醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)施探討

摘要：目的：探討醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)施體會(huì)。方法：我院制定了檔案網(wǎng)絡(luò)化信息管理標(biāo)準(zhǔn)，在醫(yī)院原有的檔案信息管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上通過改善通用性建立了我院目前的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。醫(yī)院檔案信息在各部門之間實(shí)現(xiàn)鏈接，實(shí)現(xiàn)信息共享。在開發(fā)系統(tǒng)的過程中我們注意了通用性和可擴(kuò)展性。結(jié)果：我院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)評(píng)分均較高，其中數(shù)據(jù)編目、檢索查詢、系統(tǒng)先進(jìn)性、界面友好性、信息準(zhǔn)確度、信息可及性的評(píng)分均達(dá)到4.9分。結(jié)論：醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)可提供工作效率，提高用戶體驗(yàn)，是未來醫(yī)院檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案 網(wǎng)絡(luò)化 信息 管理

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）02（a）-0234-01

1 以往醫(yī)院檔案管理方法的缺點(diǎn)

1.1 紙版檔案管理的弊端

紙版檔案管理使檔案收集和檔案信息利用工作分離開來，耗費(fèi)大量的時(shí)間。檔案存儲(chǔ)不方便，需要有大量的場(chǎng)地、人員來專門負(fù)責(zé)檔案管理。在土地價(jià)格和人力資源價(jià)格較高的今天，這種落后的管理方式給醫(yī)院造成了高額的成本。檔案可利用度差，其信息僅能滿足于就近使用，在距離較遠(yuǎn)的地區(qū)就沒法查看到這部分檔案信息，導(dǎo)致信息流通不暢，違背了檔案管理的信息可及性原則。檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備不足，無法跟上現(xiàn)代化信息管理的步伐，對(duì)檔案管理的思維需要更新。

1.2 單機(jī)版計(jì)算機(jī)檔案管理的弊端

以往使用的單機(jī)版計(jì)算機(jī)檔案管理方法，大大的減少了手工進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入、整理、索引、匯編、檢索的困難，規(guī)范化了檔案計(jì)算機(jī)管理的操作，使醫(yī)院檔案管理得到了質(zhì)的進(jìn)步。但單機(jī)版計(jì)算機(jī)檔案管理在日益更新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)條件下，也體現(xiàn)出了其弊端。表現(xiàn)在無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的云共享，制約了醫(yī)生工作站、病案管理系統(tǒng)、醫(yī)院網(wǎng)站、系統(tǒng)化查詢等網(wǎng)絡(luò)化管理方法的作用發(fā)揮。單機(jī)版檔案管理只能進(jìn)行檔案條目存儲(chǔ)，不能查閱及利用文件的全文。單機(jī)版計(jì)算機(jī)只能在檔案室內(nèi)使用，雖然使用了計(jì)算機(jī)，但仍無法滿足檔案編目等的需要。辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的使用，使得醫(yī)院各類文件的簽發(fā)管理在計(jì)算機(jī)上就可以完成，單機(jī)版計(jì)算機(jī)管理在數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)傳輸方式上無法與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的互聯(lián)，使得電子文檔的流通出現(xiàn)障礙。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 存儲(chǔ)方式的簡便性

計(jì)算機(jī)使用光盤存儲(chǔ)檔案，儲(chǔ)存量較大，不占據(jù)空間，并且可以長期保存，不用擔(dān)心蟲蛀對(duì)文件造成的影響。醫(yī)院門診、住院信息管理已逐漸實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)信息化操作，產(chǎn)生的各項(xiàng)信息在計(jì)算機(jī)上均可以輕松獲得。這些信息直接存檔為電子文件，方便快捷，無需打印成紙張而造成資源浪費(fèi)。對(duì)以往存檔的檔案信息，可通過高分辨率掃描、拍照等方式，將其整合到醫(yī)院電子檔案中。

2.2 信息利用的時(shí)效性

與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理可以通過數(shù)據(jù)庫檢索策略，最快速度的在海量的檔案電子文件中獲取信息。

3 醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)施及結(jié)果

3.1 我院的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

首先制定了檔案網(wǎng)絡(luò)化信息管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)檢索、下載、復(fù)制的方法，終端使用者可以很方便的下載到自己需要的內(nèi)容。在醫(yī)院原有的檔案信息管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上通過改善通用性建立了我院目前的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。

3.2 評(píng)價(jià)方法

我們采用自行設(shè)計(jì)的調(diào)查問卷，對(duì)醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)。調(diào)查對(duì)象為10名外單位相關(guān)專業(yè)的專家以及20名該院終端的使用者。評(píng)價(jià)指標(biāo)體系共包括系統(tǒng)應(yīng)用、系統(tǒng)性能、系統(tǒng)利用三大方面。系統(tǒng)應(yīng)用包括數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)編目、檢索查詢、輔助管理4個(gè)指標(biāo)。系統(tǒng)性能包括通用性、先進(jìn)性、可靠性、可擴(kuò)展性4個(gè)指標(biāo)。系統(tǒng)利用包括界面友好性、信息準(zhǔn)確度、決策支持度、信息及時(shí)獲取4個(gè)指標(biāo)。每個(gè)指標(biāo)均采用李克特五級(jí)評(píng)分方法進(jìn)行評(píng)價(jià)，即評(píng)分為1-5分，分?jǐn)?shù)越高，認(rèn)為該指標(biāo)的評(píng)價(jià)結(jié)果越好。

3.3 實(shí)施效果評(píng)價(jià)

由表1我們可以看到，我院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的各項(xiàng)評(píng)分均較高，其中數(shù)據(jù)編目、檢索查詢、系統(tǒng)先進(jìn)性、界面友好性、信息準(zhǔn)確度、信息可及性的評(píng)分均達(dá)到4.9分。

4 結(jié)語

國內(nèi)外對(duì)醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)進(jìn)行了廣泛的探討，提出各自的建議和體會(huì)，但是尚缺乏研究對(duì)醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)實(shí)施效果進(jìn)行定量的評(píng)價(jià)和考核，故研究結(jié)果僅局限于討論，缺乏有效的說服力。有學(xué)者嘗試建立了醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系，為檔案管理信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)提供了定量的指標(biāo)體系。本研究參照其他研究提出的指標(biāo)，建立了我院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理評(píng)價(jià)的指標(biāo)體系，并通過問卷的方式對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、外單位專家、終端使用者進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果表明，我院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)在系統(tǒng)應(yīng)用、系統(tǒng)性能及系統(tǒng)利用方面的得分均較高，平均得分在4.5分以上，其中數(shù)據(jù)編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度等關(guān)鍵指標(biāo)的評(píng)分都達(dá)4.9分，說明新采用的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)得到了用戶及專家的共同認(rèn)可，具有較好的網(wǎng)絡(luò)信息條件下數(shù)據(jù)管理及查詢功能。另外，我們既努力提高檔案數(shù)據(jù)信息的可及性，也確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，將數(shù)字化信息存儲(chǔ)在服務(wù)器上，并且定期備份。服務(wù)器采用物理隔斷，并安裝功能強(qiáng)大的防火墻，給予嚴(yán)格的授權(quán)賬號(hào)進(jìn)行管理和查詢，確保了存儲(chǔ)信息的安全。綜上所述，醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)可提供工作效率，提高用戶體驗(yàn)，是未來醫(yī)院檔案管理的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]王仲敏.醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用探討[J].蘭臺(tái)世界，2006（3）：26-27.

[2]湯毅，張賀.對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的思考[J].醫(yī)院管理，2004，24（6）：37.