讓會議進入無紙化時代

“無紙化”的概念自被提出之后已經(jīng)有了一段不短的日子，各類無紙化設(shè)備也相繼進入人們的眼球，已經(jīng)成為了會議系統(tǒng)領(lǐng)域內(nèi)新的潮流，但為何“無紙化”將引領(lǐng)新的潮流？以及究竟怎樣才算一個合格的“無紙化”會議系統(tǒng)？席媒將依據(jù)其“智慧型無紙化多媒體數(shù)字會議系統(tǒng)”從設(shè)計到完成的過程對“無紙化”的這兩個問題進行討論。

紙為何物

紙在會議中是作為一種信息載體而存在。席媒為能正確地定位“無紙化”會議系統(tǒng)，在關(guān)于會議中紙的存在做了一番深入的思考。在會議這種討論與交流的活動出現(xiàn)之后，紙還未被創(chuàng)造出來，而在會議進入上千年的紙質(zhì)階段之前還有著口頭、石刻、竹簡、布帛等存在，將所有的這些存在進行思考之后它們都可歸納為一種承載會議信息的載體。

紙質(zhì)信息載體當初是以其較之其他類別的信息載體在使用上的適用性、便捷性和易攜帶性而成就了千年統(tǒng)治地位。但是，時過境遷，紙在歷經(jīng)了千年的發(fā)展進入信息時代之后，相關(guān)問題已經(jīng)相繼暴露，而在使用上更加適用、更加便捷、更易攜帶的信息化產(chǎn)物出現(xiàn)之后，紙已經(jīng)走到了應(yīng)該要被取代的邊緣。紙走到這個邊緣的原因可以歸結(jié)為以下幾個方面：

承載信息有限。信息的及時獲取一直是各項決定、舉措、行動得以正確作出和執(zhí)行的保障所在。隨著網(wǎng)絡(luò)的日益完善，現(xiàn)今的信息交換速度已經(jīng)能夠保障信息的及時獲取，但隨之而來卻是小小的一頁或幾頁紙已經(jīng)難以完全承載住越來越龐大的信息量，越來越厚的資料已經(jīng)讓紙質(zhì)載體的易攜帶性失去了往日的光輝。而且，紙質(zhì)載體僅能承載靜態(tài)信息，在推崇現(xiàn)場視頻反饋的今天，紙質(zhì)載體已不再如以往那般適用和便捷。

長久保存不易。紙是極易腐蝕與損壞的，這些都不利于信息的長久保存。先不論一份信息在歷經(jīng)數(shù)年之后因其腐化而帶來的相關(guān)損失，單論一份資料僅因保存時的一點意外而出現(xiàn)了損壞，以致于在下一次再使用這份資料時因其不完整性而帶來的關(guān)于其真實性、可靠性的考究問題便足以讓資料提供者再次大費周章一番了。

無必要的浪費。依據(jù)席媒深入的用戶習慣及市場調(diào)查，通常一份資料從開始撰寫到最終確定，最快也要經(jīng)歷以下三個階段，即初稿、修訂稿、定稿。僅三稿便通過的情況其實并不多，而定稿之前的稿次無疑是一種浪費，定稿后因為會議需要在印刷了多份使用完后而將之丟棄或銷毀，則更是一種嚴重的浪費。

生態(tài)災(zāi)害嚴重。紙張的生產(chǎn)原料是最少20年樹齡的大樹，而依據(jù)國內(nèi)的平均生產(chǎn)水平，基本上我們每使用4箱A4復(fù)印紙（10包/箱）便意味著對一個最少也有20年的生命的剝奪。而對樹木生命的剝奪所帶來的影響卻并不僅僅是地球二氧化碳含量升高這么一個問題，其背后還有著水源污染、水土流失、風沙防護、有毒物質(zhì)凈化、生物鏈底層斷裂、生物棲息地遺失、物種滅絕等等一系列不可忽視的問題。

“無紙化”會議系統(tǒng)為何物

席媒的“智慧型無紙化多媒體數(shù)字會議系統(tǒng)（簡稱無紙化會議系統(tǒng)）”是一個能夠全面實現(xiàn)紙在會議中所有功能并涵蓋現(xiàn)階段會議系統(tǒng)功能的多媒體數(shù)字會議系統(tǒng)。

