淺談煤機企業采購產品的質量管理與控制

王瑞萍

(山西焦煤 西山煤電(集團) 機電廠，山西 太原 030053)

2011年以來，西山煤電(集團)公司礦井工作面因采煤運輸、支護設備幾起質量事故造成了工作面停工停產，這些設備質量事故均發生在外購外協件的采購環節上，不僅使企業蒙受經濟和聲譽上的損失，同時，由于停產處理質量問題使得原煤生產的經濟損失更加巨大。而西山機電廠經過多年液壓支架和運輸機的制造，工藝、設備、技術不斷完善，自制核心產品的質量已經基本趨于成熟穩定，發生質量事故的風險比較低。對外采購產品連續發生質量問題，一直以來困擾著企業管理者，如何減少采購產品環節出現質量問題，成為該廠近期質量管理的一個難點。

1 幾起質量事故的原因分析

第一起，液壓支架連桿連接銷軸批量斷裂事故，直接原因是外協熱處理工序不當造成，管理原因是外協部門沒有嚴格執行進廠委托檢驗程序，批量產品未經檢驗。第二起，液壓支架立柱發生自降，直接原因是生產廠家立柱密封件沒有嚴格按圖紙要求裝配，管理原因是進廠檢驗時沒有按照標準要求，進行檢驗試驗。第三起，膠帶輸送機蛇簧聯軸器實物與加工圖紙不附，管理原因是合同標定全額付款后提貨，發生質量問題供方不及時處理。

從以上三起事故原因分析來看，發生質量問題有以下幾個特點:一是產品外協時采購合同沒有附帶技術工藝要求;二是產品批量大，發生的質量問題都是同類問題，過程疏于監管，沒有嚴格實行首件檢、巡檢、完工檢等程序;三是采購合同沒有對供方質保金要求條款，屬于采購合同條文不嚴密;可能隱含其他方面的原因。說明問題不僅僅是發生在采購產品的質量上，深層次問題是在采購過程的質量管理和監督環節上。通過對當前企業內部采購管理狀況的調查，存在著以下問題:

1)采購過程由采購部門獨立完成，訂立合同時，涉及技術、質量方面的條款缺乏技術和工藝等部門的共同參與和指導，而采購人員大多數都不從事技術管理工作，專業知識儲備不足，對供方的技術工藝要求條款提不出問題。

2)企業對采購過程疏于監管、約束與考核。企業沒有理順采購過程的全方位管理流程，不能及時糾正采購過程管理出現的問題。

3)供方的基本信息不能共享，只有采購部門的采購人員了解供方的一些基本信息，但不夠全面，質量責任不能共擔。

4)對一些長期合作的(外協)供方沒有實施生產過程監督檢驗，忽視了發生質量問題的可能性。

隨著煤機企業生產能力的擴大，外購外協產品的量值也直線上升，采購產品的質量必將很大程度上直接影響，甚至決定著整機產品的質量。企業在轉型發展過程中，對采購產品、采購服務的過程質量進行管理和控制的意義重大。

2 選擇合適的供方

企業根據自己的實際需要對供方進行正確考察分析，從供方執行合同能力、財務狀況、質量保證能力、會計制度、組織與管理、職工技術狀況是否穩定、對供方的客戶資料管理、供方產品適應性、機械設備等能否滿足企業的質量要求等方面進行實地考察。按照供方選擇流程進行甄選，經供方調查、體系審核、開發樣品、樣品驗證和小批量試用等過程各環節的控制，挑選、采購的產品符合設計和工藝要求的供方，經技術部門、工藝、質檢部門、生產部門審核，選出適合本企業的供方，總工程師批準后，由采購等部門執行，采購部門必須在合格供方名錄下實施采購。

3 建立多部門參與、相互制約的采購管理體系

企業要細化和完善對采購過程全方位監管，讓相關部門參與進來，相互合作、相互制約，主要涉及供方管理部門由技術部門負責將與外部簽訂標書及技術協議等信息傳遞到采購部門;采購部門應建立內部質量管理組織機構，專門設立一名專管技術工作的部門領導，負責協調技術、管理方面的工作，審核采購計劃、簽訂采購合同的技術協議;并將采購信息和招標文件傳遞到技術、工藝、質檢、物流中心等相關部門;質檢部門根據采購信息和招標文件上的技術工藝要求，編制采購產品檢驗計劃、安排具有能力的檢驗人員對外購件外協件進行質量驗證，出具入廠檢驗報告作為采購部門付款依據;財務部門按照合同和驗收單據進行結算付款。企管部門定期安排內部質量體系審核計劃，對采購部門相關聯要素進行審核。幾個部門對采購流程各環節進行了有效控制和監督，整個采購過程形成相互制約、相互聯系的作用，同時采購部門加強對采購人員的業務培訓，使其掌握一定電腦操作知識和商務知識，規范采購人員的采購行為，通過對合格供方流程管理，并保持其流程的暢通無阻，提高企業采購工作透明度，減少評價供方時的人為主觀判斷因素的影響。

為滿足顧客要求，全面落實質量責任，對一些制造過程復雜的外購外協件，企業在與供方簽訂供貨合同時，必須簽訂技術質量協議，采購部門邀請技術、工藝和質檢部門參與采購產品技術協議的簽訂，尤其是外協產品協議中應當明確載明采購產品執行的技術標準、產品圖樣、技術等級、工藝要求、檢驗地點、檢驗方式等，規定產品實現過程的某些或全部的控制方法。必要時，供方應將采購產品的工藝文件與企業專業人員溝通，雙方確認。簽訂技術協議是采購產品訂立合同時不可或缺的環節。

