物資供應管理系統分析

翟亞鋒

摘要：隨著高等教育的改革，現代化學科及其實踐都對高等教育提出了新的要求，高校物資管理隨著教育改革重新界定職能，成為高等教育的有力保障。本文分析了高等院校的物資供應管理系統，探索了高校物資管理供應存在的問題，同時也研究了高校儀器設備及相關物資管理系統，對健全管理制度及統一管理學校物資使用資金有一定的積極影響。

關鍵字：高等院校；物資供應；管理分析

一、物資供應管理存在的問題

長期以來，高校物資供應部門一直是憑著傳統經驗對物資進行管理。為了保持學校物資供應，物資供應管理工作人員用國家撥款不計成本地大批量購進貨物，占用儲存空間，積壓或超支使用資金等，這樣長期滯后的管理操作導致供應管理效益不高，物資浪費嚴重，無法跟上不斷改革的高校教育，無法適應高等院校現代化教育的要求，甚者有些無法滿足師生需求。

作為高等院校賴以生存和發展的物資條件，高等院校的物資供應必須具備一定的物質基礎和基本設施，如教學實驗、科學研究、行政管理、后勤服務等。但是高等院校的物資數量大，種類多，并且存在著不少高檔次、高價位的物件，如何對巨大的物資進行規范管理、合理分配是值得探討的課題。筆者認為，高等院校可采用物資管理系統進行管理，便于統一供應，合理支配學校物資使用資金，避免多頭管理、重復購買、養護不當、損壞不報、資料零散、疏于核對等問題。

二、健全管理制度

由于國家堅持發展社會主義市場經濟的政策，加快國民經濟建設，高等院校供應管理面臨著挑戰和新要求。物資供應管理部門應該轉變觀念，摒棄物質供應中被動的行政服務，用現代管理技術來改造物資供應工作，利用物資供應管理系統做到服務性管理，同時還要充分發揮高校物資管理的監督職能的效用，進一步系統地健全高校物資管理制度。高校可以根據其具體的實際情況，創建設置一個具有綜合管理性、高效率使用性的專門系統機構。

高校的物資管理系統需有加強其管供應、管用度、管節約的效能，強化直達供應和物資儲存的管理體制，改善物資多余、積壓、報廢的管理及各種教學儀器設備的維修和保養等。完善的智能管理對高校物資管理系統提升物資流通運轉效率、提高物資經費的使用效率等有著及其重要的作用。所以，高校物資供應管理系統必須實行智能管理化，對物資全面管理，合理利用， 降低消耗， 統一有效的管理物資供應相關信息，健全管理制度，這樣才能以少的投入取得好的經濟效益。

此外，由于物資出入庫次數頻率高、種類多而規格雜、運轉時間較快， 加大了物資管理部門的難度，單單靠管理工作人員手工記帳和傳統的統計方法已無法滿足愈加繁雜瑣碎工作的需求。利用計算機創建的智能管理系統進行物資分類核對審查、統計記錄和檢索等各項業務處理，是實現高校物資供應管理現代化、規范化及智能化的一個重要環節。因此在管理系統執行過程中，部門相關管理人員需及時從系統數據中獲取反饋信息和更新信息，要時常去系統信息存儲中心了解實施情況和進展，便于高校收集資料制訂供應方案，及時并高效地解決問題。

三、加強物資出入庫管理

根據客觀經濟規律，通過補貼、獎金及經濟責任制和核算制等方式來調節各種不同利益之間的關系，對影響管理對象有一定的積極作用。

系統中設立的物資信息是用來建立數據庫的。首先對物件的編號、品名、規格、單價等進行設計記錄入案，以便于制訂采購計劃。經費信息的單位信息表中可以設置單位名稱的現有金額、當年撥款額和上年余額等欄目，可以以表格形式顯示各種數據。同時物件信息維護是物品建庫時使所用的，便于智能系統數據備份，把各種數據文件拷貝到硬盤或軟盤中保存。物資管理系統的嚴謹操作，強化了物資出庫管理，加強了物資報表數據化，減少和避免了重復購買及不嚴謹的物資購置計劃，系統地管理了學校物資利用資金。

因物資供應管理不同于一般的物資流通，高等院校中的物資流通不只是簡單的買賣和獲取利潤關系， 而是全身心致力于為教學及科研工作服務，在提升服務質量上追求經濟效益并特別注重社會效益。所以，高等院校的物資管理必須具有較強計劃性，避免盲目采購而造成物資積壓和時間的浪費，甚至無法保障教學及科研工作的正常實施。高等院校的物資流通除了具備一般經濟規律發生作用外，還具有其自身的規律性。一般物資流通的物品結構主要是由社會生產的產業結構和產品結構決定的，而高等院校中物資流通的物品結構則受到高校的科研發展及現代化水平影響。因此，高校教學及科研的特殊業務性質決定了對物質的需求具有種類多、量小、更新快的特點。這也再一次強調了高校物資供應管理系統的使用有利于加強物資出入庫，保證學校物質資金的正常使用。

四、應用物資供應智能化管理系統的效應

高等院校物資信息智能化管理系統的實現，使資產利用率、信息資源和管理數據化大大提高。高等院校中的物資從提交采購計劃到采購執行再到查收存庫、物資出庫處置，甚至報廢處理的整個周期都需要進行一套系統的、完整的智能化的動態管理和監控操作。

高等院校物資供應系統智能化的應用有利于提高信息資源共享。經過該系統的應用操作，物資管理部門只需專注于校園物資的日常監管和安全維護，而系統其他各項數據的維護工作則可由其他部門完成。

高等院校物資供應系統智能化的應用有利于提高物資資產的利用率。由于學校各部門或多或少都會存在一部份暫時或者長期閑置的物資資產，物資管理部門就可以通過操作系統，用清單明細的方式將這部分資產公布出來并在校園內實施相應的無償調度，進而提升物資資產的使用率，同時又可防止其他部門重復采購物資，造成不必要的浪費，這對實現高校可持續發展有著重大的現實意義，為建設節約型校園、提高辦學效益奠定了一定基礎。

采用高校物資供應系統有利于保證數據完整性及安全性。利用系統中的各類數據，根據校園物資系統管理的需要，對各類物品進行統計、分析，從而對全校資產實行全面、完整、系統的統計與分析。根據國家教育部及教育廳要求的報表數據格式，生成需要上報的相關數據，完成上報報表的工作。為了保證數據的安全性和完整性，高校可根據物資管理需求，對管理人員及各管理部門的操作權限和管理范圍進行具體細致的控制，以滿足單位內部的管理崗位分工、實施內部控制的需要。

五、總結

總之，傳統的物資管理模式已經不能完全適應當今高校的物資管理需求，高等院校需要不斷提升和完善自身的物資管理系統，利用現代化信息技術力量，增強供應鏈上各個節點的運作合作。國家應該積極扶持供應系統智能化的建設，提升供應管理質量，極力完善學校物資供應系統智能化，建設具有可持續發展的校園物資供應。

參考文獻：

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（作者單位：山東省學校生產供應管理處）