新時期醫院建立綜合檔案室初探

李莉

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1673-5811（2013）03-0040-01

醫院檔案是醫院各項活動的歷史記錄。檔案工作的好壞，直接關系到醫院的基礎管理水平。在現代醫院管理中，醫院檔案管理如何跟上醫院發展的步伐，更好的服務于醫療、教學、科研，應成為醫院管理者十分關注的問題。在衛生部制定的等級醫院管理標準中，規定三級醫院檔案管理必須達到科技事業單位檔案國家二級標準，因此檔案管理在醫院管理中具有十分重要的地位。醫院建立綜合檔案室，就是將分散保存在不同職能部門的檔案集中統一到綜合檔案室，實現檔案資源的集中與整合，從而達到“多檔合一”，實現檔案信息資源共享，提高工作效率。筆者就此談一些思考，與同行共同探討。

一、當前醫院檔案管理格局

1.室藏結構不合理，服務層面單一

醫院檔案室保存的絕大部分都是文書檔案，其主要來源于各級黨委、政府及其各個部門，這樣就導致了檔案室的主要利用對象大都是黨政職能科室工作人員，醫護人員以及醫院服務的主體——患者及其家屬很少來查閱檔案，正是由于檔案室保存的檔案類型過于單一，與醫院主體以及服務主體息息相關的檔案數量太少，造成醫院檔案室服務層面單一。

2.各門類檔案分散保管，各自為政

一方面，檔案的分散保管不利于檔案實體的保護。由于歷史以及體制的原因，醫院檔案大都由相關職能部門負責保管，而不是由檔案室統一保管。文書檔案由檔案室保管、人事檔案由人事科保管、病案檔案由病案室保管，科技檔案由科教科保管、財會檔案由財務科保管等。由于各部門的保管條件不同，檔案的保管情況不容樂觀。例如，有的部門依舊使用鐵皮柜保存檔案；有的部門檔案室位于地下室，陰暗潮濕，未采取有效的除濕措施，給檔案的實體保護帶來極大的挑戰等，由于保管條件的參差不齊，必然會導致檔案實體保護水平的不同。另一方面，檔案的分散保管不利于檔案的提供利用。作為基層檔案部門，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各類檔案給提供利用帶來了極大地不便，可能查找關于同一問題的檔案需要經過很多部門才能查找齊全，費時費力，同時由于檔案人員的工作能力不同，給用戶提供的服務也會有所區別，這可能會給查檔工作帶來一些阻滯，不利于檔案的提供利用。

3.條線歸口多元，職能區分重疊

一當面，醫院各類檔案歸口管理部門五花八門，例如文書檔案歸口在院長辦公室、病案檔案歸口在醫務科；另一方面，醫院檔案職能區分相互交叉，功能重疊，容易造成相互推諉，例如執業醫師檔案，大多數醫院職業醫師的管理職能主要體現在醫務科，但是職業醫師檔案包含的相關材料又與人事檔案重疊，在提供利用的時候，容易相互推諉，給查找利用工作帶來不便。

二、建立醫院綜合檔案室探討

醫院綜合檔案管理就是集中統一管理全院所有檔案，實現檔案機構整合、檔案資源共享、檔案功能優化。

1.實體集中存放

整合醫院各類檔案機構，實現檔案實體集中存放，就是將醫院的文書檔案、科技檔案、財會檔案、人事檔案、病案檔案等類型的檔案統一納入檔案實體管理，成立“綜合檔案室”，在統一的保管標準和設備配置情況下，分門別類地對各類檔案進行存放和保管，以維護檔案實體安全、完整。尤其是對于一些新建醫院，在規劃和設計之初，就可以把檔案中心納入一并考慮，節約成本，便于提供利用。

2.信息資源共享

醫院建設逐步向信息化、數字化方向發展，要求醫院檔案管理水平也與之相適應。檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效率和社會效率[1]。因此，需要加大對醫院檔案信息化建設投入，構建基于B2C平臺的網絡化檔案信息管理平臺，配備符合要求的網絡版檔案管理系統，實現通過Web網頁直接訪問并進行信息檢索。對不同類別的檔案，按照既有的檔案分類方案，通過紙質文件數字化和電子文件檔案化的信息化處理手段，實現實體檔案的信息化管理，并根據權限在內部局域網直接訪問檔案服務器，查閱檔案目錄和全文，實現檔案信息資源共享，提高檔案工作效率，降低管理成本。

3.管理職能分工

從管理學上講，對任何組織機構的設計，都要既明確規定其職責范圍，又要賦予其完成職責所必須的權限。因此，在建立綜合檔案室的同時，也應該設立“虛體”檔案職能機構——檔案處，實行兩塊牌子、分頭管理的管理體制，因為基層檔案管理部門尤其是醫院檔案管理部門，提供利用服務是第一位的，是基礎工作，信息服務職能是體現醫院檔案部門存在價值的重要手段，而不應該糾結于傳統管理體制的局限。檔案處可以虛擬存在，其內部管理職能的體現依舊依托相關職能部門，例如病案檔案在條線歸口上依舊屬于醫務科管理，這并不影響其檔案部門作用的體現和職能的發揮；而檔案職能機構的對外職能，可以通過“虛體”檔案職能機構——檔案處來實現[2]，這與檔案行政管理部門對醫院系統檔案管理部門的要求不謀而合。

三、醫院建立綜合檔案室的意義

1.有利于檔案資源的合理配置，優化室藏結構，促進檔案信息資源的開發。

目前，醫院檔案室保存的基本上都是文書檔案，而將其他門類的檔案也集中保存，不僅優化了室藏結構，擴大了檔案室的用戶來源，大大豐富了室藏資源，也更有助于檔案信息資源的開發。

2.有利于更好地維護檔案實體的安全、完整，便于提供利用

以統一的保存標準，購置統一的保管設備，對工作人員進行統一的工作培訓等，必將有利于維護檔案的實體安全、完整；將多種門類的檔案集中保管，可以使檔案的管理更加統一、規范、有效，有利于提供更優質、高效的服務。

3.有利于節約成本，提高工作效能

各種門類的檔案集中保管，可以有效地避免重復投資和重復建設，避免重復購置辦公設備和檔案裝具以及檔案室保存利用必需的檔案專用設備，可以將有限的經費用在最需要的地方，從而節約行政管理開支，實現效益最大化的同時也可以提高檔案工作效能。

醫院檔案管理工作的本質與醫院管理工作的本質是一樣的，即便于“利用”。對于醫院而言，各項管理工作都是為了更好地為患者服務，促進醫學科學和衛生事業的發展，而醫院檔案管理工作則是為醫院的醫療、教學、科研等工作服務，更好地滿足廣大人民群眾的健康需求，就方向而言，可謂殊途同歸。實現醫院綜合檔案管理，創新檔案管理模式，打破傳統檔案管理體制束縛，實現檔案信息資源共享，為廣大醫護人員、患者及其家屬提供便捷、高效、優質的檔案服務，符合醫院檔案管理工作的宗旨，也是醫院檔案管理工作適應現代管理模式的內在要求。

參考文獻：

[1]周建芝.淺議企業檔案管理信息化[J].山西科技，2006（5）：56-57.

[2]2011年11月國家檔案局第9號令