數字測繪背景下的測繪檔案管理技術研究

摘要：該文基于筆者多年從事測繪檔案管理的相關工作經驗，以數字測繪背景下的測繪檔案管理為研究對象，論文首先分析了測繪檔案管理的特點，進而探討了測繪檔案管理中幾種不同檔案管理之間的差別，在此基礎上，筆者提出了一系列新的測繪檔案管理的思路，全文是筆者長期工作實踐基礎上的理論升華，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：測繪檔案 管理 特點 差異 信息化

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）02（a）-0229-02

測繪檔案是指包括測繪管理檔案、測繪成果資料檔案、測繪科研檔案、測繪基建檔案，測繪儀器設備檔案，測繪科技檔案在內的測繪實踐活動形成的全部檔案，它是我國科學技術檔案中獨特的一大門類。其中的測繪成果資料檔案，是指在測繪生產活動中形成的具有保存價值的各種觀測記錄、計算數據、攝影底片、照片、磁帶、磁盤、成果、成圖等實物和數據材料。測繪成果資料檔案以其獨特的形成過程、載體形式、利用價值等特點，表現出與其他檔案的諸多不同。該文就測繪成果資料檔案的特點和管理原則加以研究討論。

1 測繪成果資料檔案的特點

測繪是測量和地圖制圖的總稱，其專業特點十分明顯，科技含量多，技術要求高，地理覆蓋面廣'成果要求精密準確，細致。測繪工作的性質決定了測繪成果資料檔案除具有一般科技檔案的屬性外還有其自身的特點，其特點主要有以下幾點。

1.1 成果資料的地域性

測繪生產的工作對象是地球表面，它是通過先進的測繪設備、測繪手段和方法對地球形狀大小、地理點位置、地物、地貌特征進行實地測量和編繪，形成的數字成果、影像成果、圖形成果等。測繪生產是在一定地域范圍內進行的，因而作為測繪生產活動記錄的測繪成果資料檔案表現出明顯的地域特征。這是測繪成果資料檔案的首要特征。無論是大地測量、航空攝影測量、工程測量、地籍測量、勘界測量以及地圖編繪等都是在一定的地域范圍內進行的，測繪生產形成的原始數據，計算處理資料，成果成圖都集中地將這一特征充分表現出來。

1.2 測繪數據的唯一性

測繪生產不同于一般工業生產，工業生產在產品設計后，進行的是批量生產，產出產品的屬性完全一樣。而測繪生產所得到的各種數據、信息、記錄、影像、圖形組成的測繪成果資料檔案，無論它的載體形態如何，是紙質的還是磁帶，磁盤，照片等不同載體，其所測繪的數據都是測繪生產的唯一產品，是國民經濟建設不可缺少且無法替代的基礎信息。

1.3 地理信息的保密性

測繪成果資料檔案精確地反映了地球表面地形情況，物理點的地理位置，其中包含多種要素，這些信息數據在國防建設、軍事作戰、外交等方面有極其重要的作用，屬于國家保密的范疇，測繪成果資料檔案絕大多數都有密級，加之由于歷史原因，我國基本比例尺地形圖的測繪與軍隊測繪系統采用了同一坐標系統，因而保密性極強。測繪成果資料檔案的密級之高，保密范圍之廣，遠勝于其他類型的科技檔案，這給測繪成果資料檔案的管理提出了更加嚴格的要求。

1.4 檔案載體的復雜性

由于測繪工作的專業種類繁多，測量手段和工序復雜，導致了所形成的測繪成果資料檔案載體形式復雜，如：底片、像片、磁帶、磁盤、印刷圖、底圖、原圖版、各種圖集、測量手簿、圖歷簿等，其次測繪生產有內業，外業之分，野外測量周期長，文件材料分散，地域范圍廣，更增加了測繪成果資料檔案形成的復雜程度。測繪成果資料檔案形成的復雜性對測繪成果資料檔案的建設及管理增加了難度，提出了更高的要求。

1.5 表現形式的多樣性

由于測繪科技的不斷進步和信息化進程的迅猛發展，測繪成果資料的形式呈現出越來越大的多樣性。實物成果和數據信息并存，影像圖與線劃圖同在，表冊描述與文字說明互補。多種形式的成果資料給檔案管理提出了新的要求。

2 測繪成果資料檔案的管理原則

從利用的角度出發，不論是測繪成果資料檔案、還是測繪管理檔案、測繪科技檔案都是測繪文獻信息的組成部分，只要有價值都可以加以利用而不必區分。但從管理角度，由于不同性質的事物，其形成的特點不同，服務的視角不同，所以管理的原則也不同。為管理好測繪成果資料檔案，個人認為應認真遵循以下幾點原則：

2.1 認真區別測繪成果資料檔案與測繪管理檔案

要管理好測繪成果資料檔案必須認真區別測繪成果資料檔案與測繪管理檔案。如測繪成果資料檔案和測繪管理檔案的查找規律和整理要求有著明顯的區別。區分測繪成果資料檔案和測繪管理檔案的主要標準是看它來源于何種性質的測繪實踐活動，而不是看它所反映的知識內容是否相同，而實踐活動領域不同的測繪文件、協議文件，從知識內容看是管理性質的，但當產生于某一具體測繪生產活動之中，這些文件與其他的測繪生產文件一起構成成套的檔案，共同反映這一具體的測繪生產活動的過程，則應屬于測繪成果資料檔案。相反，相同內容的文件如形成于測繪專業主管部門的行政管理和生產計劃管理活動之中，記述專業管理部門的管理活動情況應歸入測繪管理檔案。這一標準是我們進行測繪檔案分類和使用《中國檔案分類測繪業檔案分類表》時判別某些具體檔案文件歸類的主要依據。

