富士施樂解決方案幫助企業實現高效低碳文件管理

在日常辦公中，每個企業每天都要處理大量的紙質文件與電子文檔，當紙質文件需要傳閱、審批、分類、長期存檔并定期調閱查詢時、當電子文檔需要和紙質文件統一管理時，就會發現這一切不僅耗費時間，還要花費一定的保管成本，查找起來也費時費力。對于往來傳真較多的企業，還會遇到垃圾傳真、錯拿錯發重要傳真、甚至因遺失傳真延誤業務的困擾，這不僅影響辦公效率，也會有機密信息外泄的隱患。

如何將這些數量龐大、易丟失又不易查找的紙質文件和電子文檔整合在一起實現統一管理？

在富士施樂近期舉辦的文件管理解決方案體驗月活動中，很多用戶找到了答案。

電子辦公桌

富士施樂獨有的Docu-Works+Docushare結合的文件管理解決方案，可將電子化的紙質文件與電腦中的各種格式文檔進行統一管理，輕松實現共享、檢索和調用，幫助企業實現高效溝通。

例如，將紙質文件掃描成電子文檔，再將電腦中的所有文檔（無論是PDF、WORD、還是 PowerPoint、甚至是圖片JPEG格式）轉換為與掃描文檔統一的DocuWorks格式。Docu-Works具有更人性化的獨一無二的文檔管理界面，相比傳統辦公文件的管理，可以讓文檔管理、查找、確認、審批文稿圖樣的工作變得更生動、更高效、更直觀。就像將辦公桌移到電腦上，在這個“電子辦公桌”上，原本格式各異的電子文檔，可以像紙質文件一樣隨心所欲地進行合并、拆分、編輯、批注、查找、打印及發送郵件等。同時，還可利用“電子文具”對這些文檔進行標記、蓋章、劃圈、標簽、批注，比使用真實文具還要方便。在這個平臺上，用戶不需要學習復雜的電腦知識，就能夠熟練地完成歸檔、資料管理等辦公電子化的各種要求，在幫助企業節約辦公成本的同時，提高辦公效率。

通過這套解決方案中強大的檢索功能，用戶還可根據文檔中的關鍵字、業務參數等信息，快速準確地查閱相關資料。而其具備的工作流定制功能，則能夠幫助用戶根據實際工作流程進行電子化流轉，大大減少流程所耗費的時間和紙張。另外，其具備的故障自動保護和災難備份功能，還可使公司的資料時時處于受保護和可使用的狀態。

據富士施樂的一項數據顯示，這一解決方案使用戶查找所需資料的時間由原來的1小時大大縮減為現在的5分鐘，查詢時間減少80%以上，運作開支最多可以節約25%。

傳真無紙化

富士施樂這套文件管理解決方案還可結合數碼復合機實現“無紙化傳真”，不僅能加強信息安全、優化辦公流程，還能減少紙張及能源消耗。采用這套方案，當接收傳真時，無需再將傳真打印輸出，而是以電子文檔的形式直接發送到電腦中。電腦接收到傳真后，“紙盤”會相應顯示收到的傳真數量，并彈出提醒窗口，避免信息接收的遺漏。將紙盤內的傳真文件導入DocuWorks中，利用 DocuWorks豐富直觀的功能，即可像處理紙質傳真一樣對傳真電子文件進行批注、蓋章等操作，使得傳真的后續處理更加輕松、高效。

富士施樂的無紙化傳真解決方案，真正著眼于完整的傳真業務工作流程，不僅避免了紙質傳真易丟失的現象，減少了紙張的用量與碳排放，同時加強了信息安全管理，讓業務流程更加流暢與高效。