改制破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置對策研究

孫艷芝

摘要：改制破產(chǎn)國有企業(yè)都面臨著檔案處置問題，本文從分析改制破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值入手，闡述了目前改制破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，并從制發(fā)文件、加強(qiáng)企業(yè)的自我監(jiān)管、強(qiáng)化行政執(zhí)法檢查、充分發(fā)揮國有資產(chǎn)管理部門監(jiān)管作用、探索集中統(tǒng)一保管與接收改制破產(chǎn)企業(yè)檔案的新方法等方面，對如何做好改制破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置工作進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：改制破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置

在國有企業(yè)改革中，改制和破產(chǎn)都會(huì)涉及企業(yè)檔案所有權(quán)的變化及其處置問題。明確檔案歸屬，合理處置檔案，是改制和破產(chǎn)企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，它不僅關(guān)系到企業(yè)及其合作方的利益和積極性，更重要的是關(guān)系到國家的利益，甚至國家機(jī)密。因此，明確改制和破產(chǎn)企業(yè)各類檔案的歸屬流向，認(rèn)真做好檔案處置工作，對于妥善留存原國有企業(yè)檔案，避免國有檔案流失具有重要作用，是國有企業(yè)、國有資產(chǎn)管理部門和檔案行政管理部門的共同責(zé)任。

一、改制破產(chǎn)企業(yè)檔案價(jià)值分析

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，具有極強(qiáng)的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值。文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷史；會(huì)計(jì)檔案中的大量原始憑證是企業(yè)車輛過戶、資產(chǎn)評估和法律訴訟等工作的重要依據(jù)；基建檔案在企業(yè)原有職工住房的修復(fù)、資產(chǎn)核定等方面可提供原始數(shù)據(jù)；工程檔案在市場投標(biāo)、資質(zhì)申報(bào)中發(fā)揮重要作用；產(chǎn)品檔案在產(chǎn)品開發(fā)及用戶服務(wù)等方面有較高利用價(jià)值，在生產(chǎn)經(jīng)營工作中必不可少。根據(jù)對部分改制破產(chǎn)企業(yè)檔案利用情況分析，其檔案利用目的主要集中在編史修志、審計(jì)、債務(wù)核查、清產(chǎn)核資、市場投標(biāo)、維護(hù)職工權(quán)益、法律訴訟等方面。

二、改制破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置情況

1.改制破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收。從對部分改制破產(chǎn)企業(yè)檔案處置工作的調(diào)研情況來看，基建、設(shè)備等科技檔案一般隨其實(shí)體移交。文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和聲像檔案的流向大體有如下三種情況，即向上一級企業(yè)移交、向接收企業(yè)移交、留在改制企業(yè)。

2.改制破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定。主要有三種情況：一是部分改制企業(yè)自行組織鑒定工作；二是部分破產(chǎn)企業(yè)的檔案由集團(tuán)、總公司接收后，組織人員開展鑒定工作；三是部分改制破產(chǎn)企業(yè)的檔案整體移交接收單位后，接收單位直接上架或封存，不進(jìn)行鑒定。

3.改制破產(chǎn)企業(yè)檔案的保管。改制企業(yè)由于企業(yè)還存在或有接收單位，因此檔案一般保存在原企業(yè)或移交接收單位保存，保管條件較好，基本能夠滿足“維護(hù)檔案安全”的要求。大部分破產(chǎn)企業(yè)的檔案一般按要求移交上一級企業(yè)保管，有的集團(tuán)公司專門撥出經(jīng)費(fèi)，改造檔案庫房，集中保管本系統(tǒng)所有破產(chǎn)企業(yè)的檔案。但是，多數(shù)破產(chǎn)企業(yè)檔案的保管條件不十分理想，有的只是暫存在下屬企業(yè)的庫房之中，有的還沒有建立獨(dú)立檔案庫房。

三、改制破產(chǎn)企業(yè)檔案處置工作問題分析

1.檔案處置工作不能與企業(yè)改制破產(chǎn)等工作同步進(jìn)行。一些企業(yè)沒有將檔案處置工作納入到改制破產(chǎn)工作中，導(dǎo)致檔案處置滯后于改制破產(chǎn)工作。特別是破產(chǎn)國有企業(yè)的檔案處置工作，由于檔案部門沒有及時(shí)介入，導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)后，檔案只能原地封存，保管條件較差，隱患較多。

