無(wú)紙辦公仍是神話

Phyllis Korkki

在辦公室，紙和筆依然重要。盡管有網(wǎng)絡(luò)、社交媒體、掃描儀、智能手機(jī)軟件，以及Microsoft Word和PDF，可辦公室里的打印機(jī)還是忙個(gè)不停。當(dāng)然，我們或許不像從前那樣把什么都落實(shí)到“紙面”上了，但對(duì)很多職場(chǎng)人來說，閱讀和書寫紙質(zhì)文檔依然有電子文檔所無(wú)法復(fù)制的特殊功能。

“白紙黑字帶來‘咄咄逼人的感覺。”效率專家David Allen這么認(rèn)為。“它們會(huì)實(shí)實(shí)在在地?cái)[在你眼前，促使你去完成該做的事。而電腦上的文檔則很容易被其他文件或程序掩蓋，然后你就把它忘了。David Allen特別補(bǔ)充，他的一些客戶就因?yàn)檫@個(gè)重要的原因，已經(jīng)恢復(fù)了“把工作計(jì)劃寫在本子上”的習(xí)慣。

微軟公司英國(guó)劍橋研究院院長(zhǎng)Richard H.R.Harper表示，閱讀長(zhǎng)篇幅的文章時(shí)，紙質(zhì)文檔可以幫助人們“更好地理解文章中觀點(diǎn)的布局”，在電腦屏幕上讀卻不行。2001年，他與Abigail J.Sellen合著出版了《無(wú)紙化辦公室的神話》。

今天的職場(chǎng)人通常需要像個(gè)八爪魚，以復(fù)雜的方式同時(shí)處理多個(gè)對(duì)象，創(chuàng)建新文檔時(shí)也是如此。Harper先生表示，在面前擺上兩個(gè)甚至更多的電腦屏幕，會(huì)幫你盡可能做到“兼顧”，但如果你需要在一篇長(zhǎng)長(zhǎng)的文檔中前前后后尋找所需的信息點(diǎn)時(shí)，那還不如在紙質(zhì)文檔上找更有效率。

Steve Leveen——Levenger公司的聯(lián)合創(chuàng)始人及CEO，堅(jiān)持認(rèn)為數(shù)字科技更有利于社交和分享，而紙張最適合讓人安靜地沉思。Steve Leveen的公司從“美學(xué)體驗(yàn)”的角度去推銷他們的產(chǎn)品，包括高檔筆記本、日記本、鋼筆等。

“紙，可以是一種感性且美麗的東西——就像我們品嘗美食和美酒那樣，”Leveen先生表示，“我們也可以用同樣的方式去‘品味紙張和墨水，它們值得我們?nèi)绱恕！卑准埡谧謺?huì)讓人感受到“人類是真實(shí)的存在，雖然，我們都不得不和一個(gè)擴(kuò)展中的數(shù)字世界打交道。”在Leveen先生看來，人們所抱怨的手寫太慢，恰恰證明了紙筆適合思索及創(chuàng)作。“它使得我們慢下來，去深思熟慮、推敲斟酌，并修訂調(diào)整。”

電腦手寫筆也能“促使你更認(rèn)真地考慮你所寫下的文字以及如何謀篇”， Harper先生說。但是他認(rèn)為，手寫筆并不能帶來紙筆相觸時(shí)那種真實(shí)的書寫感受。

得承認(rèn)，使用電腦手寫筆有利于減少紙張消耗，這對(duì)樹木來說是個(gè)好消息。“我們正在用更少的紙做更多的事，必須使用的部分則爭(zhēng)取更多的循環(huán)利用。”GreenBiz 集團(tuán)的總裁兼執(zhí)行編輯Joel Makower如是說。GreenBiz 集團(tuán)是一家環(huán)保商務(wù)公司，旨在協(xié)助商業(yè)公司更好地承擔(dān)環(huán)保職責(zé)。

Makower并不經(jīng)常用紙筆寫東西，因?yàn)榭炊约旱墓P跡對(duì)他來說有點(diǎn)困難。而相較于紙質(zhì)文檔，他電腦中的文件存儲(chǔ)得似乎更加井然有序。“在現(xiàn)實(shí)世界中，我不知道該把東西放在哪兒，但是在電腦里，我非常準(zhǔn)確地知道它們的位置。”

不過，Makower先生也知道有些人和他正好相反，辦公室中，用于放置紙質(zhì)文檔的位置依然存在。盡管絕大部分工作都以數(shù)字化的方式完成，Makower先生依然將GreenBiz 集團(tuán)的“2012綠色商業(yè)報(bào)告”——一份超過80頁(yè)的文檔，給打印了出來，為了便于校審。

“我能在電腦上出色地完成工作，但這件事有點(diǎn)不同。”Makower先生認(rèn)為，閱讀打印稿會(huì)讓他更輕松地讀懂這份報(bào)告。