基于科學和風險的制藥行業電子記錄管理

柯爭先

(香港奧星集團，河北石家莊050000)

0 引言

隨著計算機技術的發展，制藥企業的生產、研發、倉儲及配送等過程中所應用的電子文件或數據(非紙質)也越來越多。

與傳統的紙質記錄相比，電子記錄具有以下優越性：

(1)信息存取容易；

(2)傳送速度快，有利于提高工作效率；

(3)搜索能力強；

(4)數據容易進行統計和分析；

(5)可由多人同時進行存取；

(6)節約紙張，具有良好的環保效益。

但是，相比于紙質記錄及手寫簽名，電子記錄及電子簽名也存在如下問題：

(1)數據容易被篡改；

(2)覆蓋性強，不容易發現修改痕跡；

(3)容易丟失；

(4)管理不當時，簽名容易被偽造或盜用。

中國國家食品與藥品管理總局于2013年3月發布了GMP附錄征求意見稿《計算機化系統》，對電子數據的管理提出了諸多要求。目前，雖然大部分制藥企業都具有良好的管理紙質記錄和傳統簽名的經驗，且GMP對此也有嚴格的要求和規定，但是，對于電子記錄(及簽名)的管理而言，國內制藥企業(甚至一些歐美制藥企業)都存在經驗不足、管理不到位等問題。本文旨在從制藥企業質量風險管理入手，探討電子記錄管理的相關知識。

1 概念和定義

在美國聯邦法規第21篇的第11部分給出了電子記錄與電子簽名的定義。

電子記錄：依靠計算機系統進行創建、修改、維護、存檔、找回或發送的文字、圖表、數字、聲音、圖像及其他以電子(數據)形式存在的信息的任何組合。

電子簽名：計算機對一些符號的執行、采用或被授權的行為進行數字處理，這種行為在法律上完全等效于傳統的個人手工簽名。

一般電子簽名有2種形式：

(1)無生物特性的電子簽名，如用戶的識別碼和密碼，其不隨時間變化，具有唯一性；

(2)具有生物特征的電子簽名，如指紋、視網膜掃描、發聲等，這些特征體現了個人獨有的特性，是可測量的。

手寫簽名：指個人的手跡簽名或合法的標志，是以永久的形式表現個人真實意圖的個人簽名或合法標志，這種用1支鋼筆或尖筆進行書寫及標志的簽字行為是可被保存的。一般認為，手寫簽名或合法的標志適用于書面，也可以適用于其他可以獲取名字及標志的設備。

封閉式系統：是指一種環境，在此環境中的系統通道是被一定的人員控制的，該人員有權限在系統上進行電子記錄的操作。使用封閉系統進行電子記錄生產、修改、維護、發送等活動的人員，應建立相關的管理及控制程序，并確保電子記錄的完整性、真實性和保密性。

開放式系統：是指一種環境，在此環境中的系統通道不是由那些在系統上進行電子記錄操作的人所控制。

混合系統：“混合系統”是指由電子記錄和紙質記錄(通常在紙上進行手寫簽名)共同組成的系統。最常見的混合系統是用戶使用一個計算機化系統(電子批記錄、分析儀器等)產生一個電子記錄，然后再按照預定法規(GLP、GMP、GCP)對記錄進行簽名。然而，該系統沒有電子簽名選項，因此用戶不得不把報告打印出來，在紙質復件上簽名。這樣就有了一個電子記錄和一個紙質/手寫簽名，這樣的“系統”就是混合系統。

2 制藥行業基于科學和風險的電子記錄管理概述

2.1 ERES法規簡介

美國聯邦法規第21篇的第11部分關于電子記錄與電子簽名內容的首版于1997年8月20日生效并發布實施，每年4月1日進行補充或核對更新發布一次。該法規旨在保證制藥企業的電子記錄及電子簽名能完全等效于紙質記錄及傳統簽名，從而達到保證產品質量、患者安全和數據完整性的目的。其內容分3個分部：分部A一般規定，分部B電子記錄，分部C電子簽名。

2.2 ERES適用性

USFDA發布了工業指南《Part 11電子記錄與電子簽名——范圍與應用》，該指南闡明了本法規(即美國聯邦法規第21篇第11部分)的適用范圍；只有屬于該范圍且受GxP監管的計算機化系統或電子數據系統才適用本法規。

