應用于電子政務系統搭建的流程管理思想

徐敬仙

摘 要：本文基于筆者多年從事信息管理系統設計與實現的相關工作經驗，以面向電子政務的流程管理系統設計為研究對象，論文首先分析了電子政務發展面臨的瓶頸，進而提出了該流程管理系統中各功能模塊的設計思路，全文是筆者長期工作實踐基礎上的理論升華，相信對從事相關工作的同行有著重要的參考價值和借鑒意義。

關鍵詞：電子政務 流程管理 模塊功能設計

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（c）-0015-02

1 電子政務發展現狀與瓶頸

經過十余年的發展，中國電子政務的建設已進入實質階段，從中央到地方的電子政務建設都是突飛猛進，“兩網、一站、十二金”建設取得了明顯進展，全國257個地市級城市中己經有90%的城市建立了自己的政府網站，NC下注冊的域名數、網站數分別達到38萬和62，7萬，其中政府網站建設快速推進，總數量突破2萬個。與此同時，網絡技術與基礎設施也飛速發展，網絡國際出口帶寬增長飛速，總數達到53.9G，而國內，不管是政府部門還是企業、個人，基本都已從拔號上網方式，進入到寬帶時代。電子政務建設己經從網絡基礎建設向功能應用層面和社會服務層面轉變。來自賽迪顧問的數據顯示，2004年中國電子政務市場規模將達到400億元，其中用于軟件及信息服務的投資將超過140億元。

我們在為電子政務的內外部環境取得可喜成績而高興的同時，也應該看到，在推進電子政務過程中，也存在著一些問題，主要有以下幾個方面。

（1）重復建設問題。

隨著電子政務的發展，各級政府，上至國家部委下至街道辦事處，都有自己的網上辦事網站，不僅如此公安、民政、工商、稅務等職能部門也在不斷推出自己的電子政務網站，同時出于安全性考慮，各家的網絡硬件還要求自成體系，有的甚至要求物理隔離，這樣造成硬件、軟件的巨大重復建設，同時也為各企業和個人用戶造成諸多不便，面對諸多入口，不知從哪開始。因此首先有必要將各職能部門的業務流程進行規范，特別是聯合辦理、協同辦理的一些業務流程需要規范化。其次是要統一入口，目前很多地方開設了辦事大廳，各職能部門集中辦公，有效解決了這一問題，這也為網上政務辦理提供了思路。

（2）對電子政務的認識問題。

目前，我國的政府上網工程雖然呈現星火燎原之勢，但許多己建立的政府網站都存在著短期效應的弊端。一些地區為了趕時髦、走過場，倉促地建立網站、注冊域名、配備硬件設備，但熱過一陣子后，那投資幾十萬甚至上百萬元的網站便再也無人問津。這不僅有悖于國家提倡政府上網的初衷，而且造成了人、財、物等資源的極大浪費。還有一些地區盲目投資興建政府信息網絡的基礎設施，由于缺乏長遠的戰略計劃，造成地區內網絡基礎設施的重復性建設，既給各政府垂直機構之間的信息溝通造成了不必要的麻煩，又違背了區域性網絡的“一個大腦和一套神經系統”原則，從而增大了建設地區性統一政府網絡的難度。

政府網站的建設是我國推行電子政務的起點，它不是要給上級領導和普通老百姓“作秀”，而是要在因特網上真正建設一個內容豐富、服務快捷、實用性強的電子政府，而這需要一個循序漸進的過程。

（3）數據來源的復雜性問題。

在我國的電子政府逐步構建完成以后，政府的網上應用會越來越廣泛，數據庫的信息來源也會越來越復雜。如果在推行電子政務的初期，政府對形形色色的數據庫缺乏統一的規劃，就會造成相同信息在不同數據庫中的重復，并且彼此無法相互連接。在這種情況下，如果某一個人的數據稍有變化，就需要到政府的各個部門逐一進行修改，這不僅沒有提高政府的辦事效率，反倒給公眾服務帶來了極大不便。因此，在我國構建電子政府的初級階段，我們必須重視數據來源的復雜性問題，注意加強政府各部門以及地方政府間的協調，爭取把數據庫應用系統建設得既能彼此相互獨立又能彼此相互連接，從而有效避免因重復建設而造成的重復投資。也只有建成這樣的信息數據庫系統，才能使電子政府的公眾服務體系名副其實地發揮作用。

（4）缺少實用軟件問題。

當今世界，信息技術的發展可謂日新月異，信息技術水平自然成為決定一個國家能否順利實現電子政務戰略計劃的關鍵性因素。一些單位投入巨資購置了先進的硬件設備，卻因沒有實用的軟件而致使設備常年閑置于塵土之中；還有些單位盡管采購到或者開發出了一些應用軟件，但最終還是由于易用性不甚過硬而將設備束之高閣。因此需要大量以工作流為核心的應用系統代替單位原有的手工業務辦理。

以上這些是目前阻礙電子政務發展的共性問題。如何恰當地解決這些問題，將是電子政務建設能否良性發展的關鍵。通過對以上這些問題的分析發現：開展網上辦事（GTOC和GTOB）、公文流轉（GTOG）是解決這些問題的關鍵點，而它們都與工作流技術密切相關的。只有流程規范化了并投入到使用中，其它配套措施和技術才能及時跟上，另外隨著以工作流為核心的電子政務的推廣，也將會帶動觀念的轉變和其它瓶頸的解決。

