企業實施ERP，深化應用是關鍵

鄧羽

[摘要]目前，很多企業都實施了ERP，希望通過ERP系統提高企業管理水平，但系統實施上線運行后，大多企業抱怨ERP相對中國企業經營管理模式還有很多不足，而忽視了企業自身在ERP應用中存在的問題和認識誤區。本文以中石油管道局為例針對企業在ERP應用中逐漸暴露出的主體意識不強、操作滯后、數據錄入不規范等問題，提出了加強橫向溝通、拓展應用范圍、強化系統培訓、完善管理制度等一系列ERP深化應用措施，力求不斷強化系統應用，促進企業管理水平持續提升，實現企業跨越式發展。結果表明，企業實施ERP，系統上線運行不是終點，而是新的開始，不斷持續改進，深化應用才是重中之重。

[關鍵詞]ERP；企業管理；問題；深化應用；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.025

[中圖分類號]F272.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0048-03

0 引 言

ERP是企業、資源、計劃的英文縮寫。ERP系統是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，有效地組織和配置企業資源，達到物流、信息流與資金流“三流”合一，為企業提供決策、管理手段的信息管理系統。ERP系統以ERP軟件為載體，集成現代企業管理理念、方法與最佳業務實踐，為企業采購、生產、庫存、銷售、財務等業務活動提供一個統一的經營管理平臺。作為信息技術應用的重要組成部分，ERP系統的主要特點是集成性，即集企業內部物流、資金流、信息流為一體。

中國石油天然氣管道局成立于1973年，是中國石油天然氣集團公司的管道工程專業化公司。作為中國石油工程建設ERP系統的推廣單位，于2009年6月17日正式啟動ERP推廣實施工作，實施范圍包括局屬22家核心業務單位，涵蓋了管道工程設計、采辦、施工、投產試運、通信電力、機械制造、檢測、搶險等整個產業鏈。實施模塊有：財務管理（FICO）、銷售管理（SD）、項目管理（PS）、采購及庫存管理（MM）、設備管理（PM）。歷經藍圖設計、系統實現、上線準備、系統切換等幾個階段，于2010年8月8日實現ERP系統上線運行，2010年11月1日實現ERP系統及FMIS融合系統單軌運行，管道局成為中國石油集團公司工程建設板塊首家實現ERP單軌運行的單位。

然而，ERP實施上線運行并不是一個系統的終點，而是新的開始，不斷持續改進，深化應用才是重中之重。

1 ERP應用中存在的問題

管道局ERP系統自開始試點和推廣應用以來，各實施單位整體上運行穩定，大部分業務能夠按照上線時設計的流程在系統中運行。但隨著應用和實踐的深入，各單位在ERP應用中存在的問題和認識誤區也不斷顯現出來。

1.1 企業自身應用ERP的主體意識不強

實施單位是應用ERP的主體，建設和應用ERP不僅是中國石油整體信息化建設的要求，更是各下屬企業提升自身管理水平的機遇。現實中，各實施單位仍存在著ERP系統是上面“要我用”的認識，往往拿“界面不友好、操作復雜、功能不完善”等理由不重視ERP應用工作，實施ERP的重要意義仍未被企業全面、深入地認識。

1.2 領導帶頭應用ERP的主觀愿望不強

正是由于對ERP認識上的原因，各級領導，尤其是各實施單位內部的部門領導帶頭應用ERP的主觀愿望不強，沒有認真學習和掌握ERP應用知識，同時企業對部門領導人員應用ERP也缺乏明確要求和考核指標。企業部門領導不能真正關注和應用ERP，使ERP應用工作難以落到實處。

1.3 實際操作上的滯后性與ERP的即時性存在矛盾

由于在思想上不是很重視，很多人至今還認為ERP可有可無，只是應付性參與。上線后不是主動而是出于被迫才在ERP上開展工作，把登錄ERP進行操作當成是件苦事，各項操作在線下走完后，不得已才在線上進行補充，并沒有把ERP操作技能作為自己應該掌握的職業技能來重視，使得ERP不能實時反映企業的生產經營狀況。

