基于文件管理的電子郵件分級存儲與歸檔

卞咸杰

摘要：基于文件生命周期理論，文章提出了電子郵件分級存儲與歸檔中確保電子郵件的可用性、可控性、機密性、完整性和真實性等目標，并確定了電子郵件分級存儲與歸檔方式，提出合理的分級存儲與歸檔方案。

關鍵詞：文件生命周期電子郵件分級存儲歸檔

隨著互聯網與通訊技術的發展，電子郵件作為政府、企業與外界的主要溝通橋梁，已經成為政府部門之間、企業與客戶（供應商）之間保持互動的重要工具。在辦公自動化系統中，電子郵件是其最基本的功能。政府、企事業單位通過電子郵件迅速便捷地起草、發送、瀏覽、分類各類文件、信函等，實現其在政府、企事業單位各部門及個人之間快速的傳遞。目前，電子郵件的應用已確立一種協同工作的機制，更多的辦公自動化系統可以依據不同工作流的處理流程，自動地將文檔以電子郵件的方式傳遞給下一處理對象，通過文檔的自動傳遞，實現復雜的工作流應用。

1 傳統存儲與歸檔的分級方式及其弊端

傳統的存儲與歸檔的分級主要是從數據的訪問率的角度來考慮的，根據數據的重要程度、可用性、訪問頻率和存儲成本等技術指標對數據實施差異化管理，把數據存放在相應的存儲設備上，一般分為在線存儲、近線存儲和離線存儲三級存儲方式。如鄭州大學白廣思的《信息資源分級存儲實現信息生命周期管理》、廣東交通職業技術學院周淦淼等人的《分級存儲管理在電子郵件系統中的研究與應用》和安徽省經濟信息中心繆輝宇的《分級存儲技術在數字媒體資源管理中的應用》等都提出了數據三級存儲方式的觀點。這三級存儲的最大優點就是提高整體系統性能，把不經常使用的數據轉移到下級存儲設備上，需要時刻保持在線的數據就少，這樣就減少了系統資源的占用，自然也就提高了整體系統性能。但是，這種傳統的存儲與歸檔分級方式有著一定的弊端，主要表現在以下幾個方面。

1.1電子郵件數據存儲的成本較高

在線存儲多采用高速磁盤陣列等存儲設備及高端存儲系統和技術如：SAN、點對點直連技術、S2A等。這些高端存儲系統具有一些“高端”屬性，高容量、高性能、高可用性、冗余性等。在電子郵件數據收集的過程中，需要一定的自動化軟件作支撐，WindowsLiveMailDesktop、KooMail、IncrediMail、Foxmail、Mozilla Thunderbird、Outlook Express和MailWasher等，這些都需要增加投資，提高電子郵件存儲的成本。

1.2分級過分依賴于訪問率高低

把訪問量不大的電子郵件數據轉移到存儲性能稍低的磁盤（如IDE或SATA接口磁盤）或光盤存儲設備上，其目的是減輕電子郵件數據存儲的壓力。但這樣做并不合理，因為根據檔案的保管期限劃分標準并不是以“利用的頻率”作為唯一標準。決定檔案保管期限的因素：一是檔案價值的大小，或者說檔案重要程度的高低；二是檔案價值發生作用的時間范圍。同時，在較短時間內對工作有參考利用價值的文件材料，列為短期保存，而在較長時間內對工作具有查考利用價值的檔案，則列為長期以上保存。因此，電子郵件數據訪問量并不能成為存儲與歸檔分級的唯一標準。

1.3相關信息具有后驗性的特點①

對于電子郵件管理系統，并不能從接受電子郵件數據始端就能判斷電子郵件訪問率的高低，僅僅依靠經驗判斷將電子郵件數據存儲在某一層次的存儲設備上并不科學。而且，短期內訪問率高的電子郵件數據并不代表它的使用價值就大。

