報社行政秘書的基本素養及現代意識培養探討

【摘 要】秘書是報社行政部門中一個非常重要的職位，不僅要求從業人員服務、服從領導，還要服務基層，在報社中起到協調服務、承上啟下的作用，因此對報社行政秘書的職業素養有很高的要求。文章首先闡述了如何培養報社行政秘書的基本素養，增強其業務能力，進而對其提出了增強現代意識，適應時代發展的要求，只有具備了這些基本素養和現代意識，才能將報社行政秘書的工作真正做好，成為一名合格的行政秘書。

【關鍵詞】報社；行政秘書；職業素養，現代意識

一、培養基本素養，增強業務能力

報社行政秘書的工作具有廣泛性、全面性以及角色多變性等職業特點，不僅需要具備一般的管理能力，還必須具備“重德、善謀、擅書”的基本素質以及業務能力。

（一）重德

首先要重德。報社作為新聞媒體單位，被賦予了更多的社會責任，一名報社行政秘書首先要做到“德才兼備，以德為重”，若不重視品德的修養，即使才華再出眾，也不能成為一名合格的秘書。報社行政秘書應當兢兢業業，任勞任怨，不求名利，甘當無名英雄。例如他們經常寫稿寫材料，但不拿稿費，也不署名；經常熬夜加班，白天仍要正常工作；往往節假日還要值班，無法陪伴家人；經常組織會議，卻從不上主席臺，只做幕后工作；此外，還要以服從命令為天職，任勞任怨，埋頭苦干等等。報社行政秘書的工作性質決定了其工作一定要實干。展開活動要緊密圍繞領導的工作和需求，要求隨叫隨到，踏實能干，在緊張而具體的工作中，能夠緊密聯系群眾和實際情況，腳踏實地，不計個人得失，吃苦耐勞，甚至要做到委曲求全。報社的秘書要輔助領導做好全報社員工的思想政治工作，通過開展各種黨務活動，提高報社黨員的思想覺悟，強化黨性觀念，教育黨員員工通過自身的行動去帶動更多的群眾，作為秘書更要認真貫徹落實社會主義榮辱觀，時刻用優秀黨員的標準嚴格要求自己，時刻體現出自身的先進性。因此，如果沒有高尚的品格和全心全意為報社服務的精神是無法成為一個合格的報社行政秘書的。當前我國行政秘書人員往往存在付出和收獲不成正比的現象，出力不討好，物質待遇與其他職業相比普遍存在較大的差距，因此，還要求報社行政秘書能夠達到“寧公而貧，不私而富”的思想境界，一塵不染、勤政為民、廉潔奉公、艱苦奮斗的政治本色，任勞任怨、忍辱負重的工作態度，否則無法成為一名合格的報社行政秘書。同時，由于秘書的品德是報社效率的折射、領導形象的補充、自身素質的體現，因此要求報社行政秘書必須心明步正、誠實正直、兢兢業業、謙虛謹慎、嚴守機密、恪盡職責、競而不妒、相互補充。

（二）善謀

其次是善謀。報社行政秘書的主要服務對象是報社領導，要能夠做到補償領導的智力和精力，幫助領導更好的完成工作。因此，秘書好比領導的“外腦”，善于幫助領導出謀劃策。一旦秘書的謀略之才獲得領導的賞識，就能夠在輔助領導決策的過程中發揮自己應有的價值。那么，報社行政秘書如何才能夠做到“善謀”，真正發揮秘書的作用呢？首先要把握好定位。秘書要扮演正確的角色，作為領導的“外腦”并不意味著秘書可以自作主張、亂發議論、左右領導。作為一名秘書必須時刻注意自己的言行是否符合角色規范，要能夠做到既服從領導、對領導的指示堅決執行，又能做到不盲從、不迷信，要嚴格遵守為領導提供合法的、有價值的參謀意見及決策依據作為自身的重要職責和行為規范。其次要能夠準確領悟領導意圖。秘書的工作要始終以領導為中心，要善于通過直接或間接的方式，及時弄清楚領導的想法和籌劃，做到既能把握領導意圖適當發揮，又能做到不越俎代皰，自作聰明。此外，秘書人員要有敏銳的觀察力，能夠準確把握工作的關鍵環節，發表意見之前要深思熟慮，才能保證自己的意見有參謀價值。第三，發表意見要注意技巧。要根據不同的場合和領導的行為和心理特征，選擇恰當的場合和時機提出自己的意見和想法；如果對領導的決策有不同的意見或見解，要從報社的利益出發，用含蓄、委婉的語言，切入要害問題，巧妙的提出自己的見解和意見。同時，報社行政秘書要做到“善謀”還要謹防以下幾個誤區：首先是過度參與領導決策，不甘于做幕后工作，不能擺正位置，擅自擴大自己的工作職權；二是為個人謀私利，以個人利益角度出發出謀劃策，干預領導決策，損害報社利益。三是幫倒忙，出餿主意，嚴重影響領導決策的實施，給工作造成被動的局面，帶來嚴重損失。因此，作為報社行政秘書要警惕以上誤區，堅決避免，用職業道德規范來約束自己，不能靠溜須拍馬取悅領導，要踏踏實實做好秘書的本職工作。

