淺談海洋功能區劃編制文件材料收集工作

黃麗明

（廣東省海洋資源研究發展中心 廣州 510220）

海洋功能區劃（以下簡稱“海洋區劃”）是海域使用管理和海洋環境保護的重要制度，是海域資源開發、控制和綜合管理以及編制各類涉海規劃的法定依據。其有效規范了海域使用行為，在實現海洋資源的科學合理開發，促進海洋經濟全面、協調、可持續發展等方面發揮了重要作用。海洋區劃編制檔案作為海洋區劃研究的歷史記錄，不僅是海洋區劃編制工作的成果，也是海洋區劃修編的重要依據，因此，海洋功能區劃編制檔案工作是海洋功能區劃編制研究工作的一項不容忽視的工作內容。海洋區劃編制文件材料收集工作是海洋區劃編制檔案工作的基礎，文件材料收集得是否齊全、完整和準確，是保障海洋區劃編制檔案質量的重要前提。

1 一般研究過程

了解和掌握海洋區劃編制研究過程是文件材料收集工作的重要基礎。海洋區劃編制涉及了多部門、多學科的研究，一般經過準備階段、組織實施階段、評審驗收階段和上報審批階段。

準備階段：確定海洋區劃編制單位，成立編制組織機構，確定工作方案和實施方案等。組織實施階段：按照《海洋功能區劃技術導則》（GB/T 17108-2006） 和《省級海洋功能區劃編制技術要求》 （海管字 [2010]83號）的要求，參考現有歷史資料和配合實地調查，是基于編制海洋區劃的主要途徑，一般包括外業調研、內業研究、征求意見等過程。其中外業調研主要通過實地調查和部門走訪，收集相關的基礎資料、行業規劃，了解區域自然情況、用海情況，及各涉海部門用海設想和對海洋區劃的意見、建議。內業研究主要是對收集和調查獲得的資料進行整理分析，形成基礎地理、自然環境資源、海域使用現狀、海域使用需求等圖件和資料后，編制專題研究報告和海洋區劃6項成果（文本、登記表、圖、報告、編制說明和數據庫）。征求意見是將海洋區劃成果發至沿海各海洋管理部門和涉海部門，根據部門意見對海洋區劃進行協調和完善。評審驗收階段：召開專家評審會，邀請海洋區劃專家對海洋區劃成果進行評審驗收。上報和審批階段：省級海洋區劃上報省政府審核后，由省政府上報國務院，抄送國家海洋局，審批同意后，由省政府下文印發實施。海洋功能區劃文本、登記表、圖具有法律效力。

2 文件材料收集的關鍵

2.1 確定文件材料收集范圍

熟悉研究過程，分析可能產生的文件，提出適合海洋區劃編制實際情況的文件材料歸檔范圍和要求，是海洋區劃編制文件材料收集完整齊全的基本保障。各階段主要歸檔文件材料如下：

（1）研究準備階段。包括海洋區劃編制的工作建議、論證材料、請示和批復、組織機構、工作方案和實施方案、任務書、合同、經費計劃和管理、工作啟動等材料。

（2）組織實施階段。主要有：外業調研文件材料，包括調研方案、部門走訪座談記錄和錄音、實地調查情況記錄、實地拍攝的照片、工作草圖、調研總結或報告等材料；內業研究文件材料，包括基礎地理、自然環境資源、海域使用現狀、海域使用需求等圖件和資料、專題研究報告和海洋區劃文本、登記表、圖件、報告、編制說明、數據庫6項成果歷稿以及計劃、階段性總結、與任務委托單位產生的文件材料等；征求意見文件材料，包括成果專家研討會、部門反饋意見和意見匯總、部門協調會等材料。

（3）評審驗收階段。包括評審驗收會會議通知、會議議程、專家名單、會議代表名單、評審/驗收意見、專家個人書面意見、工作報告或工作匯報稿、會議記錄、會議紀要和音像材料等。

（4）上報審批階段。包括上報的請示與批復函，海洋區劃上政府常務會的相關材料，印發公布實施的紅頭文件以及批準的正式稿等報批過程產生的材料。

以上文件材料范圍涵蓋不了整個區劃編制研究過程所形成的材料，或者某些材料沒有形成，但在收集工作過程中應把握凡在研究過程中形成的文件材料都需要收集的原則。

2.2 明確專人負責收集工作

歸檔文件材料的收集是指通過一定的方式和方法，將在海洋區劃研究活動中產生的文件材料適當集中、妥善保管的一項工作。這項工作貫穿于整個海洋區劃編制研究過程中從文件材料形成到歸檔前的文件管理工作。

要保證收集工作的有效性，就必須保證收集工作的連續性，其主要辦法就是設置專人負責收集工作，并且一般安排海洋區劃編制課題組的研究人員作為兼職檔案員承擔相關工作。安排課題組人員直接擔任兼職檔案員，主要有3個優點：一是作為海洋區劃編制文件材料的形成者，能更完整、準確地收集文件材料；二是能及時了解整個海洋區劃編制的計劃和進展情況，便于及時地收集文件材料；三是能更準確地鑒別文件材料的保存和利用價值。同時收集工作與工作計劃應相結合。文件的形成與活動密切相關，任何的活動離不開計劃。因此，兼職檔案人員要隨時了解和掌握海洋區劃編制工作的進展動態，這樣有利于及時、完整地收集文件材料。

2.3 把握文件材料收集時機

科技文件材料是生產活動的伴生物，是按照科技活動的程序有規律形成的，海洋區劃編制文件材料收集人員應該掌握海洋區劃編制文件的形成規律和收集規律，抓住文件形成的重要環節或關鍵階段，不失時機地做好收集工作[1]。主要抓好6個階段的收集工作：一是在確定編制單位的同時做好準備階段的文件材料收集；二是在外業調研活動后應及時收集調研過程中形成的一整套文件材料，每一次調研活動做到有目的而去、有結果而回；三是海洋區劃編制工作形成成果時應及時收集產生的每一次重要稿件，主要包括專題報告和6項成果；四是在匯總部門征求意見時應將反饋意見及匯總意見一并收集齊全；五是評審會結束后應及時收集會議相關文件材料，并注意材料的成套性；六是在上報審批階段不僅要做好本階段文件材料的收集，而且要為整個項目文件材料的規范化整理做好準備。

3 結語

海洋區劃編制工作文件材料收集是海洋區劃編制檔案工作中的重要環節，只有掌握了海洋區劃編制的研究過程，才能明確區劃編制文件材料收集范圍，才能把握好文件材料的收集時間，切實做好文件材料的收集工作。同時制定海洋區劃編制研究人員作為兼職檔案人員是確保文件材料收集工作連續和有效的重要保障。但文件材料收集工作仍舊是檔案工作的基礎，要保證海洋區劃編制檔案能夠更好地記錄海洋區劃工作的歷史，并為海洋管理和相關的海洋科技活動提供服務。海洋區劃編制研究人員和相關檔案人員還需做好歸檔文件材料的規范化整理和歸檔工作，以提高海洋區劃編制檔案的齊全性、完整性、準確性和系統性。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學[M].北京：中國人民出版社，2009：163.