工程檔案規(guī)范化管理研究與應(yīng)用

黃翀燕

[摘要]一個(gè)建設(shè)工程的成功必須兼顧工程檔案與工程質(zhì)量兩方面，因?yàn)檫@兩者是統(tǒng)一的，只有兩者都得到重視才能使最終的工程符合社會的需要，本文通過介紹建設(shè)工程檔案的重要性地位，從而提出加強(qiáng)檔案管理的完善建議，以期推動檔案管理制度的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]工程檔案；規(guī)范管理；工程質(zhì)量

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048

[中圖分類號]G275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02

1 建設(shè)工程檔案的重要性

建設(shè)工程檔案是指產(chǎn)生于工程建設(shè)的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價(jià)值。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，城市建設(shè)的日新月異，建設(shè)工程的數(shù)量日漸增加，而形成于工程中有價(jià)值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設(shè)前準(zhǔn)備活動中的批文、巖土勘察、設(shè)計(jì)文本、施工圖、投投標(biāo)文件、施工合同；形成于建設(shè)活動中的工程竣工驗(yàn)收資料、審核資料；竣工后相關(guān)單位的驗(yàn)收資料、工程結(jié)算資料、竣工圖及后期附加服務(wù)的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設(shè)的方方面面，是最原始最真實(shí)的文獻(xiàn)資料，在建設(shè)工作中有著極其重要的功能。

（1） 一個(gè)建設(shè)工程完工后必須要接受驗(yàn)收，而要檢驗(yàn)工程質(zhì)量是否合格，其最重要的依據(jù)之一就是建設(shè)活動中形成的真實(shí)檔案和施工管理記錄文件。這從側(cè)面體現(xiàn)出工程建設(shè)不是兒戲，是要遵循科學(xué)，經(jīng)受考驗(yàn)的，這也成為了工程質(zhì)量等級評價(jià)機(jī)制的一項(xiàng)評判指標(biāo)[1]。

（2） 工程施工過程中難免會出現(xiàn)一些問題，而當(dāng)問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調(diào)查人員要對問題出現(xiàn)的原因，事故發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查時(shí)，則必須從查看工程檔案開始，進(jìn)而提出正確的處理措施。

（3） 在工程竣工驗(yàn)收通過后，建設(shè)單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務(wù)，因此，建設(shè)工程檔案的儲存就是工程享受后期服務(wù)的重要參考依據(jù)。

（4） 一個(gè)建設(shè)工程檔案價(jià)值不僅僅限于對本工程的貢獻(xiàn)價(jià)值，它還能成為其他同類工程建設(shè)的“教材”，具有很高的參考價(jià)值，一個(gè)高水準(zhǔn)的工程建設(shè)所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設(shè)的指明燈，其中展現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)、可參考的數(shù)據(jù)，可借鑒的技術(shù)水平是新工程建設(shè)中收獲的一大筆財(cái)富，因此建設(shè)工程的檔案是為更大的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的，它潛在的價(jià)值是不可估量的[2]。

（5） 如今城市現(xiàn)代化的發(fā)展不斷向周邊農(nóng)村滲透，城市建設(shè)步伐日益加快，而城市的科學(xué)規(guī)劃則需要建設(shè)工程檔案提供相應(yīng)參考依據(jù)。一個(gè)城市擴(kuò)建方案的確立、決策的作出都需要從建設(shè)工程檔案中獲取原始資料進(jìn)行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設(shè)的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達(dá)成社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。

2 加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的建議

（1） 提高認(rèn)識，建立健全檔案管理制度。工程的建設(shè)周期一般需要好幾年，操作復(fù)雜，相關(guān)聯(lián)的部門設(shè)置也繁多，每個(gè)程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關(guān)人員沒有認(rèn)真的工作態(tài)度，那么很多細(xì)微的環(huán)節(jié)會出現(xiàn)紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個(gè)規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現(xiàn)存檔案管理制度，① 應(yīng)該設(shè)置專業(yè)性較強(qiáng)的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個(gè)工程點(diǎn)一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓(xùn)工作。

（2） 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)檔案工作責(zé)任制。工程建設(shè)的檔案人員和技術(shù)人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，因此加強(qiáng)檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是推動檔案規(guī)范化管理建設(shè)的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓(xùn)外，要讓他們清醒地認(rèn)識到工程檔案與工程質(zhì)量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關(guān)部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，在建設(shè)單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應(yīng)付的責(zé)任，收集整理檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。

（3） 參照標(biāo)準(zhǔn)，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價(jià)值有完整意義的建設(shè)工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進(jìn)行立項(xiàng)，通過合法程序征地、對施工地進(jìn)行勘察測量，繪制圖表、設(shè)計(jì)施工方案，有關(guān)施工的技術(shù)和完工后工程質(zhì)量檢驗(yàn)的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強(qiáng)檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)部根據(jù)實(shí)際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內(nèi)容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案進(jìn)行移交和驗(yàn)收等，規(guī)定詳細(xì)明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點(diǎn)，同時(shí)要發(fā)動思維根據(jù)具體情況對檔案管理工作進(jìn)行完善。

（4） 努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。工程項(xiàng)目具有持續(xù)時(shí)間長、涵蓋面廣等特點(diǎn)，因而為了更好地進(jìn)行工程項(xiàng)目管理，確保工程項(xiàng)目能順利早日完成，作為工程項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人，要在項(xiàng)目管理時(shí)重視工程檔案的管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，從而完善工程項(xiàng)目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的始終，即從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始到建設(shè)項(xiàng)目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。

（5） 提高效率，加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)。現(xiàn)代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)如今的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉(zhuǎn)移到建設(shè)工程檔案的信息化建設(shè)上，我們要實(shí)現(xiàn)信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進(jìn)的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把各個(gè)部門納入統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理體系，實(shí)現(xiàn)信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時(shí)間也可以獲得大量精華信息。

3 結(jié) 語

建設(shè)工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設(shè)工程領(lǐng)域的重要資料文獻(xiàn)。只有不斷地更新加強(qiáng)工程檔案管理的相關(guān)制度，制定管理規(guī)范，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)水平，才能順應(yīng)發(fā)展潮流，符合科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)現(xiàn)代化城市的建設(shè)。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 賀遠(yuǎn)程. 工程檔案管理對促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.

[2] 蔡孟奇. 工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系[J]. 城建檔案，2011（8）：125-126.

[3] 王麗紅. 關(guān)于做好檔案管理工作的思考[J]. 城建檔案，2011（6）：249-250.