探析電力企業建設項目工程的檔案管理

陳慧

摘 要：近年，隨著我國經濟的迅猛發展，各地電量需求日益增大，電力企業工程項目管理成為了企業管理的重要組成部分。在科技進步的推動下電力企業在項目工程中逐步實現了科技化管理，但仍不可避免存在諸多安全隱患。作為電力企業項目建設的基礎，工程檔案管理不僅是工程建設的基礎工作之一，也是實施工程安全管理的重要依據。文章在分析檔案管理在電力企業項目建設中重要作用的基礎上，針對現階段電力企業檔案管理現狀提出了加強檔案管理工作的具體措施。

關鍵詞：電力企業；建設項目；工程檔案管理

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）21-0037-02

電力企業改革促進了電力科技的進步，科技含量更高、裝機容量更大的建設項目不斷出現。當然，電力企業改革帶來科技經濟進步的同時，也給施工工程帶來了巨大的挑戰。尤其是對工作內容比較繁瑣卻十分重要的檔案信息收集和管理。實踐證明，只有在施工中確保檔案信息的系統性和完整性，才能夠確保施工的順利進行。檔案管理作為整個電力施工的基礎和前提，對工程施工過程以及項目投產之后各項工程都起到很好的服務作用。隨著電力企業人員思想的進步，工程檔案管理被高度重視并作為工程施工的重要組成部分，對于現代電力企業來說，如何采取有效措施，實現工程檔案管理確保其完整性已經成為企業首要考慮的問題之一。文章首先就電力工程檔案管理的意義做了具體分析。

1 電力企業建設項目工程檔案管理的作用

電力企業施工具有工程項目巨大，投入資金多、工程內容繁瑣且工期較長等特點。同時在施工過程中，涉及到工程部、業務部、項目部等多個部門之間的交流和溝通。因此在這個過程中，確保工程檔案的完整性能夠避免一些不必要的麻煩，做到任何事情都有理可依。另外，必要的施工記錄能夠提高工程施工效率。現代電力企業施工過程中，實現工程檔案管理已經上升為企業的重要課題，其管理的質量往往決定了施工的結果，也會對企業的經濟效益造成一定的影響。因此我們說做好電力企業建設項目工程的檔案管理不但是工程施工本身的需求，也是確保電力企業長期可持續發展的前提。

2 實現電力工程檔案有效管理的方案

2.1 將企業工程檔案管理納入合同，做到有法可依

工程檔案管理過程中，缺乏必要的法律保證，就缺乏力度，實施起來效果就會受到影響。可以說，合同制度對電力企業工程檔案管理的有效性起著決定性的作用。只有通過合同相關條款約束，眾多參建單位才能夠自覺的履行自身的責任和義務。因此，將工程檔案管理納入合同就成為必然，同時要確保招投標、施工準備、施工進行以及施工后期結款等所有環節都做到有法可依，確保任何一個過程檔案的正確性和完整性。合理運用經濟以及法律手段來約束合同雙方的責任，確保工程質量并按時移交歸檔。工程竣工結算等環節的檔案管理也必須做好，防止造成不必要的麻煩。另外，除了施工過程，對施工的設備，工具的管理和供應，也應納入合同實現統一管理，提高管理效率，降低由于浪費等原因造成的成本增加。在工具的分發上要嚴格按照合同規定進行，同時要求檔案管理人員經常與施工技術和管理人員進行溝通，以便于更好的完成檔案移交、保存和管理等工作。

2.2 建立健全電力企業的檔案管理制度

電力工程項目往往較大，涉及多個環節和多個合作單位，因此檔案管理工具任務巨大。為了實現檔案的統一化、合理化管理，確保其規范性和權威性，建立健全當前企業的檔案管理制度是關鍵。具體要求如下：

①時刻以電力企業管理法律法規和檔案管理相關法律法規來約束管理過程，檔案管理要貫穿施工全過程。并按照《歸檔文件整理規則》等管理制度嚴格執行，確保電力企業檔案管理制度的規范性和權威性。

②建立電力企業檔案管理小組，實現檔案分級管。將管理任務下發到人，明確每個管理部門的職責，可安排相關負責人，實施有效的管理效果獎懲制度，提高企業人員的積極性，將復雜的檔案管理工作簡單化，分級化。

③將資料按照不同類別或者不同專業進行分類。同時建立相關督察小組對企業檔案資料進行必要的核查糾錯。檔案移交要與工程進度同步，防止檔案資料丟失導致工程延期。在竣工資料的編制上要做到標準一致、職責分明，確保其準確性和完整性。建立規范的檔案管理制度，以便于相關人員隨時查閱和使用，使檔案管理的作用得以體現。

2.3 加強宣傳，建立必要的培訓機制

管理人員對檔案管理的作用認識不清，綜合素質較低是造成檔案管理效率低下的主要原因。往往會造成工程施工驗收過程中數據丟失，資料不完整等情況，給歸檔等工作帶來很大的麻煩。因此在電力企業施工過程中，加強宣傳是十分必要的。通過宣傳，企業施工人員和檔案管理人員才能夠認識到檔案管理的重要性，從而加大管理力度。同時，應加強對工作人員的培訓，將其管理效果與薪資水平進行掛鉤，提高其積極性。只有這樣企業檔案管理人員才能做到認真管理。當然對企業員工的培訓不僅僅包括檔案管理人員，還包括其他人員以及其他合作單位的員工以及施工設備供應單位人員等，使每個人都能認識到檔案管理的重要性，其具體要求如下：