2 工作流系統與電子政務結合的優勢

2.1 簡化開發

主要是針對應用軟件開發而言，它可以。

（l）降低開發風險：業務分析師和開發人員使用相同語言交談，如狀態和動作術語，這意味著開發人員沒有必要將用戶需求轉化成軟件設計。（2）集中實現：業務流程經常變化，使用工作流系統的最大好處是：實現不再是散落在各種系統中模糊整合的軟件片斷。（3）加快應用開發：因為工作流系統提供大量底層API，使得實現開發應用軟件只需要關注交互界面，而且成熟工作流系統的代碼都久經考驗，使得我們開發更快，代碼更容易維護。

2.2 促進政務流程管理

主要是針對系統應用級而言，通過對政務流程分析并創建規范化描述，最終將具體流程用統一的流程定義語言來描述，是一件艱苦但會有很好回報的工作，具體的優勢是。

（1）提高效率：許多業務流程自動化的結果是去除許多不必要的步驟。（2）更好的流程控制：通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業務流程的管理。（3）改進客戶服務：流程的一致性，提高了各層次對用戶響應的可預見性。（4）靈活性：基于流程的軟件控制，使得可以重新設計以符合業務需要的變化。

2.3 信息交換的統一

由于各級政府各級部門流程眾多，而電子政務的一個重要任務就是促進它們之間信息的交流，以及聯合辦公，協同審批等，這就要求各職能部門之間必須要做到信息統一，這樣交互才有基礎。同時也有利于各級政府，不同地區之間流程。

3 系統各模塊功能設計（見圖1）

3.1 流程定制

流程定制模塊的功能主要包括。

（1）可視化流程自定義：如用圖標表示流程元素；流程圖可放大、縮小、自適應顯示全圖；繪制流程圖時可拷貝、剪切、粘貼。（2）設置流程屬性：如指定流程擁有者為個人或角色；指定流程時限；指定流程為自由流或預定義流程等。（3）流程的輸入輸出：如將在其它系統中定制的XPDL流程文件導入本系統；在本系統中從圖形化流程圖生成XPDL文件；定制的流程圖可打印；驗證流程的有效性；版本管理，己定義的流程可修改，草稿可暫存服務器端；基于瀏覽器遠程定制流程等。

3.2 流程解釋

流程解釋模塊的功能主要包括。

（1）將XPDL流程定義文件解釋到數據庫流程定義的相關字段。（2）將運行狀態的數據字段構造成XPDL流程描述文件。

3.3 流程控制

流程控制模塊的功能主要包括。

（1）流程控制：如直流控制，這是最基本的應用；分流控制，它應支持多種可能流向的選擇；自循環控制；輔流控制，它主要應用于主辦、協辦相互協作的活動；會流控制，它主要用于多部門網上審批或協同辦公，如會簽、會辦；子流控制；自由流控制；條件流轉控制等。（2）支持各類特殊流程模型：如：回退，可退回到以前的任何一步；抄送，它與分流的區別是不簽意見，分支不要求匯聚；取回，當某節點的下一節點還沒有開始處理時，本節點用戶有權取回，重新修改。（3）中間處理結果保存，對一些重要步驟可留待以后查詢。（4）操作控制：如必備與必讀文檔，在流程過程中，資料夾內常會加上附件，承辦人員必需閱讀附件資料后才可辦理。事實上手工方法對這一點很難控制，而通過工作流自動化軟件可以設定未閱讀附件則不能繼續流程。（5）權限控制：如相同角色或具有一定權限可取得他人的任務：同一流程中，可以限制不同處理者能夠查看和輸入的內容。（6）啟動與結束控制：如手工啟動；設定條件啟動（如周期啟動）；其他程序啟動（如E-mail啟動）；結束也一樣。

3.4 流程監控

（l）可視化流程監控：如有權限用戶可通過流程狀態圖查詢流程運轉情況；工作負荷量顯示，顯示所有員工目前的工作負荷，能將指定工作或任務臨時調派給其它人員處理。（2）異常查詢：如監控者可以查看流程辦理是否超過辦理時限，如是發出催辦通知。（3）流程查詢：如本用戶已審批工作查詢；己申請項目查詢等。

3.5 流程辦理

（1）工作列表顯示：它主要是顯示待處理工作項的相關信息，如待審批工作列表；可申請項目列表。（2）察看和填寫審批意見：包括協辦等，它出現在輔流中，協辦無權修改表單。（3）歷史記錄保留：如支持原件版本跟蹤、痕跡保留技術。可以保存文章、公文的所有修改、批改痕跡，并可以根據需要顯示“干凈”文檔（最后版本的文檔）和“花臉”文檔（顯示修改痕跡的文檔），便于跟蹤文件的修改歷史和確認字句的修改責任人。（4）提醒報警：如根據工作時限與任務到達時間報警，時間排除非工作日。

3.6 用戶管理

（1）用戶的建立：如新建用戶或從其它系統中導入用戶。（2）用戶的改變：如用戶資料的改變；授權代理人和代理期限，在本人出差或其它原因不在時使用。（3）用戶的管理：如多級角色管理；用戶、角色與組織關系管理。

3.7 流程統計與查詢

（l）日志查詢：如每一流程實例運行日志查詢；每月每季日志查詢和歷史記錄查詢等。（2）辦理數量質量統計：如超期任務情況分析；任務平均辦結周期分析；任務參與者辦理時間分析等。

4 結論

本文從電子政務的特殊需求出發，介紹了一個應用于該領域的專用工作流程管理系統的功能設計，介紹了國產數據庫如何與JZEE開發平臺WSAD的結合；XPDL在系統中的應用等。

參考文獻

[1]王長勝.電子政務藍皮書：中國電子政務發展報告[R].社會科學文獻出版社，2003.

[2]董亞波，賀清洲，魯東明.從國產數據庫的現狀看其發展方向[EB/OL].中國國產數據庫發展技術論壇，2004.