立健全項目檔案管理的規章制度。建設項目由于規模大、工期長、形成文件材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或項目管理部門少數幾個人的力量是辦不到的。因此，做好項目檔案工作，必須使項目檔案管理的全過程有法可依、有章可循。同時明確項目檔案工作歸口管理部門，建立項目檔案工作人員網絡體系，明確工作職責。

（2）落實項目檔案工作“三納入”、“四同步”措施，堅持“從源頭抓起、全過程參與、與工程建設同步”的指導思想，項目檔案工作與工程建設進程同步。建設項目申請立項時，即開始項目文件的收集、整理、審查工作；建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制項目檔案管理質量。同時，將檔案工作列入項目建設實施計劃，定期召開項目檔案工作會議、項目建設單位對建設項目檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。

（3）建立工程合同制、監理制等約束機制。在簽訂項目施工、監理、設備采購等合同或協議時，明確提出移交的項目檔案的數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項、經常檢查項目檔案各階段、各環節的收集、整理情況。工程和設備款項支付時要有檔案管理部門簽字，不提交齊全完整的工程檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監督、規范項目檔案的質量。

（4）項目檔案工作重點是抓住施工、監理兩個主要環節，統一思想，保證項目歸檔工作正常開展。單項工程施工階段形成的工程竣工檔案是整個項目檔案的主體，抓住施工這一主要環節也就抓住了項目檔案的關鍵。由于項目建設參建單位眾多，涉及專業廣泛，首先要將各參建單位的領導和相關管理人員的思想認識和行為規則，統一規范到建設單位制定的管理思路和執行要求上來。在單項工程開工時，組織召開施工、監理單位檔案工作主管領導和檔案人員會議，進行檔案技術交底，組織學習國家、地方及行業、企業有關建設工程檔案管理規定，明確各參建單位檔案工作的責任和分工，明確工作任務和工作程序，重點要求：①制訂單項工程分部分項工程資料歸檔范圍，使施工單位檔案人員清楚收集資料的范圍和內容，以便及時收集施工過程中產生的文件材料，確保工程資料歸檔內容不漏項；②明確圖紙變更依據性文件必須編制匯總表，以確?？⒐D紙與施工實體一致；③明確單項工程檔案驗收的程序，發現問題及時整改，確保工程檔案的歸檔質量。

（5）開展單項工程預驗收工作，嚴格程序，切實把好單項工程檔案驗收審核關。單項工程完成交工驗收后，由施工、監理單位填寫《檔案預驗收申請表》，建設單位檔案管理部門組織檢查，發現問題提出詳細的整改意見，限期整改。檔案交接時，嚴格按整改單內容一一對照復查整改情況，以確保工程檔案的質量。審核合格后出具《檔案預驗收移交書》，以保證項目檔案的整理、立卷符合規范要求，項目檔案完整、準確和系統。

（6）項目檔案人員需要熟悉建設項目內容，開展學習交流活動，提高業務水平。項目檔案的核心是由項目內容構成的，建設項目有什么內容，項目就必須形成什么檔案，并且是項目的全過程檔案。如果檔案人員熟悉了項目內容，對開展項目檔案工作，確保檔案的完整、準確和系統就有了根本的保證。由于項目檔案是各種檔案中最復雜、最具系統性的檔案，是一項龐大的工程，因此需要項目檔案人員具備項目檔案工作能力、聯系協調能力、檔案信息化能力、檔案宣傳能力、終身學習能力等要求。同時，建設單位需要組織項目檔案人員學習檔案整理規范等規章制度，可采取請專家講課、施工單位之間互相學習的方法，針對水工工程、陸域工程的不同特點開展交流活動，以提高各參建單位項目檔案人員的業務水平，為保證項目檔案完整、準確和系統奠定良好的基礎。