基于信息化的設備備件管理方法研究

陳勝森

（中海石油氣電集團有限責任公司生產部，北京 100027）

一、利用計算機有效控制備件采購計劃

只有有效地控制采購計劃，滿足正常需要條件下的最小采購量，才能降低庫存，即對庫存的控制是建立在合理采購計劃的基礎上的。因此計算機系統(tǒng)應將合理庫存評價與合理采購計劃確定，作為控制庫存的兩個相輔相成的手段。

1.備件需求計劃的處理

正常情況下，需求計劃來源于維修申請、專項項目申請和庫存預警提出的補庫申請。來自各不相同的申請，其申請總量相對于一種備件的庫存控制最低水平來說，判斷是否應該全部接受這個申請，需要同時考慮目前的實際庫存量、預計使用期間內到貨的備件(在途備件)、期間內預計消耗的備件，以及它們相對于合理庫存水平許可的應采購數量是多少。

2.備件采購計劃與對采購數量的調整

需求計劃會產生一個最小和最大采購數量區(qū)間。計劃人員根據這一最佳采購范圍數據，取偏小的采購數量可以有效降低庫存，但對生產的支持程度容易受到意外因素影響。如果取偏大的采購數量，可能造成庫存資金偏高。縮小這一采購計劃區(qū)間，必須建立合理的庫存評價體系，使之對安全庫存提供一個值得信賴的預警。

除此之外，備件的采購計劃與維修計劃的關系必須在計算機系統(tǒng)中給予正確處理。

(1)在編制維修計劃或審核維修計劃或編制維修工單時，當操作者確認備件計劃為有效時，該備件計劃將自動與其他備件計劃一起核對備件庫存量能否滿足需要，在不能滿足需要時應自動產生備件審購計劃。

(2)在編制維修計劃或審核維修計劃或編制維修工單時，當操作者確認備件材料計劃為有效時，如果需要，可以通過指定庫存?zhèn)浼加脕肀ＷC被指定的備件只能優(yōu)先滿足該維修工單，以控制庫存?zhèn)浼槐黄渌I用單領取。

(3)當一個維修工單的備件領用單生效后，該領用單中的備件自動在庫存中減少，并且在維修實施記錄生效后，自動核算備件的實際使用數量，當存在數量差異時，顯示差異信息。

3.補庫計劃與緊急采購計劃的處理

如果已知備件的采購周期和合理庫存定額。假定目前庫存數量為M，合理庫存水平為Min/Max，維修計劃控制的庫存?zhèn)浼镹，執(zhí)行維修計劃需要領用的備件為X(扣除該維修計劃的N），在途預達備件數量為Y，存在如下的分析判斷。

(1)當(M－N＋Y)－X≤Min時，應生成補庫計劃，補庫數量：

Xax＝Max－(M－N＋Y）；Xin＝Min－(M－N＋Y）；

式中：N＝n1+n2+n3+nn＝Σn，指所有已批準維修計劃的備件庫存控制數量；

Y＝y(tǒng)1+y2+y3+yn＝Σy，指所有已批準采購合同的在途預達備件數量；

X＝x1+x2+x3+xn＝Σx，指所有已批準維修計劃的預期備件領用數量。

(2)當補庫計劃的采購周期大于維修計劃執(zhí)行時間前的等待時間周期時，應啟動緊急采購流程，生成緊急采購計劃。

二、合理庫存動態(tài)分析與自動庫存預警

1.定義月消耗量WPM、供貨周期POS、生產修正系數δ、分類儲備系數β

(1)月消耗量WPM：

每月出庫數量，在系統(tǒng)中取最近3個月的平均值。

(2)供貨周期POS：

單位：天，在系統(tǒng)中取最近3次的平均。

(3)生產修正系數δ(指生產負荷對備件儲備的影響)：

正常生產情況下，δ＝1；

超負荷生產情況下，δ＝1.4；

開工率不足80%情況下，δ＝0.8。

生產修正系數可由用戶定義，缺省時取δ＝1。

(4)管理分類儲備系數β：

A類備件，βa＝1.5；

B類備件，βb＝1.0；

C類備件，βc＝0.3；

D類備件 （零庫存），βd＝0。

儲備系數可由用戶定義。

2.動態(tài)計算備件合理儲備水平Min－Max

最低儲備量Min＝[β×(WPM×POS)/30]×δ，取整；

最高儲備量Max＝[β×(WPM×POS)×3/30]×δ，取整。

3.自動庫存預警

預警的初始值建立在Min與Max的設定上。即系統(tǒng)合理庫存始終是一個包含Min與Max的庫存數值區(qū)間。對區(qū)間值影響較大的是采購周期（供貨周期）與消耗量。當采購周期趨于縮短的條件下，Min與Max及其區(qū)間會縮小。在一個較長的時間周期內來看，隨著采購效率的提高，庫存水平會逐步下降，當系統(tǒng)計算的Min與Max趨于零時，該種備件可按“零庫存”方案進行管理。這一預警模型是一個動態(tài)的修正過程。

