基于過程控制理論的高校圖書館圖書采購質量控制實證研究
——以廣西大學為例

張文華

(廣西大學圖書館,廣西 南寧 530004)

——以廣西大學為例

張文華

(廣西大學圖書館,廣西 南寧 530004)

運用過程原理追蹤廣西大學圖書館歷年的整個采訪流程。針對各個階段的數據、資料和實際情況進行分析,找出影響采購質量的因素,提出合理、系統的措施,以期對圖書采購質量進行有效的監控。

高校圖書館;過程控制原理;圖書采訪質量控制

1 引 言

近年來,隨著社會經濟的發展,科學技術的進步,人們對知識信息的需求越來越多元化,越來越多現代化的信息手段應用于圖書情報工作領域,從圖書采購到藏書建設到文獻資源建設,形成了一個復雜的過程,特別是中文圖書采購的過程更加細瑣繁雜。而各高校的購書經費日趨緊張,圖書采訪中的質量控制成了非常重要的一個環節。如何對中文圖書采購實施質量監控是圖書情報學領域一直以來研究的重要課題。國內外很多學者對此已經做了大量的研究,例如鄧珊妮在進行調查分析的基礎上,通過實證研究探討了高校圖書館圖書采訪質量控制問題,并提出相關的策略建議;馬啟花指出,圖書采購與一般的貨物采購存在著本質區別,圖書采購招標對圖書采訪質量具有一定的影響,并提出保障圖書采訪質量的策略;刁慕戈、倪海濤則提出館配圖書質量的高低取決于圖書館與館配商之間利益博弈的結果;韓葆青從建立采訪質量評價體系、建立讀者專家與圖書采訪互動機制、選擇多種采訪方式等角度提出優化控制圖書采訪質量的新思考等。但是過程控制理論應用于這一領域的研究并不多見。本文引進過程控制理論來監控整個采訪過程,并輔以廣西大學圖書館的實證研究,對中文圖書采訪質量做出淺顯的探討,希望能從新的角度開辟一條提高采訪質量的道路。

2 圖書采訪工作中使用過程控制理論監控采訪質量的可能性

本文從質量控制理論的角度,對圖書訂購的過程進行分析,研究其過程的質量監控,從而為圖書訂購的質量控制提供新的研究思路。

2.1 過程控制理論的含義

過程控制理論(Statistical Process Control,簡稱SPC)即統計過程控制,是指應用統計方法對過程中的各個階段進行監控與診斷,從而達到改進與保證產品質量的目的。其本質就是一種運用數理統計和圖表形式進行過程控制和質量管理的思想與方法。其基本原理是指基于過程波動的統計規律性,利用數理統計工具判斷過程狀態,對導致過程波動的影響因素進行分析和控制,并采取經濟的、適宜的措施保持過程在穩定狀態下運行。SPC的核心就是變事后的檢查為事前的有效監控和預防。而更寬泛、更簡單的說法就是找出每個階段的影響因素,采取合理、系統的措施解決問題。

2.2 圖書采訪工作中使用過程控制理論監控采訪質量的可能性

圖書采訪是圖書館工作的第一道工序,也是重要的工序之一,但這道工序不是單一的工序,而是由很多環節構成的,它包括制訂采購計劃、經費使用、圖書招標、圖書訂購、圖書驗收、圖書進庫信息反饋等環節。我們把過程控制理論應用于這些環節中,通過對這些階段的一些數據和現象進行統計分析得出影響該階段工作質量的因素,就可以把出錯率減少到最小,從而更好地控制圖書采訪的質量。實際上,無論過程多么瑣細復雜,都是可以通過過程控制理論監控的。

3 過程控制理論在圖書采訪工作各階段中的具體應用

以下以廣西大學圖書館(簡稱“本館”)為例。

3.1 經費使用過程

目前,本館由當初學校評估時的經費猛漲階段進入經費平穩階段,每年的購書經費變化不大,但是實際購買中文圖書的經費越來越少。這主要由以下兩個原因造成:一是近幾年物價飛漲,紙張、印刷等原料以及運輸費用也不斷上漲,導致圖書零售價不斷抬高,近一兩年社科類圖書每本平均價格大概為30元,而自科類圖書平均價更高,相對于前幾年而言,同樣的經費所能購買到的圖書就減少了。第二個原因就是電子資源對紙質資源的強大沖擊。眾所周知,電子資源雖然不能代替紙質資源,但是圖書館趨向于電子化已是改變不了的事實。大力發展電子資源勢必壓縮紙質資源的經費,從而直接導致購買紙質圖書經費的下降。表1是本館近5年的圖書經費使用情況。