2.3 ERES(及EU GMP、CFDA GMP等)對于電子記錄管理的要求

2.3.1 電子記錄的驗證、生成和獲得

(1)生成電子記錄的系統必須經過驗證，其以后的運行狀態應當與驗證時的狀態一致，從而準確、可靠、穩定地實現其預期性能。

(2)如果電子記錄數據被轉換為另外一種數據形式，則在驗證時需要檢查轉換過程中數據的數值(和/或意義)是否被修改。

(3)確保生成的電子記錄是準確的、完整的，可以進行清晰打印，同時易于被一般人士(非專業的IT人士或計算機本身)讀取，且能夠適合FDA檢查、審核和拷貝。

(4)計算機化系統所獲得的電子記錄要保證真實、準確、完整。在記錄存儲期間，應保證其在要求期限內不失真。例如，對于自動采集到的數據，應保證其在生成、傳輸、存儲環節中不失真；對于關鍵數據的手工錄入(如投料量)，應該有對數據準確性的附加檢查，而該檢查可由另外一個操作者進行，或使用經過驗證的電子方式進行檢查。對于本身存在錯誤的數據或錄入錯誤的數據，會對系統造成嚴重的潛在危害，應使用風險管理來應對。

(5)必要時，可采用裝置(例如終端)檢查來判定數據輸入源或操作指導的有效性。

(6)在生產、包裝、倉儲、QC等過程中使用自動或電子設備時，應按照操作規程定期對儀器、儀表進行校準和檢查，以確保其操作功能正常，電子記錄數據準確；同時，校準和檢查過程應當有相應的記錄。

(7)對于被支持放行的電子記錄，應生成打印文件，以反映和支持原始數據錄入后是否發生變更。

(8)系統與系統之間進行數據的電子交換時，應當進行檢查，以保證數據被正確、安全地錄入和處理，以降低風險。

(9)當軟件和操作環境發生任何更新時，需保證系統仍能夠根據預定法規所要求的年限獲得和維護電子記錄數據。

(10)參與開發、維護或使用電子記錄及電子簽名(如適用)系統的人員，應具有相應的教育、培訓等經歷，以保證其能夠勝任該工作。

2.3.2 電子記錄的訪問、修改和審計跟蹤

(1)通過授權個人用戶的方式來限制電子記錄系統的登錄和數據訪問，只有經過授權的人員才能夠訪問特定的電子記錄。

(2)應該基于風險評估的考慮給系統增加一種可以生成記錄的功能，以記錄所有與GMP相關的變更和刪除，即“審計跟蹤”功能。如果要修改或刪除GMP相關的數據，相關的理由應當文件化。審計跟蹤可以將電子記錄轉變為一種一般人士(非專業的IT人士或計算機本身)可以理解的形式，以便定期進行審查。

(3)通過安全的由計算機生成的具有時間戳記的審計跟蹤，記錄創建、更改或刪除電子記錄等行為的日期及時間。嚴禁在未經授權的情況下對記錄進行修改。

(4)審計跟蹤記錄與目標電子記錄至少應保存相同的時間。

(5)電子記錄系統必須能夠識別電子記錄中的修改情況，以檢測無效的或被篡改的數據。

(6)對電子記錄所做的任何更改不能掩蓋之前記錄的信息。

(7)為了避免偽造電子記錄和簽名，需確立與堅持源自個人電子簽名行為的責任與職責的書面策略。

2.3.3 電子記錄的備份和恢復

(1)使用電子數據處理系統、照相技術或其他可靠方式記錄數據資料時，應核對記錄的準確性。對于采用電子方法保存的批記錄，應采用磁帶、縮微膠卷、紙質副本及其他方法進行備份，以確保記錄的安全，便于在保存期內對數據資料進行查閱。

(2)所有的相關數據(包括審計跟蹤記錄)都應定期進行備份。驗證過程中應檢查備份數據的完整性、準確性和恢復數據的能力，同時需要定期監測。在遭遇斷電或其他突發事故后，記錄的內容應能夠立即恢復且不失真。

3 結語

隨著科學技術的不斷發展，越來越多的制藥企業開始嘗試采用ERP(企業資源計劃)、MES(生產執行系統)、LIMS(實驗室信息管理系統)等數據管理或流程管理系統進行企業資源、流程、數據的高效整合和優化，實現“無紙化”辦公及管理。數據記錄有3種形式：手寫記錄(如直接人為手寫的溫、濕度記錄)、人工介入的電子記錄(如打印的凍干曲線進行手寫簽名)、“純”電子記錄(采用電子簽名直接以純電子的形式支持放行或迎接檢查的批生產記錄)。這3種數據記錄形式是否能夠滿足ERES法規的要求，關鍵要看其記錄的數據是否具有安全性、完整性和可追溯性，并且是否按照既定法規對記錄的保存時限要求進行了有效保存。法規不會限制技術的進步和革新，但由于“無紙化”的電子記錄存在被篡改、被刪除、容易丟失、容易偽造等風險，因此，才會加入相關的監管條款，通過該條款的監管，保證電子記錄完全等效于傳統的手寫記錄。

加強對相關的管理要求的認識并切實將其應用于制藥企業生產、研發、倉儲等過程，不論從風險管理還是符合規定的角度出發，都是非常必要且有益的。