三、電子倉庫的建立與備件配送的計算機管理

1.建立虛擬電子總倉，實現多倉庫統(tǒng)一管理

對規(guī)模較大且地域分布較廣的企業(yè)，往往存在著多個倉庫，在計算機管理環(huán)境下，多倉庫管理與單個倉庫的管理有本質區(qū)別。對多倉庫來說，為了實現備件資源的全企業(yè)共享，應建立一個電子總倉。電子總倉是一個虛擬倉庫，含蓋了企業(yè)所有備件材料的實體倉庫，系統(tǒng)將建立倉庫及其貨位的編碼體系，用來標識備件的存放位置，并將相同類型的備件歸為一個電子分倉進行庫存管理，所有存放位置中存放的備件的總和，就構成了企業(yè)的電子總倉。該總倉的庫存數據信息動態(tài)地反映了各實體倉庫中的備件信息。

在電子總倉體系下，企業(yè)倉庫配置將被分為3個層次。

(1)第一層：電子總倉，提供備件資源的共享和全企業(yè)備件庫存分析、備件采購控制和統(tǒng)一管理。

(2)第二層：分倉，物理上存在的實體倉庫與同類型備件構成的電子分倉；電子分倉的主要意圖，在于實施備件的配送與采購計劃的分析與控制。

(3)第三層：倉庫分區(qū)與庫位，對實體倉庫進行分區(qū)與庫位管理，車間或分廠的存貨點將作為實體倉庫的一個庫區(qū)進行編碼管理。

2.備件配送的計算機管理

越來越多的企業(yè)開始采用備件統(tǒng)一配送的管理體系，以便在專業(yè)化管理基礎上，提高備件管理的工作效率。人工備件配送的問題在于配送指令的傳達不能保證準確和及時，而計算機恰恰能彌補這一不足。對大型企業(yè)來說，通過計算機實行備件的統(tǒng)一配送管理，將極大地提高備件管理的保障功能。

配送的計算機管理必須以電子總倉的統(tǒng)一數據信息為基礎，以保證實體倉庫間在需要時給予其他倉庫以支持和調劑。支持與調劑的數量及其時間，應該由總倉發(fā)出工作指令，生成工作指令的依據如下。

(1)某一現場所需要的備件，在與其距離最近的倉庫中是沒有的，但也無法提出有效的需求備件申請，因其需求申請不符合所在電子分倉對合理庫存的需要，因而需求申請被計算機駁回。

(2)計算機會將本電子分倉關于申請備件的倉庫存量列表告知申請者，并同時告知在哪個就近的實體倉庫存放有該備件；這一通告會同時告知存放有該備件的倉庫，并指示什么時間會有工作人員來領走該備件。

需要備件的申請者或倉庫管理人員，將根據計算機發(fā)出的配送指令，而實現備件的出庫與領用。顯然，在實施全企業(yè)統(tǒng)一配送管理情況下，將有效地減少各實體倉庫的備件儲備量，最終實現企業(yè)備件儲備的優(yōu)化管理。

四、小概率、超值事故備件儲備共享

1.小概率、超值事故備件定義及在企業(yè)中的重要性

由于設備具有大型化、重載高速化、技術復雜化、長流程等特點，在備件管理中經常遇到這樣的問題，某一個備件在生產過程中處于非常重要的地位，一旦損壞將對企業(yè)生產造成巨大的停產損失，而且這種備件往往制造技術難度很大，制造周期很長(一般需要6～12個月)，因而其采購費用也非常高。另一個特點是這類備件發(fā)生故障和損壞的機率非常小，這類備件稱為小概率超值事故備件。

2.備件聯合儲備共享模型的構建

目前設備的維修方式一般可分為計劃維修和非計劃維修。對于計劃維修，備件的需求量是可預測的，在這種維修中，可以提前訂購備件，采用無庫存的管理模式。在非計劃維修方式下，按照缺貨損失的大小可以將備件分為關鍵件和非關鍵件。關鍵件是指一旦設備出現故障，若不能立即供應將造成巨大經濟損失的備件，因此對關鍵件需要實施安全庫存策略；而對非關鍵件，如果同行業(yè)的每個企業(yè)都備有安全庫存，就會使各個企業(yè)總的庫存遠高于行業(yè)總生產能力所需要的庫存。因此對備件實行聯合庫存將會為每個用戶大量降低資金占用成本。

備件聯合庫存管理是建立在同行業(yè)備件用戶一體化基礎之上的一種備件共存、共享的庫存管理模式，強調各方同時參與，共同制定庫存控制計劃。根據備件庫存要素的不同，可分為虛擬聯合庫存、實體聯合庫存等模式。