表1 本館近5年圖書經費使用情況

從表1中可以看出,本館的紙質圖書經費從2007～2010年變化不大,但是到2011年就減少了20%的費用;電子資源經費逐漸向紙質圖書經費看齊,在2009年超過紙質圖書,在2011年甚至達到了紙質圖書的4.5倍左右。這些情況就成為影響紙質圖書采購的因素。本館根據這些因素制定了有針對性的采訪計劃。首先,因受到物價上漲的影響,造成實際購買力下降,這就要求本館對圖書的種類、復本數量進行控制。本館的做法是:原則上學術類圖書要盡量收全,社科類圖書平均復本為1.8冊,自科類圖書平均復本為2.2冊,勵志類、生活類、小說類圖書嚴格控制其復本量,盡可能使有限的經費購買更適合館藏、適合教學科研的圖書。第二,處理好紙質圖書與電子資源的關系,二者應是相輔相成的關系,互為補充。紙質圖書受到載體限制,一次只能為一人使用,而電子資源可以同時為多人使用,因此在紙質圖書復本不夠的情況下,應鼓勵讀者使用電子資源。另外,本館購買了大量數據庫,并針對這些數據庫的內容,對紙質圖書的采購做出了有效的調整。例如購買了皮書數據庫,在紙質圖書訂購中皮書系列就不再訂購;購買了一系列考試數據庫,讀者可以直接在網上模擬考試場景答題,這樣在紙質圖書采購中考試類圖書的采購就得到了嚴格控制。這種根據經費使用情況來制定采購計劃的方法,既避免了經費使用的重復浪費,又從宏觀上把控了圖書采訪質量的源頭。

3.2 圖書招標及書商服務過程

圖書招標是圖書采訪的一個非常重要的過程。能否招到能力強、服務好的書商直接影響到一個圖書館藏書質量的好壞。目前圖書采訪由圖書館自主采購轉向政府招標采購,政府招標有利于從源頭上杜絕腐敗,有利于提高經費的合理使用。但是政府招標也存在諸多不足,最大不足就是偏向于看重折扣,從而導致不能選擇最優書商、書商低價中標后服務跟不上、圖書質量不高等一系列問題,這些問題就是影響圖書采訪質量的關鍵因素。因此在圖書采購中,要針對圖書招標中出現的這些問題采取針對性的措施,以確保圖書采訪質量得以控制。

本館自實行政府招標以來,每年選擇5家書商。每年招標前都會根據前面幾年來書商的表現及本館的需求,在標書中制定個性化要求。這些個性化要求是在對影響圖書采訪質量因素進行分析以后形成的。

首先,了解書商提供全品種圖書目錄的能力。是否能提供全品種圖書目錄對圖書采訪來說非常重要。本館之前一直以中國教育圖書進出口公司提供的圖書目錄為主,輔以其他中標書商提供的書目數據。中國教育圖書進出口公司改制以后,本館經過多方考察,以北京圖書大廈提供的圖書目錄為主。這樣就基本囊括了當年的圖書出版信息,為圖書采訪的下一步工作打下了堅實的基礎。

第二,多方考察書商的服務能力。本館通過實地考察、與兄弟館互相交流,并結合與書商合作的經驗,多方面去了解書商的綜合服務能力,以此作為書商中標的必要條件,并將到書率作為考察書商服務能力的一個重要指標。表2為本館2011年招標書商的到書率情況。

表2 本館2011年招標書商的到書率

通過表2可以看出,北京圖書大廈、三新、南國、人天這四家書商的到書率均達到了92%以上,基本滿足本館要求。但是某書店的到書率才53.23%,嚴重不足。這就作為2012年圖書招標的一個重要依據(本館2012年圖書招標時,某書店未中標)。

