新時期人事檔案管理優化措施的思考

郭懷珍

摘要：檔案是人類社會活動的原始記錄，人事檔案是具有憑證性和權威性的固化記錄物。人事檔案既具有其他檔案的共性，也有區別于其他檔案的個性，做好人事檔案管理優化，在人事管理工作中占有很重要的地位。

關鍵詞：人事檔案歸檔材料收集歸檔鑒別

近年來，我國人事檔案數量在不斷增加，各式各樣的檔案材料也隨之出現。在整理工作中，筆者發現人事檔案歸檔材料不規范成為目前影響檔案質量的主要因素。

一、人事檔案歸檔材料中存在的問題

1.歸檔材料內容更新不及時

目前，人事檔案材料中記載的基本是參加工作前期的年齡、政治面貌、學歷、參加工作時間、社會關系等內容，能夠反映近期情況的只有獎勵、調資、入黨、入團、職稱之類的材料，對于個人專業知識水平、科研成果、發明創造、業務能力、工作業績的考察、考核及個人技術專長的發展趨勢等信息方面的材料較少，導致人事檔案不能夠客觀地、真實地、全面地反映一個人的實際情況，這勢必影響了人事管理工作。例如：某人現已經是博士生導師，但從他的人事檔案里，并不能反映出他已具有博導的能力，在他個人檔案里只有記錄其年齡、學歷、職稱、工齡、工資等材料，沒有關于他個人的學術水平、科研能力以及能夠反映出他具有博士生導師資格的材料等。

2.歸檔材料內容不完整、不真實

檔案材料形成部門對人事檔案歸檔材料要求不清楚，上交歸檔材料不全面，對隨時產生的檔案材料不能做到及時歸檔，導致檔案材料內容不能全面、完整地反映個人的真實信息情況。例如，一名正式黨員，檔案里缺少入黨申請書及入黨材料；一名處級干部，缺少干部任免審批表，或缺少任免考察材料等等。

歸檔材料中的一些表格內容填寫不完整，不真實，甚至出現前矛后盾。如，有些材料沒有材料形成時間，沒有職能部門蓋章，特別是一些非正規的培訓學習成績表、培訓結業登記表等材料，最容易出現一些漏蓋章的情況，甚至有人在不同表格中填寫的年齡、工作時間不相同，這給人事管理工作造成極大影響。

3.歸檔材料規格不統一

歸檔材料表格、紙張規格以及紙質不統一。同樣的職稱評審材料，在不同行業、不同系統、不同單位所采用的表格沒有統一印制標準，表格大小不一。例如：科研成果材料、工作業績考核材料、職稱評聘材料、畢業研究生登記表等歸檔材料沒有統一的標準，紙張規格有16開、A4的；成績表有8開、16開、A4的；甚至有人用手撕的沒有規格的紙張來書寫檔案材料；歸檔材料紙張材質也是五花八門，有薄的、厚的，有信紙的、打印紙的，給歸檔工作帶來不必要的麻煩，甚至會造成檔案內容的丟失。

4.歸檔材料內容書寫不規范

歸檔材料內容書寫不規范、字跡潦草模糊不清，或用質量低劣的純藍墨水或圓珠筆書寫，甚至還有用鉛筆書寫的，這些不合格材料的歸檔勢必影響人事檔案的保護和利用。

5.歸檔制度不落實，缺乏有效的制約機制

人事檔案材料歸檔制度不健全，檔案形成部門對歸檔制度不落實，使得檔案管理部門對歸檔材料的收集、鑒別、整理工作缺乏有效的制約手段。坐等待收的狀況依然存在于人事檔案材料的收集、歸檔工作中，造成兼職檔案員不遵守歸檔制度，使得大量有價值的人事檔案材料不能及時、完整的歸檔，甚至丟失，嚴重影響了人事檔案的利用工作。

二、做好人事檔案材料歸檔工作的要求

目前，人事檔案材料的收集主要是依靠人事部門的行政手段，檔案管理人員坐等材料上門待收。隨著部門職能轉變，檔案材料的收集、鑒別工作的難度越來越大。為了逐步規范人事檔案管理制度，筆者認為要保持人事檔案材料的高質量，就必須改進收集歸檔制度、方法，在工作中要更新觀念，改變以往坐等待收的工作作風，變被動為主動。

1.完善人事檔案歸檔制度

人事檔案管理部門，應根據學校實際情況，建立健全人事檔案材料歸檔制度。明確歸檔材料內容、范圍、要求及歸檔程序，及時捕捉人事檔案歸檔材料的信息資源，制定兼職檔案員工作制度，并列入考核范圍，對不遵守規定的應采取一些有效的制約措施，以保證歸檔材料質量。