(1)用戶間虛擬聯合庫存

在虛擬聯合庫存模式下，不設實體的聯合倉庫，用于共享的備件分別存放在各參與方的倉庫里，所有權歸各參與方。備件用戶方共同制定備件共享的范圍和方式，當一方需要他方倉庫里的共享備件時，可借用或購買。這種方式非常適用于價格高而使用頻率不高的備件，即小概率、超值事故備件。

在虛擬聯合庫存模式下，借助現代信息系統(tǒng)技術，可安裝一個基于Intemet的信息系統(tǒng)，將各個參與者愿意共享的備件庫存通過該系統(tǒng)連接起來，每個參與者可通過該系統(tǒng)查看其他企業(yè)的共享小概率、超值事故備件庫存，尋找自己急用的備件。

(2)用戶間實體聯合庫存

實體聯合庫存是指在地理上相近的同行業(yè)企業(yè)根據地址優(yōu)化原則，在合適的位置選定聯合倉庫，用于存放共享備件，并共同制定庫存控制策略，備件的所有權歸全體會員。實體聯合庫存適用于地理位置上相近的備件用戶之間，除了適用于價高、使用頻率不高小概率、超值事故的備件，在運輸費低于庫存費和訂貨費的情況下，還適用于其他特性的備件。地理位置越近，可用于共享的備件范圍就越大。

在實體聯合庫存的實施過程中，各參與方可以共同出資建立并管理聯合庫存。如果需要共享的備件達到規(guī)模經濟的要求，也可以由備件用戶共同出資或由其他第三方中介機構或專業(yè)化備件聯儲聯運公司組織來建立獨立運作的備件服務公司，負責區(qū)域內備件的采購、庫存和配送。備件服務公司與備件用戶之間需要有可靠的備件需求信息溝通渠道。

(3)供應商參與的聯合庫存

在生產物流中出現了供應商參與的聯合庫存模式，在備件供應管理過程中，同樣可以借鑒這種模式，備件用戶與供應商可以建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，將共享備件的庫存管理權和所有權交給供應商。在備件虛擬聯合庫存的情況下，備件供應商可租賃用戶企業(yè)的本地倉儲設施，在實體聯合的情況下，供應商則可以租用備件用戶的聯合倉儲設施。這樣一方面用戶企業(yè)可以進一步減少庫存?zhèn)浼加玫牧鲃淤Y金和積壓風險；另一方面供應商也因為加強與企業(yè)的聯合，獲取了更準確的備件需求信息，增強了對企業(yè)供貨的可靠性，還可減少自身冗余備件庫存占用的資金。此模式下，供應商需要從用戶處獲得準確的備件需求信息，以保證供貨的可靠性。

(4)社會檢修備件庫

實行檢修社會化的單位向負責檢修的單位提供計劃和非計劃檢修的備件需求，由檢修單位統(tǒng)一準備和供應備件。這將增加檢修單位的資金投入，也存在暫時甚至很長時間都用不上的備件，故要雙方協議共同承擔這方面的風險。否則，檢修單位難以建立統(tǒng)一的備件庫。

五、大型企業(yè)備件采購網上超市

基于電子商務平臺的大型企業(yè)備件采購網上超市將把電子商務、網上超市和設備備件三者有機聯系起來，構建起一種新型的備件采購倉儲管理模式。

電子商務具有高收益、低支付、全球化的優(yōu)點。據統(tǒng)計，企業(yè)開展電子商務可以增加10%~20%的收入，減少20%~40%的成本，降低20%~60%的資本投入。通過建立電子商務網站來拓寬備件的購買渠道，精簡流通環(huán)節(jié)，促進企業(yè)供應鏈管理的實現，可以大大降低采購成本，提高企業(yè)的市場競爭力。

基于電子商務平臺的備件采購網上超市主要適用于以下備件采購。

一是通用件，如通用系列的軸承、小型電機、水泵、閥門等，通用性越好的備件越適用于網上超市采購。二是標準件，如標準化設計的控制元件、計算機模塊、標準化零部件及國際通用標準的電工產品等，所以，標準化是采用網上超市采購的前提。三是低值易損耗零部件，如密封膠圈、照明燈具、小型軸承等。不適用于非標工礦備件如大型非標設計的結構件、專用工具等。推行基于電子商務平臺的備件采購網上超市化管理，是現代化企業(yè)逐步實行某些備件零庫存的有效途徑。

六、結語

企業(yè)設備備品配件管理是一項重要的基礎性工作，管理要素復雜、管理工作量大，只有借助信息化手段，根據企業(yè)自身的管理特點，才能實現備件庫存的科學優(yōu)化管理。