第三,形成了館配書商之間的良好平衡。每年有5家書商在本館中標,其中必有一家是本地書商,而且要求本地書商提供現貨數據,這可以使一些熱門圖書快速入館,加快圖書流通腳步。這樣本館就形成了外地書商與本地書商相結合、期貨圖書與現貨圖書互補的局面,充分發揮了書商各自的優勢,更好地為圖書館服務。

本館每年都會根據前一年的工作總結及圖書出版出現的新情況及時調整自己的個性化要求,并將之詳細寫入標書中,以避免政府招標中出現的一些問題,從而達到圖書采訪質量控制的目的。

3.3 圖書采購過程

之前說到的經費使用過程及圖書招標過程都是為了圖書采購過程順利進行打基礎,而圖書采購過程則是整個圖書館采訪過程中的重中之重。在圖書采購過程中,圖書出版的狀況是影響圖書采購質量的一個重要因素。

圖書出版的狀況直接影響圖書的訂購情況。目前國內中文圖書出版狀況令人擔憂,國內比較大的出版社有500多家,每年出版圖書幾十萬種,但是受市場經濟影響,出版質量下降,高質量、有品位、專業性強、適合科研的圖書鮮見出版。據統計,每年出版的新書中社科類圖書占68%,社科類中的經濟類圖書占25%,法律類圖書占20%,文學類圖書占20%,其他只有3%。這些經濟、法律類的書,或是每家出版社都出,內容雷同,互相抄襲,良莠不齊;或是第二版、第三版,內容變化很少;或是書名變了一兩個字,或是文字順序有些顛倒;或是一書多家出版社出版,這就導致選擇圖書非常困難。

影響圖書采購過程的另一個重要因素就是對高校師生教學科研需求的了解。目前各高校都在擴招,學生人數急劇增長;另外,一些新興學科、邊緣學科興起,而各學科之間交叉范圍擴大、加深,這都對圖書采購提出了更高的要求。

針對這兩個影響圖書采購過程的重要因素,本館采取了行之有效的對策。首先把握最關鍵的一點,就是注重人在采訪過程中的重要作用。本館采訪部中,負責采購中文圖書的人員共6人,其中副高職稱4人,中級職稱2人。每個采購人員都在圖書館工作了7年以上,而且都在圖書館各部門進行過輪崗,對讀者在圖書館不同方面的需求都有所了解。這6人再根據自身所學專業進行具體分工,3人(圖書館學、化學、林學專業)負責選訂自然科學類圖書,3人(漢語言文學、歷史、哲學專業)負責選訂社會科學類圖書。這樣一支采購隊伍為提高圖書采購質量、滿足讀者需求打下了堅實的基礎。

其次,不斷學習,提高采購人員的素質。影響圖書采訪質量最重要的就是人的因素。只有采訪人員的綜合素質提升了,才能在主觀上保證圖書采訪的質量。本館采訪部除了定期開展業務交流、學習培訓之外,平常就工作中出現的問題進行及時交流,這樣既解決了問題也使采購人員的認識更加深刻。另外,采購人員還經常向其他高校圖書館、公共圖書館學習,借鑒他們的有效經驗,學習他們的先進成果,彌補自身的不足。

第三,采取各種方式,積極主動了解各學院教學科研需求。雖然采購人員各自都有專業背景,但是畢竟采訪部的各位人員并不是專業教師,學科結構、知識能力有一定的局限性,不可能完全把握各個學科專業的發展動向,特別是在一些新興的學科、交叉學科、邊緣學科的圖書采購中,難免會出現各種各樣的問題。因此,積極主動了解各學院需求是客觀保證圖書采訪質量的重要因素。本館采取了以下措施:針對全校進行了圖書采訪調查,并搜集調查結果進行分析;開通多條讀者薦購圖書途徑;將采購人員的辦公地點設在流通部借還處,直接面對讀者,既可了解讀者借閱圖書情況,又可直接與讀者進行交流;深入各學院調研,與各學院師生座談,了解師生需求,并就師生針對圖書采訪存在的一些問題進行解釋,使雙方更進一步互相了解;提取預約圖書數據以及館內未借或少借圖書數據,分析讀者閱讀傾向;進行回溯訂購;關注各大城市新華書店圖書排行榜;關注圖書書評,等等。這些方法取得了一定的成效。例如,在對廣西大學兩個社科類學院進行的調研中了解到:兩個學院的師生都不需訂購或者少訂購教材類圖書,其中一個學院傾向于多訂購電子資源。針對這些情況,采訪部及時調整采購政策,較好地滿足了各學院的需求,使圖書館的資源建設更具針對性。

