區縣機關檔案工作測評的實施與思考

胡家文 韓萌

摘要：北京市區縣機關檔案工作測評對強化檔案行政部門的指導力，提高業務標準的執行力，規范區縣機關檔案工作起到重要作用。在測評實施過程中對工作程序及測評細則涉及的有關業務問題的思考和把握為今后有效開展測評工作以及促進區縣機關檔案工作積極健康發展積累了實踐經驗。

關鍵詞：機關檔案測評

根據北京市檔案局《北京市區縣機關檔案工作測評辦法》（京檔發〔2012〕1號），《區縣機關檔案工作測評細則》作為對北京市各區縣機關檔案室工作的綜合測量和評價指標自2012年1月起實施。2012年北京市16區縣96個機關單位通過了測評，其中東城區對區屬機關單位中的25個單位進行了測評，測評工作嚴格按照測評辦法的程序要求實施，對強化檔案業務指導，提高業務規范執行力，提升區縣機關檔案工作水平起到了重要作用。在實施過程中對工作程序及測評細則涉及的有關業務問題的思考和把握也為今后測評工作的開展積累了可資借鑒的實踐經驗。

一、測評的意義

區縣機關檔案工作測評是對區縣機關單位檔案工作進行全面的綜合的檢查評價，是區縣檔案行政部門對各機關單位開展工作的抓手，是保證區縣機關檔案工作質量的有效手段。測評只是手段，不是目的，對測評工作的認識與評價也不應以通過測評單位的數量或測評得分為標志，而應以對工作的促進和提升為標準。測評的最終目的是提高區縣機關對檔案工作的重視程度，培養強化機關工作人員的檔案意識，形成良好的工作氛圍，切實提高區縣機關檔案工作質量，為黨和國家積累史料，為百姓民生提供服務。

二、測評的實施

（一）結合區情，細化標準

測評辦法及測評細則是北京市檔案局根據全市區縣機關檔案工作情況統一制定的，對區縣機關檔案工作從領導體系、基礎業務、信息開發利用、下屬單位管理等各個方面的綜合性評價體系。各區縣在實施測評時，有必要根據本區縣實際情況，對測評辦法的工作程序以及測評細則的具體指標及分值做出細化標準，使測評工作對本區縣機關起到確切的指導和提升作用。以東城區為例，為了提高各單位領導重視程度，經過請示市檔案局，將“測評后向市局上報材料，審批后下發標牌”的程序調整為在測評前做全面預檢，預檢后即將材料報批，正式測評時對通過測評的單位當場頒發標牌，收到了更好的現場效果。在測評細則的執行方面，2010年區劃調整后，新東城各單位檔案工作均涉及原東城、原崇文、新東城三個部分的工作內容，各部分工作水平不均衡，為了全面考量新東城各單位檔案工作，提高工作質量，東城區將測評細則的各項指標做了量化拆分，對各單位檔案工作進行了無遺漏無死角的全面綜合檢查。

（二）雙向培訓，精細指導

測評前，對接受測評單位及測評員進行雙向培訓。一方面對接受測評單位主管領導及檔案人員進行培訓，明確測評程序及方法，詳解測評細則各項要求及量化指標。另一方面對測評員進行系統培訓，包括測評細則的量化執行、證明材料的質量要求、各門類檔案的檢查要點等。雙向培訓一方面提高各單位對測評工作的總體認識和重視程度，明確測評前準備工作的主要內容，另一方面統一測評員對細則的執行標準，把測評員個體差異對測評結果的誤差影響降到最低。

在系統培訓的基礎上，對被測評單位檔案工作進行全面指導。通過指導發現各單位工作中的優長，鼓勵和推動工作，也發現薄弱環節，并采用專兼職檔案員培訓、交流學習等方法彌補強化。

（三）提前預檢，精確整改

為了保證測評工作效果和質量，在測評方法規定的操作程序上，另外增加了預檢環節。預檢時間在正式測評之前一個月左右，由兩個測評員共同進行，嚴格按照測評細則，對迎檢文件材料、庫房硬件設施、檔案管理體系及案卷質量等逐一系統檢查，填寫評分表，計算總分，明確指出不符合要求的項目和存在的問題，給出整改建議。

預檢是在正式測評之前測評員與被測評單位的積極互動，被測評單位在預檢之后對本單位工作情況有了清晰定位和明確認識，根據預檢意見及時進行針對性強化性精確整改，目標精準，措施得力，工作中許多細節問題在這一環節得到修正和解決。

（四）領導帶隊，嚴格檢查

測評的具體實施是整個工作的重要環節。為了提高各單位領導對檔案工作的重視，測評組由市局有關領導或區檔案局一把手帶隊，測評程序嚴格按照聽取工作報告、檢查迎檢材料、庫房實地檢查、背對背綜合評議、意見反饋及頒發標牌五個步驟組織實施。有下屬單位的，測評前提前抽查兩個下屬單位，抽查情況計入綜合評議結果。

