外包呼叫中心配置型個(gè)性化IVR業(yè)務(wù)的研究

黃志軍

摘 要：外包呼叫中心座席業(yè)務(wù)近來(lái)在電信運(yùn)營(yíng)商正如火如荼的開展中，由于每個(gè)外包呼叫中心客戶的需求均與其企業(yè)自身的業(yè)務(wù)因素相關(guān)，因此也較多地呈現(xiàn)了個(gè)性化的特色。也正因?yàn)檫@個(gè)緣由，修改企業(yè)廣告彩鈴IVR語(yǔ)音導(dǎo)航、修改轉(zhuǎn)接號(hào)碼、修改轉(zhuǎn)接時(shí)間等指令的時(shí)效要求非常高，也因此大大增加了運(yùn)營(yíng)商維護(hù)的壓力和客戶感知度的下降。本文從外包呼叫中心業(yè)務(wù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中碰到的問(wèn)題出發(fā)，提出使用配置型IVR的手段來(lái)降低外包呼叫中心IVR業(yè)務(wù)維護(hù)壓力，同時(shí)提升外包呼叫中心客戶的服務(wù)感知度。由于客戶的需求處于千變?nèi)f化之中（一般每個(gè)月均會(huì)有新的想法），所以配置型IVR模型的建立是一個(gè)長(zhǎng)期不斷改善的過(guò)程，還要根據(jù)客戶需求的變化作出相應(yīng)及時(shí)的調(diào)整和優(yōu)化。外包呼叫中心業(yè)務(wù)包括IVR語(yǔ)音導(dǎo)航功能和座席框架客戶端兩部分，本文探討的是外包呼叫中心業(yè)務(wù)中的IVR語(yǔ)音導(dǎo)航部分。

關(guān)鍵詞：IVR；廣告彩鈴；菜單按鍵；配置模型；維護(hù)效率；維護(hù)壓力；客戶感知度

1 背景

客戶服務(wù)理念現(xiàn)在已經(jīng)被廣大的企業(yè)所接受，因此呼叫中心產(chǎn)業(yè)越來(lái)越呈現(xiàn)廣闊的產(chǎn)業(yè)前景。為此有眾多的呼叫中心專業(yè)廠商投身到轟轟烈烈的呼叫中心產(chǎn)業(yè)鏈中，各大運(yùn)營(yíng)商為自身業(yè)務(wù)的考慮也紛紛加入到這種洪流中去，故呼叫中心產(chǎn)業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)演變?yōu)橥獍艚兄行目蛻舻臓?zhēng)奪，而對(duì)客戶的爭(zhēng)奪實(shí)際上是對(duì)客戶服務(wù)的爭(zhēng)奪。

相關(guān)資料顯示，目前各個(gè)呼叫中心專業(yè)廠商在對(duì)其客戶的個(gè)性化服務(wù)過(guò)程中，由于頻繁修改語(yǔ)音提示語(yǔ)、修改轉(zhuǎn)接號(hào)碼、修改轉(zhuǎn)接時(shí)間等企業(yè)個(gè)性化訴求，而承受了巨大的服務(wù)壓力和一定程度的客戶感知度的下降，最嚴(yán)重的情況會(huì)因服務(wù)不及時(shí)導(dǎo)致客戶離網(wǎng)。以某省電信運(yùn)營(yíng)商為例，業(yè)務(wù)平臺(tái)全省集中建設(shè)，維護(hù)分省市兩級(jí)，大部分需求均在省中心完成，市本級(jí)側(cè)重于對(duì)客戶的上門服務(wù)。如：對(duì)于修改企業(yè)呼叫中心熱線彩鈴語(yǔ)音內(nèi)容、修改菜單按鍵、修改轉(zhuǎn)接號(hào)碼、修改轉(zhuǎn)接時(shí)間等簡(jiǎn)單個(gè)性化需求，均需省級(jí)技術(shù)工程師重新開發(fā)和調(diào)試及加載IVR流程，而市本級(jí)技術(shù)工程師則配合做些測(cè)試工作和客戶側(cè)終端的維護(hù)工作，這樣的流程流轉(zhuǎn)從需求提出到完成需求一般需要8-10個(gè)工作日，這個(gè)服務(wù)響應(yīng)速度遠(yuǎn)超出客戶的預(yù)期，同時(shí)每個(gè)需求均為重復(fù)勞動(dòng)，因此大大消耗了有限的技術(shù)服務(wù)資源，降低了對(duì)客戶的服務(wù)能力，同時(shí)造成客戶感知度的急劇下滑。雖然某運(yùn)營(yíng)商的外包呼叫中心客戶已經(jīng)達(dá)到了一定的規(guī)模，忙時(shí)日呼叫量也接近了100萬(wàn)計(jì)費(fèi)分鐘每日，但在現(xiàn)有工作流程模式下，很難再大規(guī)模繼續(xù)拓展新的用戶，成為了業(yè)務(wù)發(fā)展的瓶頸。如何進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，在現(xiàn)有的人力條件下持續(xù)提高對(duì)客戶的服務(wù)能力，并有效提升業(yè)務(wù)收入，成為擺放在各個(gè)電信運(yùn)營(yíng)商管理人員面前的重要課題。