2.檔案鑒定工作不能按照要求有序開展。一是對鑒定工作沒有給予足夠重視，特別是在處置文書、會(huì)計(jì)等檔案時(shí)，有的改制企業(yè)不能按有關(guān)規(guī)定做好鑒定工作，一般是籠統(tǒng)地移交給主管部門。二是檔案人員不足，沒有精力開展鑒定工作。改制企業(yè)檔案人員有的被分流，有的已下崗，有的雖然還在崗，但一般都安排了其他工作。主管部門接收這部分檔案后，如果有人員、經(jīng)費(fèi)等方面的支持，可借調(diào)或返聘有經(jīng)驗(yàn)的檔案人員開展鑒定工作，如果沒有條件，基本是將檔案入庫后，封存管理，不再做進(jìn)一步的鑒定銷毀工作。三是文書檔案缺乏鑒定標(biāo)準(zhǔn)，即使開展了鑒定工作，也是依據(jù)企業(yè)制定的檔案保管期限表，或參考機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表。

3.破產(chǎn)企業(yè)檔案處置經(jīng)費(fèi)不能完全得到保證?！秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定了在清算費(fèi)中要列入檔案處置費(fèi)用，《北京市破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置辦法》規(guī)定國有企業(yè)破產(chǎn)過程中，檔案的清理、鑒定、保管等工作所需費(fèi)用，由企業(yè)主管部門負(fù)責(zé)支付，但執(zhí)行時(shí)較困難，只有部分企業(yè)在經(jīng)費(fèi)方面給予了保障。此外，寄存在國家檔案館的檔案，寄存期滿后檔案如何處置也是企業(yè)面臨的問題。

分析以上問題原因，主要有以下四個(gè)方面：一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，沒有把檔案工作作為企業(yè)資產(chǎn)重組及破產(chǎn)工作的重要內(nèi)容，給予資金、人員支持。二是主要業(yè)務(wù)部門和檔案部門人員在企業(yè)破產(chǎn)前已自謀出路，只有少數(shù)留守人員代管檔案，應(yīng)付破產(chǎn)清算期間的利用工作，無力開展檔案鑒定等處置工作。三是破產(chǎn)清算費(fèi)基本用于企業(yè)職工遣散，無力保證檔案處置所需經(jīng)費(fèi)。四是檔案行政管理部門難于及時(shí)介入，開展指導(dǎo)，導(dǎo)致有關(guān)文件執(zhí)行不力。

四、改制破產(chǎn)企業(yè)檔案處置工作的對策研究

為解決實(shí)際工作中存在的處置工作不能與改制破產(chǎn)工作同步進(jìn)行、接收改制和破產(chǎn)企業(yè)檔案困難、檔案行政管理部門監(jiān)管力度不夠等問題，必須強(qiáng)化檔案處置工作措施，確保檔案處置工作有序開展。

1.制發(fā)相關(guān)文件。檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)針對檔案處置工作實(shí)際問題，進(jìn)一步完善改制與破產(chǎn)國有企業(yè)檔案處置方面的規(guī)范性文件，為檔案處置工作提供更加具有操作性的政策引導(dǎo)。

一是要進(jìn)一步明確檔案處置工作的各方責(zé)任，改變檔案處置工作只是檔案行政管理部門一家職責(zé)的看法。在國有企業(yè)檔案處置方面，檔案行政管理部門、國有資產(chǎn)管理部門、各行業(yè)主管部門都有監(jiān)管職責(zé)，應(yīng)當(dāng)相互協(xié)調(diào)配合，共同監(jiān)督指導(dǎo)破產(chǎn)國有企業(yè)做好檔案處置工作。

二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案處置工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，國有企業(yè)在開展改制或破產(chǎn)工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要，同步成立檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組，審核檔案處置方案，協(xié)調(diào)解決檔案處置工作中需要的經(jīng)費(fèi)、人員等問題；同步成立檔案處置工作機(jī)構(gòu)，檔案處置工作機(jī)構(gòu)應(yīng)由改制企業(yè)上級單位或資產(chǎn)托管機(jī)構(gòu)檔案人員、資產(chǎn)清算組織有關(guān)人員、企業(yè)檔案工作負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，具體負(fù)責(zé)檔案處置方案的起草以及各類檔案的處置工作，從組織上保證檔案處置工作與國有企業(yè)的改制或破產(chǎn)工作同步進(jìn)行。

三是建立改制和破產(chǎn)企業(yè)相關(guān)情況通報(bào)機(jī)制，國有企業(yè)的上級單位或資產(chǎn)托管機(jī)構(gòu)，應(yīng)在國有企業(yè)改制或破產(chǎn)前，將國有企業(yè)改制或破產(chǎn)的申請文件抄送同級檔案行政管理部門，使檔案行政管理部門能夠及時(shí)獲得相關(guān)信息，及時(shí)介入檔案處置工作。