要取紙而代之，那么必定要將紙在會議中所起到的作用全面地琢磨透徹。在一場會議當中，紙陸續(xù)在桌牌、簽到、資料信息呈現(xiàn)、批注、投票、帶離會場這幾個方面被用到。而在這幾個方面，現(xiàn)代會議系統(tǒng)中已經(jīng)出現(xiàn)的電子桌牌、投影等設(shè)備，具有能取代紙功能的能力，但是，除卻電子桌牌之外其他的這些設(shè)備的作用在會場上還僅處在紙的輔助地位上，并不能真正地取代紙。

席媒折疊式無紙化會議終端（簡稱折疊式終端）是席媒無紙化會議系統(tǒng)的客戶終端，由平板、外側(cè)液晶屏、發(fā)言模塊整合而成，是一個完全能夠取代紙在會場中作用的無線會議終端。

會場管理專業(yè)輔助。折疊式終端在會議未開始和與會者未落座簽到之前，其平板顯示屏將顯示會場安排落座于此的與會者信息，滿足會場席位引導(dǎo)的需求；而在會議過程中，外側(cè)屏將一直顯示與會者的相關(guān)信息，滿足會場介紹與會者信息的需求，內(nèi)外雙屏搭配之后完全實現(xiàn)了紙質(zhì)桌牌與電子桌牌在會場的功能。而且與會者在落座之后僅需觸摸點選簽到便可完成會場簽到需要，免去了與會者去到簽到點簽到的麻煩，更方便了會場管理人員對到場人員信息的統(tǒng)計。

會場主持人所使用的折疊式終端擁有主持人權(quán)限，可以對會議資料設(shè)置相應(yīng)保密權(quán)限，并擁有指定發(fā)言人、強制同步、議題切換等會場管理權(quán)限以保證會場秩序。

會議過程全能保障。在現(xiàn)代會場中，投影設(shè)備的作用便是取代紙質(zhì)載體資料顯示的功能，且能播放動態(tài)信息更是填補了紙質(zhì)載體的不足。但是投影設(shè)備的位置是固定不動的，這樣就造成了落座在不同位置的與會者所能觀看到的畫面質(zhì)量的不同，其中所隱含的尷尬問題更是令人頭痛不已。并且，其演示方式也限制了與會者各自瀏覽資料、批注的自由，而且若是更換演示人則需要再完成一些繁瑣的流程才能正常開始。

席媒無紙化會議系統(tǒng)采用給每一個席位配置一臺折疊式終端的方式保證各席位高質(zhì)量、全視角觀看演示的需要。折疊式終端以9.7英寸大小的iPad為平板標配，既能給與會者優(yōu)異的顯示效果，又不妨礙會場討論，而且各折疊式終端與服務(wù)終端采用無線的方式鏈接，既減去了繁雜的布線過程，又可滿足與會者手持觀看和隨意擺放的需求。

折疊式終端還實現(xiàn)了本地與遠程顯示切換功能，保證了與會者自由瀏覽和跟隨瀏覽的需要，還有電子白板、手寫批注的功能，且每一個終端都可以將自己的顯示畫面投影至會場其他終端或大屏，充分保障了會場談?wù)摰撵`活性。

會議延伸隨需而動。在一場現(xiàn)代會議當中，僅僅幾人坐在一起商討問題的方式早已不再適用，視頻會議已成為了現(xiàn)代會議的一個重要延伸部分。折疊式終端平板上自帶有攝像頭，在與席媒會議軟件搭配之后完全能夠滿足視頻會議的需要，而且席媒無紙化系統(tǒng)還可外接云臺攝像頭，更能滿足會場全景拍攝的要求。

會議投票也是會議當中的一個重要延伸，而在折疊式終端上也擁有著智能交互式的投票模塊，僅需在平板上觸摸操作便可完成記名/不記名方式的加密投票，不需再配置其他任何輔助設(shè)備，而且投票結(jié)果能以柱狀圖或餅狀圖的形式公開發(fā)布。

在會議過程中有時會需要與不相鄰坐席的與會者進行討論，而會場往往不能隨意走動以致信息交流不暢。席媒無紙化終端支持一對一和一對多即時通訊的功能，與會者可以將交流信息發(fā)送給其他坐席的會議終端與之交流。除卻與會者之間的這種交流之外，與會者在有如茶水之類的需求時可通過呼叫服務(wù)與會場服務(wù)人員聯(lián)系解決。

會議無紙化時代

在信息時代步伐不斷向前邁進的今天，信息化視聽設(shè)備作為一種新的信息載體而存在必將跨出完全取代老式信息載體的一步，而會議場所一直是每一個改變世界走向的決策發(fā)出的起點所在，所以，讓無紙化時代從會議開始則更是時代性的舉措。