在此背景下，本文提出了進(jìn)行配置型個(gè)性化IVR語(yǔ)音流程開發(fā)的設(shè)想，消除同類型需求的重復(fù)勞動(dòng)，對(duì)呼叫中心熱線彩鈴、菜單按鍵及提示音、轉(zhuǎn)接號(hào)碼修改、轉(zhuǎn)接時(shí)間修改等同類型的需求匯總成一個(gè)固定的IVR語(yǔ)音流程，并對(duì)每個(gè)子功能設(shè)置一張獨(dú)立的ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)表，將該數(shù)據(jù)庫(kù)表的讀寫權(quán)限開放給市本級(jí)技術(shù)工程師，以方便市本級(jí)技術(shù)維護(hù)工程師直接參與業(yè)務(wù)維護(hù)，甚至創(chuàng)造條件讓客戶自己來(lái)維護(hù)其日常需求。這樣將大大提高客戶需求的響應(yīng)速度，由于將市本級(jí)技術(shù)工程師納入正常的生產(chǎn)作業(yè)流程，從而將業(yè)務(wù)維護(hù)落地到本地網(wǎng)一級(jí)，也間接提升了全省呼叫中心團(tuán)隊(duì)整體的用戶承接能力。

2 現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

目前大部分用戶的需求因其需求類似而且功能簡(jiǎn)單，故直接在SLB流程參數(shù)上進(jìn)行參數(shù)的修改，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是新客戶業(yè)務(wù)上線速度較快，不容易出錯(cuò)，測(cè)試也簡(jiǎn)單。缺點(diǎn)是修改日常數(shù)據(jù)參數(shù)時(shí)比較麻煩，需要重新在SLB流程參數(shù)上直接修改，需要重新編譯和加載及測(cè)試，比較費(fèi)時(shí)。當(dāng)“五一、端午、中秋、國(guó)慶、春節(jié)”等法定節(jié)假日來(lái)臨時(shí)，同時(shí)會(huì)有多個(gè)客戶提交修改呼叫參數(shù)（彩鈴、菜單按鍵、轉(zhuǎn)接號(hào)碼、轉(zhuǎn)接時(shí)間等）的需求，導(dǎo)致省公司技術(shù)工程師無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，容易引起市分公司和客戶的不滿。有的客戶甚至在放假前最后一天的下班前后半小時(shí)內(nèi)提交該需求，更是防不勝防，造成了服務(wù)支撐能力的不足。

為此，對(duì)彩鈴更換、菜單按鍵更換、轉(zhuǎn)接號(hào)碼修改、轉(zhuǎn)接時(shí)間修改等同類型需求進(jìn)行匯總和總結(jié)，固化語(yǔ)音IVR流程，同時(shí)對(duì)不同客戶需求設(shè)置不同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)表，并將該表的修改權(quán)限開放給市分公司技術(shù)工程師，或者通過(guò)WEB網(wǎng)站等方式直接開放給客戶，這將極大的提升語(yǔ)音IVR流程修改參數(shù)的速度，有效滿足客戶對(duì)服務(wù)的要求，從而大大提升客戶感知度。

3 配置型個(gè)性化IVR改造思路

配置型個(gè)性化IVR改造的核心在于固化語(yǔ)音IVR流程，針對(duì)不同呼叫參數(shù)修改需求設(shè)置不同的ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)表，從而下放業(yè)務(wù)維護(hù)權(quán)限，縮短業(yè)務(wù)更改流程。基本步驟如下：

⑴匯總和總結(jié)同類型語(yǔ)音IVR需求，以固化語(yǔ)音IVR流程；

⑵新建廣告彩鈴配置表，滿足不同接入號(hào)的彩鈴變更需求；

⑶新建IVR菜單按鍵配置表，滿足用戶更改按鍵提示及其語(yǔ)音提示內(nèi)容的要求；

⑷新建IVR轉(zhuǎn)接號(hào)碼配置表，滿足不同接入號(hào)條件下多個(gè)不同轉(zhuǎn)接號(hào)碼的設(shè)置和修改；

⑸新建轉(zhuǎn)接號(hào)碼轉(zhuǎn)接時(shí)間配置表，提供對(duì)每個(gè)不同IVR轉(zhuǎn)接號(hào)碼的時(shí)段要求；

⑹對(duì)各市本級(jí)技術(shù)工程分別建立修改權(quán)限的ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)用戶，以將修改權(quán)限下放到各市本級(jí)技術(shù)工程師手中；

⑺對(duì)有特殊要求的客戶直接開放WEB服務(wù)器，以滿足客戶在公網(wǎng)上直接修改其呼叫參數(shù)的需求；

⑻對(duì)以上設(shè)計(jì)表格編寫存儲(chǔ)過(guò)程腳本。

4 流程圖和部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)

語(yǔ)音IVR將通過(guò)直接調(diào)用存儲(chǔ)過(guò)程來(lái)獲取各業(yè)務(wù)配置表上的數(shù)據(jù)，完成業(yè)務(wù)的執(zhí)行。

配置型個(gè)性化IVR業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)，舉例如下方表格。

5 總結(jié)

將外包呼叫中心IVR由傳統(tǒng)的每客戶定制型（即：每個(gè)客戶一個(gè)定制個(gè)性化語(yǔ)音IVR流程）向配置型個(gè)性化IVR的轉(zhuǎn)型是關(guān)系到提升運(yùn)營(yíng)商外包呼叫中心業(yè)務(wù)服務(wù)能力和提升客戶感知度的重要手段，本文初步介紹此項(xiàng)開發(fā)的基本方案和步驟及應(yīng)用腳本，但隨著客戶數(shù)的不斷增加，其呈現(xiàn)出越來(lái)越多的個(gè)性化需求，因此配置型個(gè)性化IVR模型的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的不斷優(yōu)化的過(guò)程，將視客戶的感知訴求等具體的形勢(shì)，作出相應(yīng)調(diào)整和完善。