檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

李金枝

摘要：從事檔案工作的人員必須具備基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。本文對(duì)檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員 素質(zhì)

1 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求

檔案工作的性質(zhì)決定檔案管理人員必須具有明確的政治方向，必須堅(jiān)定社會(huì)主義信念，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，對(duì)黨和國家的政策必須充分理解和堅(jiān)決擁護(hù)。檔案工作的基礎(chǔ)性和服務(wù)性，要求檔案管理人員能吃苦耐勞，具備默默無聞的奉獻(xiàn)精神，兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作；能抵制物質(zhì)利益的誘惑，保守機(jī)密，實(shí)事求是，保證檔案的原始性特征。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是檔案管理人員必不可少的素質(zhì)之一。在實(shí)際工作中，必須始終保持政治、學(xué)術(shù)上的嚴(yán)肅負(fù)責(zé)態(tài)度，對(duì)每卷檔案，從整體到細(xì)微，都要尊重科學(xué)，尊重客觀，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，一絲不茍。

2 提高檔案工作者綜合素質(zhì)的幾種因素

檔案管理人員是儲(chǔ)備知識(shí)、傳播信息、連接應(yīng)用的橋梁，因此檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識(shí)外，還要了解一些文秘、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，從而保證機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理水平的提高。

一方面要做好檔案保管過程中的保密工作：①庫房檔案的管理是檔案保密的重點(diǎn)。需要注意的是，檔案庫房的選擇應(yīng)從保密的角度考慮，應(yīng)該是庫房與辦公室分開，庫房門窗做專門加固處理，以防失竊。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。應(yīng)制定嚴(yán)格的庫房管理制度，每年年終對(duì)庫房配置的設(shè)備（溫濕度計(jì)、滅火器等）、六防（防光、防火、防盜、防塵、防有害生物、防污染）、檔案保管情況進(jìn)行一次全面的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。②提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案是黨和國家的核心秘密。絕密檔案管理人員知密早、知密多、知密深。保守黨和國家的秘密，是絕密檔案管理人員肩負(fù)的責(zé)任。絕密檔案管理人員必須用科學(xué)的理論武裝自己，要有明確的政治方向和堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，以及強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感，堅(jiān)持職業(yè)操守，始終保持清醒的頭腦。③加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。完善絕密檔案的管理登記制度，必須有銷毀檔案的審批制度和監(jiān)督制度、調(diào)閱的管理制度。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按制度辦理，任何個(gè)人不得擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行解決。

另一方面要做好檔案利用過程中的保密工作：要想做

好檔案利用過程中的保密工作，監(jiān)督工作不可或缺。檔案利用過程中的監(jiān)督工作可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：①制度建設(shè)。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機(jī)關(guān)的文書檔案管理，就要明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使各有關(guān)單位對(duì)文件、材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。進(jìn)一步完善檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，以檔案行政執(zhí)法檢查為主要抓手，建立制度化、經(jīng)常化的檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查的工作機(jī)制。完善檔案行政審批制度改革后的后續(xù)監(jiān)管制度。②隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理隊(duì)伍是檔案建設(shè)的主體之一，也是制約檔案管理水平提高的關(guān)鍵因素。一是在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員實(shí)際上只起“保管員”的角色，充其量是僅有檔案保管知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的高級(jí)保管員。然而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的建立和完善，這種狀況已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)工作的要求。特別是加入WTO后，對(duì)企業(yè)檔案工作提出更高的要求。所以檔案管理人員，必須具備較高的素質(zhì)。一是堅(jiān)定的思想政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和強(qiáng)烈的事業(yè)心，熱愛檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)的檔案知識(shí)和熟練的操作技巧；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)。檔案工作是涉及面廣，知識(shí)門類繁多，僅有檔案專業(yè)知識(shí)是不夠的，還要了解比較全面的系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，這樣才能更好地勝任檔案工作。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。③監(jiān)督措施。近年來，我國檔案法制建設(shè)取得了一些可喜的成績(jī)。基本上完善了檔案法規(guī)體系，在檔案工作領(lǐng)域基本上做到了有法可依。但也應(yīng)看到違法現(xiàn)象仍很嚴(yán)重，言大于法，以權(quán)代法的情況時(shí)有發(fā)生。其原因何在呢？我認(rèn)為主要原因是缺乏有效的檔案執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制。沒有檔案執(zhí)法監(jiān)督的權(quán)限、手段和措施等科學(xué)的可操作性規(guī)定，使檔案執(zhí)法監(jiān)督不到位，不得力。我們應(yīng)加強(qiáng)利用監(jiān)督，從以下三方面做起：一是勤宣傳，宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的；二是勤觀察，觀察每個(gè)利用者的動(dòng)態(tài)；三是勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。④切實(shí)做好歸檔工作。凡屬于歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中到檔案部門依法嚴(yán)格保管。任何單位、部門、個(gè)人都不得以任何借口拒絕歸檔。

3 結(jié)束語

隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案載體日益多樣。做好檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，是提高工作效率的重要手段。隨著計(jì)算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高，已經(jīng)不能只局限于古老的收集、整理、歸檔中，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識(shí)，跟上現(xiàn)代化的步伐。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。

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