①提高專職檔案人員的綜合素質。隨著經濟結構的改變，電力企業檔案管理工作形式也發生了相應的改變。檔案管理工作的重要性更高，檔案涉及的施工參建單位更多，檔案規范的項目更多更細，同時科技的發展使檔案管理開始逐步實現現代化的管理模式。因此對于檔案專職管理人員來說，只有不斷的增強個人的綜合素質才能夠適應現代檔案管理工作。首先檔案管理人員應具備正確的政治傾向，專業的文化知識以及掌握科技化的管理手段。要做到這一點，檔案管理人員應在工作之余多進行學習，了解更多工程檔案管理的法律法規。以及檔案管理工作的細節以及相關業務知識，多與工程施工的管理部門。技術部門人員進行溝通，了解檔案資料需求，確保檔案資料的真實性和準確性。其次，檔案管理人員應隨時了解施工進程，并參與到工程建設的其他過程中，了解施工流程和每個流程的檔案資料需求。提高專業知識，確保檔案資料的質量，并隨時根據施工進度對其進行調整。電力企業檔案管理人員是企業的重要組成部分，只有他們真正融入到企業管理中來，熟悉施工流程和施工需要，并不斷的豐富自身的知識水平，才能促進企業施工的順利進行。

②完善相關單位檔案人員網絡體系，實現統一管理。這要求電力施工企業加大對檔案作用的宣傳，將檔案管理視為其施工的重要組成部分。完善所有相關檔案人員的網絡體系。建立文件接收和歸檔的分組負責制，檔案的接收和歸檔要涉及業主、分包商、設備提供企業等所有參建單位，時刻做到有章可循。建立網絡體系的作用就在于每個層次都有專門的人員進行管理，這樣能夠有效的防止檔案丟失，檔案資料不全等問題。

③確保檔案管理的安全性和規范化。在檔案管理過程中，安全應時刻放在第一位。在電力工程施工的任何環節，都應確保檔案管理的安全性，同時確保其規范化。將安全管理落到實處，這就要求相關人員嚴格遵守檔案管理的法律法規。首先，明確檔案管理人員的工作范圍以及職責，建立標準化的檔案室或檔案庫，進行檔案的統一管理。制定檔案查閱、使用規則，嚴格按照規則進行管理以防止施工資料的損壞和丟失。其次，隨著科技的發展，很多企業已經采用了電子檔案，對這種檔案的管理要加強密保設置等，防止其被惡意篡改或者盜取，并對檔案資料進行拷貝，防止其意外丟失。

2.4 實施檔案管理一體化，確保其準確性和完整性

在電力企業檔案管理中，由于施工涉及多個單位，因此檔案管理并不是一個單位的事情，如何實現一體化管理，確保所有參建單位檔案的完整性才是關鍵。要實現這一點，首先應將檔案管理與工程技術相結合，將工程檔案交給施工技術人員來確保檔案的準確性。檔案管理人員主要負責建立規范化、統一化的管理制度，在檔案存儲、查閱中起到積極作用。另外，檔案管理人員應負責檔案的移交，按照合同明確其他參建單位的職責。當然，為了確保檔案資料的準確性，檔案人員除了要與技術人員之間合作，還應真正做到將自己看成是企業中的一員，深入到施工現場，了解施工流程，這樣才能夠確保施工檔案資料的準確性。檔案管理人員的任務艱巨，檔案資料的形成、收集、分類、存儲等方面都應有檔案管理人員完成。因此電力企業檔案管理人員應增強自身素質，充分發揮其在檔案管理中的重要作用，確保企業施工的順利進行。

值得一提的是，檔案管理數字化給檔案管理工作帶來了方便，使檔案管理不再那么繁瑣，也能夠有效的防止丟失。但是電子檔案的出現給檔案管理人員帶來的是新的問題和新的挑戰。首先，管理人員應確保技術水平，使電子檔案的優勢得以體現。其次，做好電子檔案的前期工作十分重要，與紙質檔案一樣，電子檔案的建立也必須確保準確性，同時要及時進行歸檔，作為紙質檔案的后盾。建立統一的電子檔案存放空間，并且按照統一的格式來進行電子檔案整理，并將其進行必要的分類和命名，一旦紙質檔案出現問題，電子檔案也應方便查閱。電子檔案是檔案管理進步的體現，也是科技發展和施工的需求。當然，我們不能忽略了電子檔案管理過程中的種種問題，比如如何歸檔，如何規范化以及如何保存等。電子檔案也會涉及企業內部信息以及核心技術，一旦丟失則很難收拾。因此對于電力企業檔案管理人員來說，要不斷的學習和進步，實現電子檔案的安全管理，為企業施工提供前提條件。

3 結 語

電力企業施工工程涉及的參建單位多，施工時間長。施工過程中一旦出現檔案丟失或損壞，就會影響施工進度，施工質量，也會給后期結款等問題帶來影響。因此在電力企業施工過程中，做好檔案管理工作十分重要，對檔案的管理包括檔案的形成、歸檔以及存儲等問題。企業檔案管理人員是企業的重要組成部分，在檔案形成時，檔案管理人員應與技術人員進行溝通，了解施工進度，確保檔案的準確性和完整性，并將檔案資料進行及時的歸檔、分類和合理的保存。企業也應明確檔案管理的作用，加強檔案管理人員和企業其他員工培訓，提高企業人員的意識，從而提高檔案管理的效率。

參考文獻：

[1] 陳秀菊.電力科技檔案管理手冊[M].北京：中國電力出版社，2006，