4 完善和細化各項考核制度和工作流程

企業應通過制度，約束和規范企業自身和供方的行為，績效(質量、交貨、價格、服務)考核與激勵機制相結合的手段，加強對企業、供方的管理，識別產品在設計過程、制造過程、輔助過程、使用過程中需要控制的環節并不斷完善改進工作流程，梳理采購管理流程，信息流程，合格供方管理流程等，不斷完善供方的評價體系，對供方及企業各部門、各環節實行績效考核與激勵機制相結合原則，堅持做到獎罰分明，制定出嚴格的績效考核辦法，在原材料采購環節要由思想素質和業務素質高的人員負責，在企業與供方之間的溝通上企業應向供方提供溝通機制，供方認為個別采購人員有不當行為的，可以利用舉報電話等方式及時和企業溝通并進行投訴，企業監管部門要定期、不定期主動調查監管。同時制定出原材料采購的質量標準及采購部門考核辦法，增加采購工作的透明度。

企業內部應建立健全內部控制監督體系，監督好內部管理的每一個環節，企管部門負責對供方評價、淘汰管理的指導監督，由企管部門牽頭組織相關部門對有關的職能部門進行監督檢查，將檢查結果上報總工程師及廠長。由總工程師在生產調度會上通報。

4.1 嚴格外購外協件進廠檢驗

本企業應建立并不斷完善進廠檢驗的控制程序，明確采購、技術質檢部門的責任，賦予質檢人員進廠把關權利，企管部門檢查考核權利。利用ERP 資源管理，傳遞進廠委托檢驗手續、質量確認點擊手續，未經點擊的產品不能進入及辦理入庫流程和付款。

進廠檢驗時，除驗證供方各種質量證明和檢驗試驗報告以外，應按采購合同和質量技術協議逐項進行實物驗證，嚴格執行抽樣方案并保存檢驗記錄。對于有安標要求的產品，必須驗證供方取得的產品煤安標志證明。

4.2 產品質量抽檢

采購部門業務人員要經常與供方聯系，隨時掌握采購產品的生產進度，按照產品供貨合同和技術協議附件的條款，通知工藝人員和檢驗人員去供方進行產品現場質量抽檢，確認其生產過程是否符合技術協議等有關要求，對一些企業不具備檢驗試驗手段的產品，要求供方提供具有檢驗資質機構出具的權威性報告。控制供方生產全過程的各個重要環節，才能保證供方產品質量的提高和穩定。

4.3 特殊過程控制的抽查和監督

對關鍵特殊性能要求的產品，應對供方產品形成過程的抽查時間、頻率，特殊過程人員的資格、特殊過程使用設備的確認及過程使用的工藝等提出必要的質量保證要求，經雙方認可后執行。供方的檢驗人員必須對特殊過程的各項參數進行監控，企業要指派專職檢驗人員進行現場工藝監督，要增加檢驗的頻次。雙方特殊過程質量控制的各種記錄必須交予企業質檢部門備案。

4.4 采購管理流程

采購管理流程應該從制定企業采購付款預算開始，經審批生成采購單，并依據采購單實施采購，直到跟蹤、執行付款預算為止。對采購訂單流轉的各個環節進行準確跟蹤，實施全過程管理，保證流程的順暢。

5 將精細化質量管理體系向供方延伸

加強對外購外協單位的監管，企業可采取對供方使用的原材料指定分供方、按照企業質量管理方法對供方實施管理，要求供方對其分供方進行質量管理等，采取第二方審核等辦法協助外購外協單位對分供方進行質量控制。企業制定采購管理程序要細化精確，從對供方的選擇、確定到日常的管理，質量控制、服務責任、質量責任及質量改進等都要做出明確規定。按照合格供方的管理程序對供方實行動態管理，年底由供方管理部門組織相關部門對其評定，采購部門應當保存采購產品的檢驗記錄單據，并記錄每次檢驗的結果，提供業績評審的證據。采購產品領用單位每月向技術部門、采購部門反饋采購產品使用的質量情況，實行零報告。

質量管理部門應對采購產品的質量結果作為企業質量管理考核中供方業績評審的重要內容實施考核。

6 對采購產品質量信息反饋與處理

企業應當建立采購產品質量的信息溝通渠道，當采購產品過程中出現不合格時，采購部門與供方及時溝通，外購產品要及時退換貨，外協產品在檢驗、裝配和使用中出現質量問題。限期予以整改，如供方不配合限期整改的，可申請取消其(外購、外協)合格供方資格。

企業要不斷收集生產過程中的各種數據(包括顧客投訴、抱怨)，將問題進行分析后迅速反饋到供方。使其及時處理問題，主動改進產品質量，得到不斷持續改進，實現信息共享，最終實現企業與供方的共贏。

質檢部對供方整改的時間和措施，必須形成記錄歸檔，作為以后考核的參考依據。

7 結論

通過對采購產品的過程管理與控制，企業對供方提供的原材料、外購外協件的質量能得到較好的控制，不僅供方能為企業控制采購產品的質量，通過合作和制約相互的行為，共享信息，達到互利共贏。企業要針對供方管理不斷補充完善細化管理體系。通過梳理工作流程，保持運行中的流程暢通，加強績效考核及監督管理，充分利用與供方良好合作，將對降低產品成本、改進產品質量、縮短產品開發周期、提高企業效率，提升企業在市場中的競爭力起到決定性作用。