（三）擅書

再次要擅書。秘書的概念是辦理文書工作并協助領導更好的處理日常工作事務的人員。秘書的“書”即辦理文書的意思。尤其對于報社來講，擅長書寫文稿、文筆好，是對秘書素質的最基本要求。因此，要對秘書的文筆進行嚴格要求，從四方面綜合提高其文稿質量：一是抓學習、練內功。在選擇學習內容時，要側重對政策、理論、寫作、業務、法律、經濟、計算機等各方面知識的學習，以拓寬自身知識面，了然于胸，高屋建瓴；同時還要苦練內功，在工作中不斷學習，不斷總結，不斷提高，使自己撰寫的文稿深入透徹；向領導學習，注意領導處理問題的技巧和講話的構思，使撰寫的文稿符合領導的工作和語言方式。二是抓鍛煉、增能力。報社行政秘書要盡可能深入調查研究，廣泛涉獵最新的信息資料，增強自己的知識儲備，增強寫作能力，同時還能在領導進行決策時提供可靠、準確的信息。三是抓借鑒，采眾長。不僅要求秘書要博采上上下下、方方面面的信息，汲取其中的精華，以備寫作之用；還要求報社經常安排秘書參加各種活動，開闊視野、解放思想，寫文書時言之有物。四是抓管理、促效率。要求建立健全報社的各項規章制度，定期對秘書進行培訓，使其對各項規章制度了然如胸，實現管理的制度化、規范化、科學化。

總之，報社行政秘書應注重自身基本素質培養，加強學習，不斷更新觀念，迎接新的挑戰，更好的完成工作，只有這樣才能在社會激烈的競爭中立于不敗之地。

二、增強現代意識，適應時代發展

隨著改革開放和市場經濟的不斷發展，企事業單位都面臨著更加復雜的管理問題，需要運用現代管理方法來促進事業發展、提高工作效率，因此，報社必須加強行政秘書的現代意識建設，才能適應國內外發展形式和市場經濟的需要。

（一）自我意識與超前意識

對于報社行政秘書來講，自我意識指的是秘書對所處環境和自身關系的感受和認識，是秘書首先要具備的現代意識。秘書的工作特點有很強的服務性和服從性，因此，作為一名秘書，應該加強培養和鍛煉自身獨立思考、獨當一面的工作能力，便于能夠在領導做出決策之前為其提供合理有效的依據，并且在領導做出決策之后能夠對其意圖準確領會并及時執行。

報社行政秘書的超前意識是指秘書在領導做出決策之前的心理感受和思維活動，它的準確度取決于秘書思維方式、自身素質，對資料、情況的掌握、占有、熟悉的程度，以及對信息的敏感度等多方面因素。秘書具備準確、科學的超前意識，能夠推動領導決策，更好的發揮積極的作用，反之則會對領導決策結果的正確性造成影響。

（二）信息意識與競爭意識

當今是一個信息化的時代，增強秘書的信息意識是提高其工作效率的有效保證。報社行政秘書不僅每天要面對報紙信息，還要接觸各種報告、公文、請示等材料中的大量信息，秘書要能夠在收集、整理、歸類材料的過程中對其中的信息合理取舍，讓領導用最少的時間能夠閱讀到最有用的信息。

隨著我國高等教育的發展普及，高學歷的報社行政秘書越來越多。但學歷并不一定與工作能力成正比，高學歷者必須在實際工作中埋頭努力，不斷學習，強化鍛煉，將實際與理論結合起來，以增強自身競爭力。也有一些工作時間較長的秘書，雖然有豐富的實踐經驗，但知識體系老化，不能適應時代發展的需要，必須不斷補充新的知識，與時俱進，增強自己在工作中的競爭力。因此，報社行政秘書不論學歷高低、工作經驗是否豐富，競爭意識都是必不可少的。從業人員只有在激烈的競爭中，才能提高工作效率，加快工作節奏。

