檔案館數字化建設的現狀與思考

陳英霞

摘要：數字化建設是現階段檔案館發展的方向。隨著數字政府上網工程和公開現行文件服務中心的建立，檔案館的數字化建設已成為各界關注的熱點。數字化建設仍然暴露出一些值得注意的現象，需要我們認真思考。館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化為我們的生活帶來更多的便利，在實踐中，無論是管理方面還是技術方面，這些巨大優勢都激起業界檔案數字化的熱情。

關鍵詞：檔案館 數字化建設

1 檔案數字化建設現狀

1.1 數字化文件的管理不到位

目前，還不能進行自動收集、鑒定、編目、標引和檢索，對業務系統（如：OA系統、財務系統、生產管理系統）生成的文件，雖然實現了館內的信息處理與共享，檔案館建立了計算機局域網，但實際上難以實現電子文件的各項細致操作。

數字化加工多采取委托加工的方式進行，但第三方中介機構的加工系統過于簡單，無法對數字化過程中產生的元數據（可簡單的理解為文件著錄、背景、結構等方面的信息）進行完整、全過程的記錄，導致數字化文件的元數據大量缺失。無法維護檔案電子文件真實性、完整性和有效性。

1.2 數字化技術標準與實踐仍在交替發展中

《紙質檔案數字化技術規范》的頒布實施為數字化加工提供了技術層面的指導，但是具有比較大的宏觀性，在實際工作中，數字化技術已有了新的發展。以圖象數字掃描格式為例，《紙質檔案數字化技術規范》規定圖像文件掃描格式除了Tiff、JPEG以外，還可以存儲為PDF或其它格式。但是隨著信息技術的發展，已產生許多更加先進的圖像格式。如：JPEG2000與傳統JPEG格式相比，壓縮率高30%左右，且向下兼容，優勢明顯，也可以成為數字化的標準格式。

可見，標準與實踐運用仍處在相互促進，交替發展中。檔案數字化應該以統一的標準為基礎進行，但要制訂統一的標準又需要比較成熟的數字化工作實踐。其結果是數字化工作開展的越早，“學費”交得越多。如何在數字化過

程中，最大程度地減少不必要的損失，仍是值得研究的課題。

1.3 數字化建設目的不明確

許多檔案館對檔案數字化建設缺乏正確的認識，對各級檔案館而言，檔案數字化建設仍然是一個新問題，或者是為了達標進行數字化，僅僅建立了檔案機讀目錄，利用者并不能得到檔案全文，檔案原文的查詢利用仍需在庫房中進行?；蛘呤菫閿底只鴶底只?，缺乏規劃、忽略效益，盲目將檔案全部數字化。實際上各館中都存在許多內容陳舊、利用率低的檔案，或者是雖然進行了數字化的工作，館藏檔案不愿意開放或者到開放年限還不開放，強調保密，該公布的不公布，傳統“重保管輕利用”的思想依然嚴重，數字檔案的功效很難發揮，無形中增加了工作量，同時，這部分檔案數字化沒有現實意義，浪費了有限資金。

2 檔案數字化建設的思考

2.1 做好鑒定工作，按需要進行數字化

從目前來看，數字化加工的主要目的是以利用為主，保管為輔。但是必須承認相對于圖書數字化而言，檔案數字化利用率依然很低，因此“以用定掃，按需掃描”是目前檔案數字化可取的發展模式。長春市檔案館實施的“檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字檔案利用同步”的路線，產生了很好的效果和影響，值得參考借鑒。

如何才能做好檔案的鑒定、篩選、開放工作呢？以下經驗可供參考：一是對需要搶救性保護的珍貴檔案數字化；二是對具有經濟、科技、文件價值的檔案數字化；三對本館特色的檔案數字化；四是對需求大的檔案數字化；五是對編研資料數字化；六是對開放的檔案數字化。

2.2 有重點地建設數字檔案館

數字檔案館的建設不應該全面鋪開，應該有重點地建設。以延長石油集團企業為例，首先把集團公司檔案館作為重點來建設，因為無論從檔案館基礎設施、電子文件的接收管理、數字檔案保存和安全、人才的培養上，集團公司檔案館都相對完善。

2.3 貫徹前端控制原則

文件的生命周期理論認為，文件的產生、處理、歸檔、保管、利用、鑒定、保存和銷毀全過程中，文件在“歸檔”之前屬于前端，之后屬于后端。為了有效維護其真實性、完整性和有效性，必須先實行“前端控制”才可以，由于電子文件易復制、易修改、易刪除的特點，前端控制是實現電子文件管理的重要保障。筆者認為應當從兩個方面進行電子文件的前端控制。

2.3.1 為保證無論是原生型還是間接型的電子文件，兩者都能發揮其作用，需要對“元數據”進行記錄，從制度要求電子文件移交或紙質文件數字化工作，制定“數字化加工流程規范”、“電子文件管理辦法”等工作制度和技術措施。

2.3.2 檔案工作人員要參與業務系統的設計，配合設計人員做好“元數據”的編制工作，實現自動記錄電子文件生成、處理、歸檔管理過程中各環節工作的背景信息。實現對電子文件的自動收集，業務系統與檔案管理系統之間建立無縫鏈接。

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