2.2 認真區別測繪成果資料檔案和測繪科技資料檔案

在測繪檔案資料管理中，由于測繪成果資料和測繪科技資料的保存價值，管理要求存在著明顯的區別，必須將兩者加以區分，劃清兩者的界限應注意下列問題：

測繪成果資料檔案都通過復制向外提供利用。盡管對于利用者來說獲取的是測繪科技資料，而在測繪資料檔案館里，因為測繪成果資料檔案是測繪活動過程中形成的具有保存價值的歷史記錄，只要測繪成果資料檔案的這種“歷史記錄”屬性不變，它就不可能轉化為測繪科技檔案，而應按測繪成果資料檔案來管理。相反一個單位搜集、交換而得來的測繪科技資料，一旦在測繪生產活動中采用，就成為記述和反映單位測繪生產活動的真實記錄，其性質發生了變化，從測繪科技檔案轉化成為測繪成果資料檔案了。

2.3 認真區分測繪成果資料檔案的保密等級和期限

測繪成果資料檔案的保密性和唯一性決定了這類檔案的保密工作的特殊性。

（1）正確處理測繪成果資料的秘密等級：測繪成果資料與其他檔案一樣，分絕密、機密、秘密和非密四類。但它的保密廣度卻遠大于其他檔案，保密范圍幾乎覆蓋所有成果資料。密級劃分的難度和工作量可想而知。因此要引起檔案館領導的高度重視，投入足夠的力量，在測繪成果資料接收、建檔的同時，就要認真做好密級劃分，嚴格區分秘密等級。

（2）正確處理保管期限和保密期限的關系：一般情況下，保管期限和保密期限是不同的，保密期限一般小于或等于保管期限。保管期限是根據檔案內容的現實作用和歷史作用，全面確定其保存價值，準確判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成危害來確定的。檔案超過了保管期限，就失去了使用價值和保存價值，一般要造冊銷毀，自然也就不存在保密問題了。而檔案超過了保密期限，就不對國家的安全構成威脅，經授權機關解密后，仍具有使用價值和保管價值。因此要處理好保管期限和保密期限之間的關系，使測繪成果資料物盡其用，在國民經濟建設中發揮盡可能大的作用。

3 數字測繪時代的測繪成果檔案管理

在數字化測繪時代下必須要有更先進的管理技術和管理制度，使測繪成果這些寶貴的資料得到更安全和充分的利用。

3.1 將紙質成果檔案實現電子化管理

根據有關測繪資料管理要求，對紙質的基礎測繪檔案，采用掃描儀、數碼照相機等設備將檔案資料、測繪數據進行電子化處理，形成電子圖片資料及電子文件，通過數據庫技術、數據壓縮技術等技術手段，按一定的標準、規范建立檔案信息庫。這是實現檔案資料管理由純手工管理、半手工半計算機化管理，向全面信息化管理轉變的方便、可行途徑。

3.2 建立專門的測繪檔案管理系統

為了滿足數字化測繪時代的要求，一個完善的測繪檔案管理系統要具備以下幾點。

（1）完善的測繪檔案目錄的動態更新機制

檔案資料進行分類、加工、整理，建立檔案登記，編制檔案編號和檢索卡片，建立檔案統計圖表。其中包括航攝檔案目錄、地形圖檔案目錄、各種比例尺DRG檔案目錄及其他綜合目錄。這些目錄的整理，采用科學編目方法，方便測繪資料的檢索、存取，做到有編號、有簡介，使用戶一目了然。

（2）便捷的檔案查詢方式

通過構建有序結構的分類多層次檔案數據庫，提供多字段的查詢模式，及豐富靈活的檢索手段，并能夠利用最新的網絡技術實現遠程查詢，保證使用者能夠快速獲取到所需要的檔案資料。檔案的查詢管理直接影響檔案資料的充分利用和擴散范圍。檔案資料的查詢可考慮分為無權限、瀏覽、自由下載、編輯下載、審批下載等多種權限區分。一方面可以改變傳統檔案查詢方式的低效率，提高流轉速度，更好地發揮檔案的價值；另一方面也可保證重要資料的安全性。

（3）流程化的管理體系

系統必須對測繪檔案的管理完全實現電子化，對檔案材料的形成、積累、整理、歸檔、保管、統計、銷毀應實施全過程管理，包括：地形圖底圖修改程序、電子文檔程序、底圖調曬程序等，以電子流程管理代替以往繁雜的人工管理模式。建立一套規范化、信息化的檔案管理體系，保證檔案的科學維護。

（4）檔案歸檔自動化

通過檔案管理信息系統，應能完全實現檔案資料的自動提取，所有歸檔過程均在網上進行，歸檔方便、快捷、嚴格。避免人為造成的不必要的主觀錯誤，并且有效保證所建檔案的一致性、有效性、完整性，保障檔案歸檔的質量。

3.3 建立銷毀制度、避免長期積壓

建立健全保密檔案定期銷毀制度，減少用戶手中保密檔案的庫存數量，這也應該是保密管理的一項措施。用戶手中一些測繪檔案常常是為某一項工程專用，工程結束后基本不再使用，長期積壓，現勢性越來越小，再利用的價值很小。但卻是泄密的隱患，因此必須建立合理的銷毀制度，并采取有效的技術措施對外發檔案定期銷毀，使測繪檔案不得超范圍、超時限使用。

參考文獻

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