新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究

曾永輝

廣東省河源市中醫院，廣東河源 517000

新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究

曾永輝

廣東省河源市中醫院，廣東河源 517000

隨著新醫改的深入，對醫院管理工作提出了更高的要求，醫院檔案管理作為容易被忽略的工作內容，應引起重視。傳統的醫院檔案管理工作存在較多弊端，不能保證信息資料的完整性和連續性。針對此種情況，本文從健全醫院檔案管理制度、組織業務培訓、引進現代化技術及拓展檔案服務領域方面闡述了新形勢下醫院檔案管理工作的新思路。

醫院檔案管理；新醫改；信息化；新思路

隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰。醫院檔案是國家信息資源的重要組成部分，其不僅有憑證作用，更作為一種特殊的信息資源，為臨床醫學的研究和發展提供依據和線索[1]。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，應加強醫院檔案管理的科學化，以適應新醫改形式的發展。本院較為重視檔案管理工作，但以往的檔案管理方法存在一定的弊端，不能保證檔案的系統性及完整性。隨著醫改的深入和科技的發展，筆者對新形勢下醫院檔案的管理方法進行了有益的探索。

1 傳統醫院檔案管理存在的問題

1.1 管理體制不健全，缺少統一標準

醫院絕大多數科室的工作人員都有明確的工作職責及制度，但醫院檔案管理方面的制度及職責規范則不明確[2]，沒有一定的管理模式也沒有管理網絡，檔案管理機構設置雜亂且管理分散，各部門檔案分別管理，使信息資源缺乏完整性和連貫性，無法統一有價值的資料，且可能收集重復信息，查找困難。這會給檔案的計算機網絡化管理造成困難，不足以滿足新時代的發展需求，不利于管理的科學化。

1.2 缺少專業管理人員，且管理人員意識不強

絕大多數的醫院檔案管理人員均非專業出身，多是由其他科室，如行政、護理或醫技科室轉崗或兼職，理論及文化水平參差不齊，流動性大，隨意性強[3]。由于缺少專業管理人員，轉崗或兼職人員往往對檔案管理工作不能足夠重視，不能將精力放在檔案管理工作中，使檔案管理工作處于弱勢和被動地位，缺少創新且發展緩慢。另外，管理人員法制意識薄弱，相關人員對《中國人民共和國檔案法》有關知識學習不足，致使管理無章可循，無法可依[4]。

1.3 現代化管理水平較低

由于醫院檔案管理分散且管理人員主動性差，檔案管理的現代化發展較緩慢。傳統的檔案管理方法為次年的第一季度收集整理上年各科室檔案資料，然后進行分類歸檔保存。而醫院檔案室一般較小，儲存空間較少，傳統方法收集的檔案往往因為拮據的空間無法全部歸檔保存，而被刪選掉的信息則永久遺失，使醫院檔案信息十分有限。另外，醫院全年工作總結數據均自各個科室的統計報表，整理操作十分麻煩，需要從多個材料中提取需要的信息[1]。這樣不但加大了檔案管理人員的工作量，且手工提取數據難免錯漏，無法保證數據的準確性，不符合新形勢的發展要求。

1.4 重管輕用

從目前醫院的檔案管理來看，重管輕用的現象普遍存在。很多醫院檔案收集、整理、保管之后就被束之高閣，鮮為利用，忽視了最為重要的檔案信息資源的開發，特別是對醫療、教學及科研有極為重要意義的病歷檔案，使許多珍貴的信息不能物盡其用。檔案信息不能得到充分利用，則失去了檔案的價值，久而久之會使醫院檔案管理工作流于形式，難以發展。而傳統的檔案管理方式的缺陷，如查找不便、信息不全等也可能是重管輕用的原因。由此可見，以上原因互為因果，均嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的創新和發展，使其跟不上新時代的節奏，成為新醫改下醫院管理工作的軟肋。

2 醫院檔案管理工作的新思路

2.1 健全醫院檔案管理制度，規范管理模式

建立健全醫院檔案管理制度的內容十分廣泛，如建立檔案利用、保管制度，制定檔案保管期限及范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院管理考核之中，制定相應的考核和獎懲措施，將有助于制度及規定的實施，并能調動各科室及檔案管理人員的積極性。制度及規定的建立應符合醫院的實際情況，由多年從事檔案管理的有經驗人員帶頭組成小組，小組中應至少有一名技術人員，提供專業技術指導，且應廣泛收集各科室意見，認真總結科室對檔案管理的實際需求，并與小組多年的管理經驗結合，從而制定出切實可行的管理制度和規定，讓檔案管理從無章可循到依章辦事，達到規范化管理，這樣也保證了檔案資料的連續性和完整性。

2.2 組織業務培訓，強化管理意識

醫院檔案管理人員的業務素質對檔案的優化管理至關重要。醫院檔案管理工作，不是各門類檔案的簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的高標準系統工程，需要工作人員具備一定的專業素養。面對現今檔案管理人員素質較低的問題，組織業務培訓，強化管理意識迫在眉睫。提高檔案管理人員素質，一方面醫院應將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，要特別重視復合型人才的培養。通過專業培訓、繼續教育等手段，提高檔案管理人員的知識水平。同時，與其他科室一樣，檔案管理也應引進考核、晉升制度，從而調動工作人員的熱情，激發其工作主動性。另外，要提高全院的檔案管理意識，應首先得到院領導的支持，院領導通過開會強調、突擊檢查及向科主任施壓等方法，可迅速提高全院對檔案管理的重視，經過一段時間的習慣及熟悉以后，規范的檔案收集工作成為定式，將有利于醫院檔案管理工作的開展。為維護檔案的完整與安全，檔案管理人員的法制觀念也應強化，應建立和完善以《中華人民共和國檔案法》為依據的檔案管理模式。