1.4不同廠商的數據訪問難以自動遷移

目前盡管有許多廠商都推出了相應產品支持電子郵件數據自動遷移，但從技術角度來看，對于同一廠商的存儲產品實現電子郵件數據間的自動遷移并不困難，而不同廠商之間的存儲產品實現電子郵件數據自動遷移就有一定的局限性，這要考慮到數據遷移頻度對電子郵件系統運行的穩定是否有影響。

2 電子郵件分級存儲與歸檔的保障目標

1940年，美國檔案學者菲利普·布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。引入“文件生命周期”概念的目的是強調文件運動的一種時間跨度，表明文件具有從最初形成到最終銷毀或永久保存的整體運動過程。電子郵件作為電子文件的重要組成部分，文件生命周期理論同樣適用于電子郵件的存儲與歸檔。

2.1確保電子郵件的可用性

電子郵件的可用性是指電子郵件的數據與電子郵件系統在任何情況下都能夠在滿足基本需求的前提下被使用的特性。這一特性反映在物理安全、運行安全層面上，確保信息網絡與重要電子郵件系統的正常運行，包括保障電子郵件的正常傳遞，保證電子郵件系統正常提供服務等，反映出電子郵件系統的可用性的基本屬性。保證合法用戶對電子郵件的使用不會被不正當地拒絕。

2.2確保電子郵件的可控性

電子郵件的可控性是指在電子郵件系統中加強對電子郵件的監測與控制。互聯網上針對電子郵件的主動監測、過濾、限制、阻斷等控制能力，反映出電子郵件及電子郵件系統的可控性的基本屬性。在電子政務、電子商務中表現為電子郵件系統對電子郵件服務和電子郵件的訪問具有很強的控制能力。

2.3確保電子郵件的機密性

電子郵件機密性反映在電子郵件具有不被非授權解析，電子郵件信息系統不被非授權使用的特性。這一特性反映在物理安全、運行安全、數據安全層面上，保證電子郵件數據即使被黑客捕獲也不會被解析，保證電子郵件系統即使被訪問也不能夠越權訪問與其身份不相符的信息，達到電子郵件機密性保障目標的實現。

2.4確保電子郵件的完整性

電子郵件完整性是指電子郵件數據信息不被篡改的特性，即電子郵件在存儲和傳輸過程中保持不被非法修改和破壞，并且能夠判別出電子郵件數據是否已被改變。其目的是保證政務信息、商務信息處于一種完整和未受損狀態，在數據安全層面上，確保電子郵件系統中所傳輸的電子郵件數據的完整性。

2.5確保電子郵件的真實性

電子郵件真實性是指電子郵件系統在交互運行中確保并確認電子郵件的來源以及電子郵件發布者的真實可信及不可否認的特性。這一特性反映在運行安全、數據安全層面上，保證電子郵件交互雙方身份的真實可信、以及交互電子郵件數據及其來源的真實可信。在電子政務、電子商務中要實現的目標是任何電子郵件的提供者和其使用者雙方都要建立有效的責任機制，防止用戶否認其行為。

3 電子郵件分級存儲與歸檔方案的實施

在電子政務、電子商務等活動中，電子郵件作為發布信息、傳遞文件的重要渠道，其數據保護是其關鍵。但是，并非所有的電子郵件數據都具有同樣的價值，也并非所有的政府、企事業單位都具有同樣的需求。電子郵件數據的存儲與歸檔目的“是將當前高效運行的網絡、計算機和信息系統中長期呆滯的數據從當前在線存儲系統中剝離出來，以減輕現行系統的運行負擔，提高系統的服務性能和運行效率。”②