（三）責任意識與服務意識

責任意識是秘書工作態度的體現，不僅會影響到個人工作質量，而且也會對報社的作風建設造成一定程度的影響。報社行政秘書只有樹立強烈的責任意識，才能隨時隨地的維護報社的聲譽和形象，做到態度端正、工作認真、處事果斷，在處理任何事情、面對任何人時都能夠表現出個人良好的職業道德素養和思想文化素質，從而真正將秘書工作的水平和質量提升到一定的高度。

服務是秘書的首要職責，不僅要服務領導，還要服務群眾，其業績的評價標準是服務質量、以及報社領導和群眾的滿意度。秘書在服務領導的時候，要善于站在全局的高度和領導的角度去思考、處理和策劃問題，要能夠同時做到“參之有道”、“謀之有方”以及“言之及時”，即能提出有實際價值的建議和意見、準確把握領導意圖，并且能在建言獻策時體現高度的預見性和主動性，這樣就能將服務貫穿于開會、文書、辦事等日常工作中。報社行政秘書在服務群眾時要與基層員工加強聯系和溝通，增進與他們之間的感情，將服務基層員工作為工作的重點，真正了解到基層員工的所思、所想、所盼，真心實意為基層員工辦好事、辦實事。

（四）大局意識與創新意識

秘書在報社中能夠起到承上啟下、自上而下傳遞的作用。領導是報社的“領頭羊”，發出的指令或制定的決策一般具有政治性和全局性，對各項工作都有至關重要的作用。作為報社行政秘書，要清醒的認識到領導決策和命令的重要性，對“一把手”要求和重視的工作、分管領導要求和命令的工作，以及自己開展和組織的工作要能夠區分清楚，分別對待。秘書經常會同時接到多項工作，如果缺乏全局意識，往往會手忙腳亂，使自己陷入被動。因此，在工作中秘書要強化大局意識，根據工作重要程度做好排序，對時間、精力、財力等各方面資源進行合理統籌和調配，積極面對臨時性、突發性的工作，在日常工作完成的同時圓滿完成任務。

報社行政秘書的工作量大，質量要求高，還不允許出現差錯。因此，秘書處理工作時在方法、方式和思維上要有所創新，面對任何事情都要有自己的想法和態度，要有主見，能夠提煉出來形成觀點，不能人云亦云，失去自我；要有深度地看待問題，分析問題要理性、有創新意識；要能夠看到比別人多一個層次的問題，從系統地角度分析和處理問題。

（五）宣傳意識與保密意識

在報社行政秘書的工作中要強調“宣傳意識”，要視具體情況而定，要能夠把握好時機。對需要與別人配合完成的工作，要邊做邊宣傳，以便更好的得到別人的支持和配合開展工作；對于具有探索性的工作，要全部完成看到成效之后才能宣傳；對于涉及報社內部建設或集體福利的工作，就不必要大張旗鼓的宣傳出去，以避免引起大家的非議……對于秘書來講，幾乎不存在任何一項工作是在大家態度和觀點完全統一的情況下開展的，因此，秘書在宣傳一件事情時必須格外警惕，避免該宣傳的工作沒有宣傳到位，不該宣傳的工作盡人皆知，導致工作質量受到影響。

報社的秘書要時刻牢記新聞單位的特殊性，要具有高度敏感的保密意識。對于需要保密的文件、指示一定要遵守保密規定，協助領導妥善處理。秘書是離領導最近、對領導了解最多的人，熟悉領導的工作作風及生活習慣，要能夠把握好什么事情能說，什么事情不能說。對于領導還在醞釀中，尚未最終決定的事情和決策，秘書一定要注意保密、小心謹慎、不要隨便下結論，告知他人。

三、結語

行政部門是一家報社的重要部門，它直接服務、服從于領導，還要服務報社全體員工。秘書作為行政部門的重要職位，無論在會議服務、公文處理、檔案管理、后勤管理，還是服務接待、組織協調等方面的工作都要求做到細致周到、一絲不茍。職業素養是一個很廣泛的概念，專業素質是第一位的，具備現代意識也尤為重要。此外良好的道德修養和敬業精神也是必備的，這些都是秘書在工作中所表現出的綜合品質。總之，報社行政秘書不僅需要“全才”、“通才”，還必須具備超強、專業的職業素養，這樣才能真正勝任辦公室的工作，在行政秘書的崗位上做到游刃有余。

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