2.3 引進現代化的檔案管理技術

現代化管理離不開現代化的設備，利用計算機管理檔案可以減少檔案的儲存空間，保存方便簡單，既節省人力、物力和財力，又進高了工作效率，且在信息高度發展的今天，計算機管理檔案符合時代發展的需求。

2.3.1 儲存方式的多樣化 在傳統的檔案管理時期，醫院檔案主要以紙質文本形式儲存，其具有所占空間大、查找困難、難以常年保存、共享性差等缺點[5]。隨著現在信息化的發展，檔案的儲存也呈現多樣化，除了紙質文本以外，且更多的是以為患者服務過程中產生的電子文件和視聽檔案的形式出現。新的儲存方式的出現，不僅減少了傳統檔案儲存的占地，更擴大了存儲的內容和范圍，延長了儲存時間，具有共享性。但新技術并不能完全替代舊的儲存方式，筆者認為應兩者結合，根據檔案類型，選擇合適的儲存方式。

2.3.2 電子管理網絡的建立 實現檔案網絡化管理是網絡時代檔案工作的主題。傳統檔案管理因受管理人員的主觀性影響，使管理工作效果受到較大影響，而計算機管理程序為主導的管理方式可以解決這一問題，提高工作質量和效率。應從以下幾個方面實現醫院的檔案的網絡化管理：（1）人事檔案的網絡化；（2）病歷檔案的網絡化；（3）文書管理的網絡化[6]。然而，要實現檔案網絡化管理也仍存在一定的問題。首先，各部門在檔案數據庫的建設中，不能協調統一，標準化程度難以制定；其次，醫院各科室封閉的辦公環境阻礙了檔案管理網絡化的發展，由于協調機構的缺少，使工作效率無法提高；另外，在某些地方醫院信息網絡化的技術問題難以解決，成為阻礙檔案管理發展的瓶頸，而網絡黑客和病毒等也可能造成檔案信息的泄漏和損毀，引發嚴重后果。總之，雖然實現檔案網絡化管理是時代發展的必然趨勢，但醫院應根據自身實際情況循序漸進，避免急于求成，造成浪費或不良后果。

2.4 拓展檔案服務領域

檔案管理的終極目的是利用，使其發揮潛在的社會效益和經濟效益，因此，醫院檔案管理工作者應通過編制多種檢索工具、開展編研工作、提供主動服務、加強各級醫院信息的橫向聯系，提高檔案信息利用率。同時，還可以經常舉辦醫學檔案信息相關講座，結合醫院在不同時期對檔案信息的不同需求，積極拓寬科研選題新思路，主動為醫院臨床、科研或教學工作提供服務。

3 小結

醫院檔案是醫院的財富，面對新形勢，醫院檔案管理應積極探索創新，尋求發展，以適應時代的要求。這需要建立健全醫院檔案管理工作制度，并取得檔案管理工作人員、院領導及各科室的配合，提高對檔案管理工作的重視。隨著電子網絡化的發展，醫院檔案管理順應形勢引進新技術是大勢所趨，但需量力而行，逐步發展，避免急于求成。除此之外，提高醫院檔案信息的利用，是檔案管理工作的重要內容。

[1]艾莉麗，劉鐵強.醫院檔案管理規范化可行性探討[J].中國醫院管理，2004，24（9）：33.

[2]陸艷，蔡棟.當前醫院檔案管理工作分析[J].中國醫院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]魏慶紅.淺談新醫改下的醫院檔案管理工作[J].云南檔案，2010，15（5）：67-68.

[4]陳錦萍.試論綜合性醫院檔案管理的現狀與對策[J].廣西醫學，2007，29（9）：1480-1481.

[5]李奕恒.信息化時代醫院檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2010，8(16)：51-52.

[6]劉振宇.關于醫院檔案管理網絡化的思考[J].中醫藥管理雜志，2011,19(4)：389-390.

New ideas of hospital archives administration under new situation

ZENG Yonghui
Hospital of Traditional Chinese Medicine of Heyuan City in Guangdong Province,Heyuan 517000,China

With the new medical reform deepening,it has puts forward higher request for hospital management.Hospital archives administration as easily overlooked work content,should be given more attention.Traditional hospital archives administration has many disadvantages,which can not ensure the integrity and continuity of information.In view of this situation,this article expounds the new ideas of hospital archives administration under new situation from aspects of perfecting hospital archives administration system,organizing business training,introducing modern technology and expanding archives service field.

Hospital archives administration;New medical reform;Informatization;New ideas

R197.32

C

1674-4721（2013）04（b）-0143-02

曾永輝，男，法學專業，研究方向：文書及病案管理。

2012-11-30 本文編輯：郭靜娟）