卷煙廠備品備件信息管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐與思考

摘要：本文通過分析備品備件管理信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐活動(dòng)，充分認(rèn)識(shí)到信息化可以作為基礎(chǔ)管理上水平的重要手段之一，不斷提高提高企業(yè)管理水平。

關(guān)鍵詞：備品備件；管理信息化

卷煙工廠煙機(jī)備品備件種類繁多、材質(zhì)各異、數(shù)量龐大，管理難度較大。存在的主要問題：一是依靠人工記憶和手工錄入登記，不但效率低，準(zhǔn)確性差，而且不能實(shí)現(xiàn)信息共享，零備件管理信息的滯后對(duì)設(shè)備的高速、高效運(yùn)行形成了潛在的阻礙。二是現(xiàn)在使用的ERP NC系統(tǒng)主要側(cè)重于備品備件的賬務(wù)管理，在實(shí)際運(yùn)行中與實(shí)物存貨管理形成脫節(jié)。因此，開發(fā)一套實(shí)用、高效的備件管理信息系統(tǒng)勢(shì)在必行。

備品備件管理是指從計(jì)劃編制到報(bào)廢的全過程，涉及到的主要活動(dòng)包括備件需求計(jì)劃編制、備件采購(gòu)、到貨檢驗(yàn)、入庫(kù)、出庫(kù)、使用、維修及報(bào)廢，也包括對(duì)備件信息、供應(yīng)商信息、操作人員信息及貨位信息的管理。而備件管理信息系統(tǒng)還會(huì)涉及到用戶權(quán)限設(shè)置，各類信息的查詢及報(bào)表生成。在備件管理信息系統(tǒng)中引入當(dāng)前成熟的條碼與無線技術(shù)，采用條形碼作為標(biāo)識(shí)，以條形碼為數(shù)據(jù)源，使用數(shù)據(jù)采集終端掃描條碼標(biāo)識(shí)，進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)對(duì)備件到貨檢驗(yàn)、入庫(kù)、出庫(kù)、移位、庫(kù)存盤點(diǎn)、使用追蹤等各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集，保證備件管理各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，提高工作效率。同時(shí)，與OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，避免用戶在不同系統(tǒng)重復(fù)審批，提高系統(tǒng)可操作性。

1、系統(tǒng)模塊

備件管理信息系統(tǒng)主要包含八個(gè)功能模塊：

（1）系統(tǒng)管理模塊。實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)用戶的管理，可以對(duì)用戶權(quán)限，用戶狀態(tài)進(jìn)行設(shè)置，可以進(jìn)行增加、刪除編輯等操作。用戶登陸系統(tǒng)后可以修改密碼。管理人員可以通過系統(tǒng)發(fā)布通知或公告。

（2）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊。對(duì)備件進(jìn)行編碼，為每一類備件生成唯一編碼，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)備件進(jìn)行添加、刪除、編輯和導(dǎo)入EXCEL表等，可以打印備件條碼。

對(duì)備件庫(kù)貨位進(jìn)行編碼，為每一個(gè)貨位指定唯一編碼，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行添加、刪除、編輯和導(dǎo)入EXCEL表等操作，可以打印貨位條碼。

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行編碼，為每一個(gè)供應(yīng)商指定唯一編碼，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行添加、刪除、編輯和導(dǎo)入EXCEL表等操作。

（3）備件領(lǐng)用申請(qǐng)模塊。維修人員通過系統(tǒng)提交領(lǐng)用申請(qǐng)。

（4）出入庫(kù)信息管理模塊。備件到貨后，系統(tǒng)自動(dòng)生成相對(duì)應(yīng)的條形碼標(biāo)簽，通過條碼打印機(jī)打印標(biāo)簽并給備件貼上條形碼標(biāo)簽。

入庫(kù)信息管理：掃描條碼入庫(kù)，庫(kù)存自動(dòng)增加。可以對(duì)入庫(kù)信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)及導(dǎo)入EXCEL等操作。

出庫(kù)信息管理：當(dāng)有領(lǐng)用申請(qǐng)時(shí)，掃碼出庫(kù)，庫(kù)存自動(dòng)減少，可以區(qū)分正常使用出庫(kù)，退貨出庫(kù)及報(bào)廢出庫(kù)等不同的出庫(kù)方式。可以對(duì)出庫(kù)信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)及導(dǎo)入EXCEL等操作。

盤點(diǎn)管理：可隨時(shí)盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)，檢查帳，物，卡是否相符。

庫(kù)存上、下限報(bào)警：當(dāng)庫(kù)存數(shù)量超出某一范圍的時(shí)候，系統(tǒng)報(bào)警。

（5）換件確認(rèn)模塊。機(jī)長(zhǎng)對(duì)本機(jī)臺(tái)領(lǐng)用的備件進(jìn)行使用確認(rèn)，同時(shí)增加短信提醒功能，確保確認(rèn)的及時(shí)性。

（6）回收管理模塊。對(duì)廢舊備件進(jìn)行分類回收。

（7）查詢模塊。生命周期查詢：統(tǒng)計(jì)價(jià)值較高的備件的平均使用周期、平均庫(kù)存周期、平均生命周期，并可以將查詢結(jié)果生產(chǎn)相應(yīng)報(bào)表。

及時(shí)庫(kù)存查詢：可以根據(jù)備件基本信息查詢備件的實(shí)時(shí)庫(kù)存情況，并將查詢結(jié)果生成相應(yīng)報(bào)表。

庫(kù)存變化查詢：可以查詢一定時(shí)間范圍內(nèi)的庫(kù)存量、庫(kù)存金額變化情況、并將查詢結(jié)果生成相應(yīng)報(bào)表。

（8）報(bào)表結(jié)轉(zhuǎn)模塊。按月結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存數(shù)據(jù)。生成月度出庫(kù)報(bào)表。生成月度報(bào)廢報(bào)表。

2、項(xiàng)目效果

（1）系統(tǒng)通過對(duì)數(shù)據(jù)采集器上傳的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄、匯總、統(tǒng)計(jì)及追溯，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地反映給相關(guān)工作人員，破除信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（2）通過對(duì)備件生命周期的跟蹤，實(shí)現(xiàn)了備件使用情況統(tǒng)計(jì)，為備件計(jì)劃、采購(gòu)、保養(yǎng)提供數(shù)據(jù)支持；通過系統(tǒng)提交備件領(lǐng)用申請(qǐng)及短息提醒換件確認(rèn)，堵塞管理漏洞，縮短維修時(shí)間，為生產(chǎn)服務(wù)提供有效保障。

（3）引入條碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)備件管理各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集，提高工作效率，為合理控制和保持零備件庫(kù)存提供事實(shí)支撐。

（4）通過對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)行重組，使備件管理流程更加合理化，為減少不必要的崗位及人員提供決策依據(jù)。

3、項(xiàng)目思考

（1）通過運(yùn)行系統(tǒng)以來，需要進(jìn)一步延伸到備品備件供應(yīng)商，確保入庫(kù)時(shí)具備信息化支撐性數(shù)據(jù)。

（2）加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用，使其真正發(fā)揮對(duì)設(shè)備管理的指導(dǎo)作用。