1.4 應用不規范，數據錄入不準確

在企業內部模塊集成應用方面，部門之間配合不順暢，少數模塊應用不規范，數據錄入不準確，造成企業ERP應用產生短板效應。如采購模塊中，為避免麻煩，用虛擬物料代替精細物料現象；業務模塊數據錄入錯誤造成財務成本核算誤差等問題影響了企業模塊間集成應用的效果，造成數據統計結果失真，無法為領導決策提供依據。

1.5 控制功能應用不到位，模塊應用水平低

大部分單位對統一推廣的ERP標準模板的部分功能應用不到位，不重視其中控制功能的應用。例如，不按照要求啟用PS（項目管理）模塊的成本預算控制功能，認為這種系統線上控制太嚴格，不方便企業業務變化和調整，投用后還會增加許多工作量，模塊應用還停留在日常業務處理的較低水平上。殊不知，正是ERP系統控制功能才體現出ERP管理思想的精華，企業只有通過自我約束和嚴格要求，才會不斷提高科學管理水平。

以上種種問題嚴重影響了ERP系統發揮輔助企業經營管理和分析決策的重要作用，無助于企業管理水平的提升，深化、擴展ERP應用勢在必行。因此，管道局已明確將ERP工作重點由建設實施向深化應用轉移，并提出了深化應用ERP的戰略目標，就是要“充分發揮ERP系統在規范經營行為、優化資源利用、降低運營成本、促進精細管理、提升管控能力、實現業務協同、提高管理效率和經濟效益等方面的作用”。

2 ERP深化應用幾點措施

深化應用ERP是企業ERP應用和信息化進程中的轉折點， 是促進企業管理現代化、科學化和適應競爭激烈的市場經濟發展的一項重要舉措。只有認真梳理、探討、解決好ERP應用中存在的問題，從加強橫向溝通、拓展應用范圍、強化系統培訓、完善管理制度著手，才能推動ERP應用不斷深化（如圖1所示）。

2.1 加強與業務部門橫向溝通，堅持“業務主導、部門協調”的工作機制

ERP系統的應用使原有崗位職責和業務模式都發生了很大的變化，使部門之間的銜接更加緊密，業務之間的相互交叉更為頻繁。為進一步落實中國石油集團公司“業務主導，統籌推進”的信息化工作機制，管道局在全面梳理和分析ERP系統數據的基礎上，加強了信息部門與各業務部門之間的橫向溝通，一方面向業務部門展示ERP系統現有數據資源，看是否能為其數據統計提供支持和論證，另一方面了解業務部門在日常工作中的管理需求，并介紹ERP系統相關控制功能，探討能否利用ERP系統提高其業務管理水平。通過交流發現，企業很多業務部門均存在管理制度執行不力的苦惱，單純依靠下發文件或者開會的形式并不能徹底解決實質問題，而ERP系統可將業務管理制度和要求固化在系統流程中，為業務部門提供有效的管理手段，提高制度的執行力。因此，管道局下發正式文件，明確了在ERP深化應用過程中要遵循“業務主導、部門協調”的工作原則，并對業務部門職責進行明確分工，確定了各業務部門在ERP系統內的分管模塊。通過各業務部門與信息部門的緊密合作，優勢互補，形成了有效的工作機制，共同推進了ERP系統的深入應用。

2.2 選取深化應用試點單位，提高ERP系統在基層單位應用的深度和質量

基層單位是企業生產經營的基本單元，也是ERP系統數據的主要來源。企業管理層能否在ERP系統中看到反映真實生產經營活動的數據，能否發揮ERP系統輔助管理決策的作用，完全取決于ERP系統在基層單位應用的深度和質量。為此，為摸索ERP深化應用工作經驗，形成符合企業實際的ERP深化應用推廣模式，根據單位自愿申請并報主管領導批準，管道局選取了兩家實施單位作為ERP深化應用試點單位，試點時間7個月，試點期間采取雙周例會的工作方式，由信息管理部門牽頭組織有關部門到試點單位現場進行業務交流，了解試點單位業務運行及管理需求，分析試點單位ERP系統數據情況，共同探討推進ERP系統在試點單位深化應用的方案并指導試點單位應用。通過試點，明確了企業ERP深化應用工作的思路、目標，制訂了具體可行的工作計劃。

