淺談WORD郵件合并在通信工程設計的應用

楊勇會

摘 要：大家都知道WORD郵件合并功能在制作信封、準考證、成績通知單、工資條等方面有著豐富的應用，那么大家有沒有想過它在通信工程設計中的應用呢？本文將舉例說明郵件合并功是如何通過Excel數據源來以輕松、準確、快速、批量地完成設計院的設計說明這些任務。

關鍵詞：郵件合并；Excel電子表格

在設計院日常的設計過程中，我們可能有很多數據表，同時又需要根據這些數據信息來修改WORD設計說明中繁雜的數據，難道我們只能一個一個地復制粘貼嗎？如果這樣又怎能保證操作過程中不出錯呢？其實，借助WORD提供的一項功能強大的數據管理功能——“郵件合并”，就能搞定。

第一步：建立所數數據表

新建一個Excel電子表格保存為“工程預算表.xls”，將設計所需要的數據輸入到表格（注意不要省略表格中的標題行，以免郵件合并時找不到合并域名），保存后即可關閉以備后用 （如下圖）。

第二步：建立設計說明模板

打開以前做過相似的一個設計說明另存后做這模板，我們拿預算部分的說明舉例來分析一下，從圖1中我們可以看到我們需要編寫3冊設計說明，每冊的預算數據都已在表中，如果不采用郵件合并的話我們只能將每冊所需數據復制到WORD說明中去，這樣做肯定是相當繁瑣而且很容易出錯，反之就比較簡單準確（如下圖）。

第三步：郵件合并

1.在剛建立的設計模板中，選擇菜單欄的“郵件”下的“開始郵件合并”按鈕中的“普通word文檔”，則出現“郵件合并幫助器”對話框。

2.在“郵件合并分布向導”對話框中第一步選擇文檔類型，再在出現的對話框中“選擇收件人”中選擇“使用現有列表”在彈出的對話框中選擇我們剛新建的Excel電子表格“工程預算表.xls”，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔”，這時你會發現在工具欄中多了一欄郵件合并工具欄（如下圖）。

3.把光標置于要插入相應項目的位置，點擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與“工程預算表.xls”表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢（如下圖）。

4.最后點擊“合并至新文檔”按鈕，每冊設計的預算都成了一個新文檔然后保存就OK了。