新建地方本科院校系部資料室建設的現狀及其對策研究

李建平?王放銀

摘要：系部資料室是高校文獻保障體系的組成部分，是學校圖書情報工作運行的主要渠道之一，在高校教學與科研中具有不可替代的重要作用。分析了新建地方本科院校系部資料室建設的現狀及其成因，提出了新建地方本科院校系部資料室的建設原則和對策。

關鍵詞：新建地方本科院校；系部資料室；圖書管理

作者簡介：李建平（1970-），女，湖南邵東人，邵陽學院政法系，助理館員；王放銀（1965-），男，湖南邵東人，邵陽學院教學質量監控處，教授。（湖南 邵陽 422004）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）07-0223-02

系部資料室是新建地方本科院校文獻保障體系的組成部分，是學校圖書情報工作運行的主要渠道之一，[1]肩負著為教學與科研服務的重任，是圖書館服務功能的補充與延伸，[2，3]是提供圖書資料服務的最基層單位，在新建地方本科院校教學與科研中具有不可替代的重要作用。

一、系部資料室建設的現狀及其成因

1.現狀

（1）管理體制不健全。新建地方本科院校系部資料室在行政上多屬所在系部領導，業務上同時接受學校圖書館的指導。從表面上看，這是一種體制很理想的雙重管理模式，但是在實際工作中，這種管理體制往往容易形成事實上的“管理真空”，出現兩不管的尷尬局面，圖書資料重復購買現象常常發生，影響資金使用效率，造成不必要的浪費。

（2）服務功能有限。首先，系部資料室普遍存在專業性強、學科涉及范圍窄等問題，往往難以滿足師生開展邊緣學科、交叉學科教學科研對圖書資料的需求，限制了其正常服務功能的發揮。其次，系部資料室一般只對本系部教師及部分高年級學生開放，圖書資料資源不能共享，影響了圖書資料使用效率的發揮，也給其他系部師生帶來了不便。

（3）經費投入不足。新建地方本科院校圖書經費本來就非常緊張，能夠直接投入系部資料室的經費更是捉襟見紂，很難滿足系部師生教學科研對最新專業圖書信息資源的需求。

（4）管理手段落后。系部資料室多以人工操作為主、計算機管理為輔的管理模式，難以適應高速發展的圖書信息資源信息化、數字化、網絡化的需要，影響了數字化、網絡化圖書信息資源在系部資料室的利用。

（5）人員素質偏低。新建本科院校系部資料室資料員多是引進人員家屬，加之編制有限，一般只有1名資料管理員，有些甚至還要兼任其他工作，根本沒有時間參加學校圖書館組織的各種業務培訓與外出進修學習，這就決定了系部資料室資料員的整體素質與業務水平不高，難以跟蹤本系部各專業學科的前沿研究，其工作基本上只能停留于資料征訂、收發、編目、登記、整理等常規事務上，滿足于提供靜態的“資料型”服務。[1]

2.成因

（1）認識不到位。新建地方本科院校辦學歷史短，對系部資料室的作用與功能定位的理性認識不深，[1]大多認為建設系部資料室是多余的，是對學校圖書館的重復建設，甚至只是學校圖書館的“壓縮版”，無非是添置一些專業性較強的書刊資料方便專業課程教師而已。認識上的誤差，必然導致領導不夠重視，建設工作處于無序狀態之中，缺乏科學合理的規劃與長期打算。

（2）經費緊張。新建地方本科院校底子薄，辦學條件欠缺，教學建設任務重，可用資金又非常有限，不可能拿出很多資金用于圖書資料建設，對于系部資料室的建設更是難以很好地照顧到，難以滿足教師對專業化資料的需求。

（3）管理粗放。大多數新建地方本科院校系部資料室的圖書管理工作還停留在人工操作階段，聯網檢索、網上咨詢等信息化手段尚未得到充分運用，系部資料室基本上還只是一個提供圖書資料借閱服務的場所，沒有真正發揮出專業資料室的功能。