2.3 擴大系統實施范圍，確保ERP系統中業務數據完整全面

按照中國石油集團公司信息化建設總體要求，為不斷擴大ERP系統實施范圍，全面推進ERP深入有效應用，管道局將國內、國際項目管理及礦區業務管理也納入到了ERP系統，成立了ERP系統擴大實施項目部，組建了由內外部顧問、ERP三級運維和從國內、國際、礦區事業部選派的關鍵用戶組成的項目組，采取集中辦公的形式進行項目實施。ERP系統的擴大實施，確保了系統中業務數據的完整性，全面反映了局主要業務運行情況，為發揮ERP系統輔助經營管理和分析決策起到了重要作用。

2.4 加強系統運行考核，保證數據及時準確

ERP系統作為一個企業資源管理系統，記錄企業各項業務信息的數據是其運行和應用的基礎，而數據的及時性和準確性則是有效應用的重要保障。如果數據錄入不及時、不準確，則不能實時反映企業的生產經營狀況，無法為領導決策提供依據。為此，管道局制訂并下發了《ERP系統月結考核管理辦法》，對各單位ERP系統運行情況進行月度考核，重點考核業務信息、財務信息錄入的及時性和準確性，定期召開ERP系統月結分析會議，并在ERP門戶網站上公布月結考核排名。各單位也參照有關規定，制訂了相應的崗位獎懲措施，將責任明確到崗位和人，真正調動了業務人員使用ERP的主動性和責任感。根據實際運行效果來看，達到了預期目標，各單位數據錄入及時、準確，財務月度結賬均能按期完成，確保了ERP系統數據質量，推進了系統的規范操作和有效運行。

2.5 強化系統培訓，提高應用水平

ERP系統上線以后，管道局信息管理部門、人事部門和培訓機構通力合作，持續了開展一系列系統使用培訓。在培訓方式上對員工培訓，采取了集中培訓、專項培訓、遠程培訓等多種形式，對領導進行了一對一的專門培訓；在培訓內容上，將業務要求和操作知識相結合，在培訓中提高認識和使用水平。通過全面系統的培訓，一方面使廣大員工掌握ERP系統的基礎知識，接受ERP系統先進的管理理念；另一方面通過有針對性的、注重實效的操作培訓，提高最終用戶的系統操作技能，從思想上引起全體員工對ERP系統的重視， 從主觀上轉變“要我用”為“我要用”，增強了ERP深化應用的自覺性，提高了系統的應用水平。

2.6 推進ERP系統與內控制度的融合，形成ERP系統與內控體系之間的良性互動

主要做法是全面梳理系統中的流程控制點，基于ERP權限管理工具實施“權責分離，角色互斥”等內控原則，避免業務執行過程中的內控漏洞，實現事前控制；同時利用ERP系統數據的可追溯性，實現內控機制中的事后追查和事后控制功能。并針對目前內控制度要求少數控制點與實際業務操作不相符的問題， 研究如何將需要控制的權限合理授予不相容崗位人員， 達到既實現有效控制， 又方便企業實際業務在ERP系統中操作的目的。

3 結 論

總之，企業實施ERP，上線運行是起點，深化應用是關鍵。我們只有不斷地總結完善，耐心地開拓發展，通過“變革理念、業務梳理、流程優化和信息固化”的良性循環，適時調整完善ERP系統，規范深入系統應用，才能為企業生產發展、高效運行提供技術保障，促進企業管理水平的持續提升。

主要參考文獻

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