2.挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內容

人事檔案歸檔材料是反映人事檔案真實性、完整性的重要依據，不規范、不真實、不完整的檔案材料，直接影響人事檔案質量及人事檔案的作用，給學校人事工作造成很大影響。人事檔案管理部門應采取多種方法挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內容，把能夠反映教職工學識水平、科研成果、業務能力、工作實績、個人業績的考察、考核及專業培訓等材料，以及個人所有有價值的檔案材料，收集到人事檔案中，使其在人事工作中達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。

3.加強人事檔案管理員的服務意識

人事檔案管理工作是一項以服務為主的工作，檔案管理人員應有較強的責任心和使命感，以服務為宗旨，從思想上真正認識到自己所從事工作的意義和責任。在實際工作中堅持理論學習，不斷創新，轉變觀念，加強服務意識，改變工作思路，由被動變主動。管理人員應深入人事檔案材料形成部門，本著實事求是的態度，認真做好人事檔案材料的收集、歸檔和鑒別工作，以保證人事檔案的質量。

4.明確人事檔案材料歸檔的具體要求

人事檔案歸檔材料必須是完整、規范的正式材料。首先，歸檔材料內容要真實、文字要清楚、對象要明確、形成部門要有審核意見，并蓋章，填寫落款時間。其次，各部門對歸檔材料要嚴格審核，對各種表格要求填寫完整、規范，時間要填寫準確，單位蓋章要清晰。各歸檔部門要按檔案館的規定，及時、準確、完整地移交各類人事檔案材料。人事部門要按照國家人事部和中共中央組織部的有關規定，嚴格把關，杜絕一切不合格的檔案材料歸檔。審核合格后，為了檔案材料的完整、規范，人事部門還必須制定相關的人事檔案材料歸檔制度。制度中對相關部門應有一定的約束，可把人事檔案材料歸檔工作記入年終考核范圍，以引起各部門的重視。

人事檔案歸檔材料必須手續完備。中央組織部《干部檔案整理工作細則》要求，歸檔材料必須手續完備。須經本人簽字的材料，必須由本人簽字，否則，須由組織注明。任免審批材料須注明任免職務的批準機關、時間和文號。改變學歷（學位）的材料，要有學籍材料，或學歷證明；國家教育部門不承認學校所發的學歷、未經審核的學歷（學位）證書（復印件），不能歸檔。人事部門在審核材料過程中，如出現這類不合格、不完備或偽材料，要及時糾正，或拒收。必要時，可制定一些細則規范檔案材料入檔，使其手續更加完備。

人事檔案材料載體必須要統一，材料書寫要符合規定。對于部分歸檔材料，如：職稱評審表、考核表以及各類登記表（如畢業研究生登記表）的材質、大小、格式、內容要符合規定，從2012年起統一使用A4規格的辦公用紙。另外，歸檔材料字跡要工整、正確、清楚，不得在歸檔材料上勾畫或涂改，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫，以免在利用檔案時發生疑問。對于該項內容，人事部門必須按照人事檔案材料歸檔的制度執行，要訂制符合規定的材料載體，規定明確的書寫規范，要求各材料形成部門認真執行。否則，不予確認、歸檔。必要時制定獎懲措施，與部門工作考核掛鉤，以杜絕不合格的檔案材料入檔。

歸檔材料內容必須真實、準確。凡是需要歸入人事檔案的材料，人事部門要逐一核對“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡及學歷），如發現前后矛盾等不一致的情況，要認真審核、認定，經本人簽字后交檔案館歸檔。在日常工作中形成的個人德、能、勤、績等考核材料應嚴格審查、核對、仔細鑒別，不得接收不符合要求、內容不實、模糊不清、不屬歸檔范圍的材料，嚴格把握入口關，從根本上杜絕人事檔案材料內容不真實、不準確現象的發生。各相關部門必須保證人事檔案材料內容的真實性、準確性，保證為人事管理工作提供真實而準確的職工個人信息資源。為此，各相關部門要嚴格按照內容真實、準確的制度執行，經人事部門、組織部門聯合審核，嚴禁不真實、不準確的材料入檔。

總之，完善和規范人事檔案材料是提高人事檔案質量的保證，只有歸檔材料完整、齊全、符合規定，才能如實反映職工的全貌，才能更好地發揮人事檔案的憑證和參考作用，才能使人事檔案在人事管理工作中的重要作用得到充分發揮。

基金項目：本論文得到西安科技大學哲學社會科學繁榮發展計劃項目的資助，項目編號：2012SY01，項目名稱：基于校-院二級管理體制的高校檔案管理優化研究。

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作者單位：西安科技大學檔案館