（4）服務意識不強。新建地方本科院校為引進高學歷、高職稱教師，常常將解決家屬、子弟就業作為一種重要的手段，系部資料室自然就成了解決這部分人員就業的最佳場所。他們沒有圖書館業務知識，甚至連最起碼的業務技能都未能掌握，加之他們對于圖書信息資料的重要性沒有深刻的認識，很難樹立“服務教學、服務科研、服務師生”的正確服務理念。

二、系部資料室的建設原則

1.專業性

學校圖書館因牽涉面太廣，搜集整理的文獻資料往往難以面面俱到，常常缺乏非常專業化的文獻資料。系部資料室要充分發揮學校圖書館的補充作用，著重加強專業文獻資料的搜集整理，為本專業師生的教學、科研、學習提供最完整的專業文獻資料服務，與學校圖書館形成良好的資源互補。

2.完整性

系部資料室的完整性主要體現在專題資料的完整性。學校圖書館涉及面廣但又不完整。系部資料室必須針對特定專題的需要，盡可能將其相關的文獻資料收集完整，為師生教學科研提供充足、完善的文獻資料服務。

3.差異性

系部資料室雖然也是學校圖書情報工作的一部分，但兩者的性質、作用、服務對象存在明顯差異。首先，系部資料室的服務對象主要是本專業的專業課程教師以及少量高年級學生（含研究生），服務功能主要定位于為教師提供教學、科研所必需的背景資料和參考資料。其次，服務的要求也有所不同，除了要提供常規的文獻資料查詢、信息服務外，還要特別注意提高時效性，及時分類、編目、上架，以最快的速度傳送到讀者手中；要積極開展反映教學科研最新成果、發展趨勢的專題文獻信息的搜索整理，引導專業教師跟蹤專業學術前沿、課程建設前沿。

4.靈活性

系部資料室要立足教學、科研第一線，及時、全面、準確了解與掌握師生對文獻信息的需求，瞄準文獻信息發展動態，及時調整文獻信息工作的工作方向、重心、內容，為教學科研工作提供有針對性的、高效的文獻信息服務。

5.開放性

系部資料室普遍存在建設資金短缺、建設規模偏小、圖書文獻信息資源有限等問題。為彌補自身文獻信息資源不足的缺陷，系部資料室要注意加強與校內外相近、相鄰專業學科系部資料室的橫向聯系與合作，加強與社會情報機構的業務合作，實現文獻信息的資源共享。

6.信息化

信息化是圖書館和系部資料室建設的趨勢與努力方向。系部資料室要立足文獻信息服務的客觀要求，不斷推進計算機化、網絡化、信息化建設，為師生提供高效、快捷、方便的文獻信息服務，拓展文獻信息資源，提高信息資源利用效率。

三、強化系部資料室建設的對策

1.提高認識，明確系部資料室的功能定位

《高校圖書館工作條例》規定，系部資料室的工作應著重進行專業資料的收集整理和研究，并開展情報服務，使之成為本專業的教學后盾、科研基地、情報服務中心。《條例》明確規定了系部資料室的性質、地位與作用，明確提出系部資料室是學校圖書館的補充與延伸，是學校圖書信息工作的重要組成部分，具有鮮明的專業化特點，對教學科研工作具有十分重要的作用，其作用是學校圖書館無法取代的。校系（部）二級領導要充分認識系部資料室在專業教學科研中的重要地位與作用，加強對系部資料室建設的領導，切實解決領導與管理中的“虛化”、“缺位”問題，幫助系部資料室解決各種建設與發展中的具體問題。學校圖書館要強化對系部資料室的業務指導，定期或不定期對系部資料室的工作進行檢查、督促，每年年底都要對系部資料室的工作進行目標考核，并與所在系部、資料員個人的年終目標考核結果掛鉤。