現場意見反饋環節內容分為兩個部分：一是明確各單位檔案工作中取得的突出成績，給予肯定；二是對測評中發現的問題即評分中失分項目逐一說明，并提出改進意見和建議。測評后迅速整理下發書面反饋意見，要求各單位根據測評意見加強檔案工作。

嚴格測評程序，高標準高規格執行測評，體現了測評工作的規范性和嚴肅性，有效提高了各單位領導的重視程度，也提高了檔案人員的責任意識，實現了通過測評推進工作的最終目標。

三、測評中的主要問題與解決策略

在區縣機關檔案工作測評中，也發現一些操作性和業務性問題，下面分析一些主要問題并根據規范要求及工作實踐提出解決策略。

（一）測評與其他工作的銜接

區縣機關檔案工作測評部署于2012年，主要由業務指導部門負責實施，測評工作如何與1990年至2010年在區縣機關廣泛開展的升級復查工作銜接，使被測評單位理解工作的繼承性和延續性，業務指導部門在實施測評時，如何與局內各部門對基層檔案室的工作銜接，全面協調，整合資源，推動基層檔案室的全面工作，是一個關系到測評工作實質效果的重要問題。

1.與升級復查的銜接。機關檔案工作測評細則出臺之前，大多數區縣機關接受了升級及復查。根據測評辦法要求，結合東城區、崇文區區劃調整合并后新東城區機關單位的實際情況，對于街道辦事處等未調整合并單位，按照原有目標管理等級升級復查時間進行測評，對于各職能局等由原東城、原崇文兩個機構合并為一個的，參照原東城或原崇文升級復查時間確定測評時間。

2.與檔案局各項基層工作的銜接。測評項目涉及檔案局各部門對基層檔案室的工作，例如檔案移交接收、信息報送、執法檢查、信息化、科研工作等，測評前要溝通各有關科室，匯總情況，在各單位自行提供證明材料的基礎上，參考局內各部門的工作記錄確定測評得分，使局館對基層檔案室的各項工作要求與測評工作一體化。

（二）測評員把握標準的一致性差異

在測評工作實踐中，由于工作經驗和思維判斷的差異，不同的測評員對測評細則各項指標的理解和把握難免存在差異。為了將這種差異對工作結果的影響誤差控制在最小范圍，采取了兩個有效措施：

1.指導人員兩人交叉組合指導前提下的業務例會。完善指導工作流程，每次指導由兩名指導人員共同完成，指導人員交叉組合，增加不同指導人員配合工作的頻次，提高一致性。每周召開業務例會，交流工作經驗，通報各組指導工作情況，詳細說明各類業務問題的指導意見或解決辦法，統一工作方法。

2.測評細則項目指標精細量化基礎上的統一培訓。前文所述雙向培訓針對測評員的培訓中，結合新東城三年來檔案工作實際情況對測評細則各項指標進行精細量化并通過培訓在全體測評員中高度統一，最大程度避免了測評員執行標準時可能產生的個體差異。

（三）幾個業務問題的解析

在指導和測評過程中，有些業務問題較常出現，對這些問題要以測評細則及有關業務標準為原則，結合工作實踐給出解決辦法。

1.列入機關年度工作計劃

部分單位未能將檔案工作列入機關年度工作計劃，要求將檔案工作列入機關年度工作計劃不是泛泛之論，而是體現了機關從整體工作規劃上對檔案工作的重視，所以這一標準不能降低，測評時對于沒有列入計劃的按比例扣分，以促進被測評單位在今后的工作中將檔案工作列入機關年度工作計劃，與機關中心工作同步實施。

2.制度的發布、修訂與落實

檔案工作制度要及時修訂，切實貫徹，有效落實，確實起到約束和規范工作的作用。只提供《檔案工作制度匯編》不能說明制度的落實和執行情況。測評時要注意一是制度健全，對各門類檔案是否都制定了相應管理制度；二是及時修訂，制度文本內容是否全面并與機關工作相適應；三是制度簽發，并采取適當方式學習宣傳使機關內部廣泛知悉；四是堅持考核，要提供制度執行的有關記錄和考核材料。

3.各項工作的時效性

測評是在一個時間點上進行的工作檢查，很多檔案工作任務要求在特定時間段完成，如次年六月底前歸檔，汛期庫房安全檢查等，在測評時要注意檢查有關工作記錄，確定工作任務是在規定的時間按時完成的，對于日常工作拖沓，測評前為了迎檢突擊完成的，要按照測評細則按比例扣除相應分值，并要求被測評單位加強管理，按時完成各項工作任務。

4.對庫房的檢查

對區縣機關檔案庫房建設，目前還沒有國家標準，一個單位有兩個、三個檔案庫房或外租庫房，以及庫房設在地下室的情況仍然存在，新東城多數機關單位由原東城原崇文兩個單位合并而來，上述情況尤為多見。測評時要檢查所有庫房的情況，檢查地下室庫房尤其要注意溫濕度調節設施設備是否齊全并正常使用，溫濕度記錄及庫房檢查記錄是否完整詳細，室藏檔案是否安全。

作者單位：東城區檔案局