3.1電子郵件的鑒定

根據電子郵件的內容確定其是否具有公文性質，是否具有保存價值。對于涉及公務但以個人名義收發的電子郵件應視為公務電子郵件。對于公務電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關紙質文件材料的保管期限和密級的有關規定執行。另外，檔案部門必須對需要歸檔的公務電子郵件進行真實性、完整性、有效性鑒定。為拒絕垃圾郵件，首先要查看發件人的IP，查詢收到的電子郵件IP所屬的區域。其次，如果網站上有計數器，同時可以參考一下計數器里面的IP記錄，查看該IP是否瀏覽過收件方的網站。第三，查看電子郵件發來的時間，根據時差判斷發送電子郵件的時間是否準確。第四，查看電子郵件里面是否留下詳細的聯系資料，如果有網址、詳細電話、傳真地址等，一般比較可信。第五，分析電子郵件的內容是否有價值。

3.2電子郵件的分級

電子郵件分級就是要將用戶擁有的所有存儲資源統一管理，提高每種存儲設備的利用率，節約成本。在分級過程中，存儲的分級是十分明顯的，僅從設備上說，就有磁帶機、磁帶庫、NAS、中低端盤陣、高端存儲系統等等。對于電子郵件數據的存儲，采用分級別進行，在保持對歸檔數據可訪問的前提下，根據電子郵件內容的具體情況和保管期限，結合檔案分類方案，把電子郵件按不同級別存儲到硬盤或磁帶上。對重要的電子郵件，具有永久保存價值的將電子郵件數據存儲在一級硬盤；對于比較重要，具有長期保存價值的電子郵件數據存儲在二級硬盤。同時，也應把電子郵件數據保存拷貝在磁帶上，因為相對于硬盤來說磁帶的成本低得多。

3.3電子郵件的存儲

OE全稱Microsoft Outlook Express，這是微軟公司出品的郵件管理程序，功能強大。該軟件已經整合在IE瀏覽器中。在OE程序里，默認的郵件文件夾地址在系統盤，但重裝電腦的時候很容易丟失該程序，所以正常情況應將電子郵件存儲到非系統盤。另外，在OE里面，按照單位名稱、郵件類別、地區等有關選項新建電子郵件的存儲文件夾，并將相關的電子郵件存儲到對應的文件夾里面。定期將電子郵件內容整理出來，也可以打印以紙質檔案的形式同時保存。

3.4電子郵件的歸檔

電子郵件歸檔作為文件生命周期管理中不可缺少的一環，就是要把需要長期存儲卻又不會被經常訪問的數據遷移到更經濟合理的存儲介質上，在需要時又能及時檢索，從而降低系統的整體擁有成本，簡化存儲管理。根據《公務電子郵件歸檔與管理規則》的有關規定，“辦理完畢且具有保存價值的電子郵件應及時從原有郵箱中遷移出來，進行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統中。”③需要注意的是，采用物理歸檔的公務電子郵件應采用或轉換為規定的標準格式進行歸檔，有些電子郵件的存儲格式無法完整、準確地轉換，應將相關的應用程序同時歸檔。

總之，在電子郵件存儲與數據歸檔中，文件生命周期管理的理念同樣適用于電子郵件的管理，它能幫助政府、企事業單位科學有效地加強對電子郵件的管理，以最低的成本來實現電子郵件大量數據的有效管理與高效利用。隨著通訊技術、網絡技術等現代技術在電子郵件歸檔系統中應用的成熟，數據加密、身份認證、虛擬化等技術也逐步走進電子郵件存儲與歸檔的應用中，有效地提高了電子郵件存儲與歸檔應用的效率，使電子郵件的存儲與歸檔做到既科學規范又節約高效。

鹽城師范學院2012年度校級教授、博士基金項目（項目編號為：12YSYJB0107）《基于文件管理的電子郵件歸檔研究》階段性研究成果。

注釋：

①傅佳.基于應用等級的存儲分級管理策略[J].中國金融電腦，2012（1）：72-74.

②陳永生，薛四新.基于分級存儲的數字化檔案利用模式研究[J].檔案學研究，2006（5）：33-37.

③國家檔案局.中華人民共和國檔案行業標準DA/T32-2005公務電子郵件歸檔與管理規則[J].中國檔案，2006（1）：41-43.作者單位：鹽城師范學院