2.統籌規劃，確保建設經費足額到位

基本設施與圖書資料購置經費不足是制約新建地方本科院校系部資料室建設與發展的主要瓶頸。學校要在統籌規劃的基礎上，根據專業發展情況以及教師教學科研的需求合理分配圖書資料購置經費，重點支持新專業、重大教學科研項目急需圖書資料的購置，有計劃、有步驟地解決系部資料室建設資金問題。鼓勵各系部和課題組教師利用自有資金、項目資金解決部分圖書資料購置經費，對利用自有經費購置圖書資料的，學校要給予配套支持。要加強與校友會以及社會各界的合作，積極爭取校友與社會各界人士的支持，拓展圖書資料購置經費籌措途徑。

3.強化培訓，提高資料員業務素質

資料員是系部資料室工作的主體，資料室的各項工作都需資料員來完成。資料員的知識水平、業務素質、工作責任心直接影響其工作成效和系部資料室的建設水平。為此，所在系部要加強對資料員的工作責任心、工作態度的引導，強化責任心和服務意識教育。學校圖書館要統籌兼顧，抓好資料員上崗前的培訓，切實做到先培訓再上崗；強化對資料員的業務指導，適時舉辦業務培訓班，經常性地開展一些業務技能比賽，提高資料員的業務素質與業務水平，確保系部資料室的工作能順利進行。

4.健全制度，規范系部資料室內部管理

系部資料室要根據自身特色，制訂切實可行的內部管理規章制度，明確業務范圍和資料員崗位責任制，細化工作要求，規范工作流程，做到圖書資料的征訂、分類、編目、上架、借閱、丟失與損失賠償、圖書資料報損與注銷、安全管理等各項工作均有章可循。在妥善做好圖書資料借閱工作的同時，還要注意營造良好的閱覽環境，保持室內安靜、整潔、通風，做好防蟲、防蛀、防水、防火、防盜工作。

5.加強開放，構建開放型文獻信息平臺

加強與校內相近專業學科資料室以及校外相同專業學科資料室的橫向聯系，與學校圖書館、兄弟院校圖書館、社會情報部門建立圖書信息共享系統，購買專業文獻信息庫閱覽權，根據自身優勢建立具有自身專業學科特色與優勢的文獻信息數據庫，全方位打造開放型、立體化、多視角、多元化的文獻信息服務平臺，為本專業師生提供快捷、方便、及時、周到的文獻信息服務。

6.特色服務，創新文獻信息服務模式

系部資料室要從本專業的重點學科建設和專業建設的要求出發，突出專業特色，在系統收集專業文獻資料的同時，注意收集信息量大、參考價值高、獲取難度大的內部文獻資料，如學位論文、國內外學術會議論文、科研報告、內部專業資料、學術報告、調研報告、技術報告、試驗數據、外文資料等，并加以科學整理，以便于師生使用。創新文獻信息服務模式，積極開展定題服務。[4]系部資料室要根據本專業的教學科研專題需要，利用多媒體技術和計算機網絡等現代化的檢索工具，從分散、無序的大量原始文獻中篩選、整理出系統完整、主題明確、專業性和針對性強、收錄文獻全面、信息量大、易于查詢的二次文獻，為師生提供快速、高效、系統的文獻服務，讓教學科研人員能把更多的精力投入到教學科研工作中去，提高教學科研實效。

參考文獻：

[1]楊澤權，王有香.淺議高校院系資料室管理模式的創新[J].科技情報開發與經濟，2009，19（1）：181-182.

[2]張立新.我院系部資料室建設調查分析[J].包頭職業技術學院學報，2012，13（3）：94-96.

[3]任萍.高校院系資料室建設問題的思考[J].科技資訊，2010，

（35）：203.

[4]李端.定題服務應是高校院系資料室的工作重心[J].安陽師范學院學報，2002，（6）：81-83.

（責任編輯：孫晴）