四是要建立改制和破產(chǎn)企業(yè)檔案處置工作審核備案制度，避免檔案處置工作中的隨意性和國有檔案的流失。按照分級管理的原則，檔案行政管理部門負(fù)責(zé)集團(tuán)、總公司檔案處置方案的審核，集團(tuán)、總公司檔案部門負(fù)責(zé)審核下屬改制和破產(chǎn)企業(yè)檔案處置方案，并將審核通過的檔案處置方案報(bào)同級檔案行政管理部門備案。檔案處置方案未經(jīng)批準(zhǔn)、備案，任何單位和個(gè)人不得擅自處置檔案。

五是依法加強(qiáng)對檔案處置方面違法行為的行政處罰力度。依據(jù)檔案法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，對檔案處置方面違法行為要依法進(jìn)行處罰。進(jìn)一步優(yōu)化檔案處置工作的法制環(huán)境，約束企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門在法律框架內(nèi)，按照規(guī)定，重視并做好檔案處置工作，確保檔案得到合理處置，安全保管及有效利用。

2.加強(qiáng)企業(yè)的自我監(jiān)管。國有企業(yè)要依據(jù)檔案法律法規(guī)和規(guī)范性文件，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下，加強(qiáng)檔案處置工作相關(guān)制度建設(shè)，形成上下銜接的檔案處置工作制度體系。使檔案處置工作正常有序開展，既維護(hù)企業(yè)檔案的所有權(quán)、占有權(quán)和收益權(quán)，又避免檔案的隨意處置。

3.強(qiáng)化行政執(zhí)法檢查。檔案行政管理部門在強(qiáng)化檔案處置工作監(jiān)督指導(dǎo)方面不僅要出政策，提要求，還應(yīng)針對檔案處置工作日益加重的新形勢，適時(shí)組織對轄區(qū)內(nèi)國有企業(yè)檔案處置工作的執(zhí)法檢查，嚴(yán)格查處檔案處置工作中的違法行為，確保相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范性文件的貫徹落實(shí)，保障檔案處置工作依法有序進(jìn)行。

4.充分發(fā)揮國有資產(chǎn)管理部門的監(jiān)管作用。將檔案處置工作納入國有資產(chǎn)管理部門的工作程序，從主渠道加強(qiáng)對檔案處置工作的控制。各級國有資產(chǎn)管理部門作為出資人，應(yīng)保證國有資產(chǎn)的保值增值，而國有企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)的重要組成部分，所以，國有資產(chǎn)管理部門在檔案處置方面同樣負(fù)有重要責(zé)任。為此，建議國有資產(chǎn)管理部門將檔案處置工作納入監(jiān)管范圍，納入改制工作總體方案和具體執(zhí)行程序，在審核改制、破產(chǎn)工作總體方案時(shí)，把檔案處置工作作為審核內(nèi)容之一，在布置、協(xié)調(diào)改制、破產(chǎn)工作時(shí)，應(yīng)對檔案處置方案的制定和落實(shí)提出要求等等，以形成檔案行政管理部門和國有資產(chǎn)管理部門共同監(jiān)管檔案處置工作的良好局面。

5.積極探索集中統(tǒng)一保管與接收破產(chǎn)企業(yè)檔案的新方法。目前破產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、管理檔案和企業(yè)黨群工作檔案主要是移交集團(tuán)、總公司，一些破產(chǎn)企業(yè)較多的集團(tuán)、總公司保管下級企業(yè)檔案的壓力較大。針對這種情況，為更加妥善、安全地保管破產(chǎn)企業(yè)的檔案，筆者認(rèn)為，可從以下幾方面進(jìn)行探索，第一，由國有資產(chǎn)管理部門、檔案行政管理部門協(xié)調(diào)國有資產(chǎn)運(yùn)營機(jī)構(gòu)，由他們出面組織設(shè)立破產(chǎn)企業(yè)檔案保管或寄存機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一保管與提供利用破產(chǎn)企業(yè)檔案。第二，借助社會(huì)組織保管破產(chǎn)企業(yè)檔案。目前，我國的一些大學(xué)、研究機(jī)構(gòu)具有保管檔案的能力，從教學(xué)、研究的目的需要出發(fā)，也有接收具有一定歷史地位的國有破產(chǎn)企業(yè)檔案的愿望，因此，檔案行政管理部門、國有企業(yè)可與高校、研究所就可行性進(jìn)行探討，在雙方愿意、能確保檔案安全的條件下，可以捐贈(zèng)的形式，將改制破產(chǎn)企業(yè)檔案向社會(huì)公共機(jī)構(gòu)移交。

作者單位：北京市檔案局