3.4 圖書驗收過程

圖書驗收過程是一個承上啟下的過程,一方面它是檢閱書商服務能力的關鍵環節,另一方面它肩負著圖書快速流通的重任。因此圖書驗收過程中影響圖書采購質量的最主要因素就是書商的配書是否符合圖書館的要求。這主要分為兩個方面,一是檢查書商所配圖書是否按圖書館訂單配書,檢查書商的物理加工和數據是否符合圖書館要求;二是通過驗收可以了解書商的到書率,從而了解該書商是否能滿足圖書館發展的要求。這些都可為第二年招標提供重要的依據。

本館一直以來堅持手驗與機驗相結合的驗收方式。近兩年機驗由一本一本驗收變為批量驗收,節省了驗收時間,減少了驗收工作強度,而且如果圖書信息與原訂單稍有不符,系統就會把不符合的圖書數據集中在一起,讓工作人員能在第一時間了解到館圖書與原訂單之間的差距,及時查證原因,記錄產生錯誤次數及原因,以便與書商溝通,指導書商盡量避免類似錯誤。

驗收成功以后,可以通過系統查驗書商的到書率。到書率的高低反映了一個圖書供應商的能力,圖書供應商的到書率高,從客觀上保證了圖書采購質量。因此對各圖書供應商到書率的比較分析,可以使采訪部工作人員根據其特點合理分配訂單,盡可能避免訂單發出圖書卻不到館的現象。

3.5 圖書質量的評估過程

圖書質量評估過程是對一個圖書館所藏圖書質量的評價過程,這個過程最重要的標準就是讀者利用率。這個過程不是在采訪部實現,而是通過書庫實現。圖書進入流通以后,有無讀者借閱、借閱量多少、圖書預約量、圖書續借量等是評價圖書采購質量的幾個重要因素。

筆者對本館2005—2011年出版、從未被借出過的社科類圖書進行了統計,在本館現有90萬種藏書中,從未被借出的圖書有22 434種,占總數的2.5%。圖書未被借出大概有以下幾個原因:第一,現在網絡快速發展,讀者可以通過網絡快速獲取某些自己需要的信息,因此覆蓋這些信息的紙質圖書借閱量自然降低;第二,圖書館電子資源發展迅猛,讀者在電子資源中就能獲取自己需要的知識,對紙質圖書的需求就會隨之下降;第三,讀者對書中某些內容感興趣,但是只看不借,因此不會產生借閱量;第四,讀者閱讀范圍傾向狹窄,不愿多了解自己專業以外的知識,因此導致某些種類圖書(如史學類圖書)借閱量低;第五,一些種類圖書知識更新太快,圖書進館不到半年知識已經陳舊,導致借閱量低(如計算機圖書);另外一些類別圖書雖然品種繁多,但是大部分內容大同小異,因此沒有產生借閱率(如法律類、經管類圖書)。

通過以上分析,可以了解讀者的閱讀傾向及圖書采購中的不足,以便在具體采購中考慮各種因素,選擇更有利于讀者需求的圖書,從而更好地控制圖書采購質量。

4 結 語

通過對本館的實證研究,探討了過程控制理論在圖書采訪質量控制中發揮的有效作用。通過過程控制理論對圖書采訪各環節數據進行有效分析后,找出影響采訪質量的因素,可以對圖書采購質量進行有效的監控,最大限度地避免經費的浪費,避免大量圖書束之高閣無人借閱的情況出現,保證圖書館藏書的質量,使館藏結構更加合理,增強圖書館為全校師生提供高質量文獻服務的能力,有效地滿足新時代下高校教學科研的要求。

[1]鄧珊妮.高校圖書館圖書采訪質量控制實證研究[J].圖書館學研究,2010(11):64—67.

[2]馬啟花.圖書招標方式下高校圖書館圖書采訪質量保障策略[J].圖書館,2009(5):103—104,113.

[3]刁慕戈,倪海濤.館配圖書質量博弈與控制[J].圖書館學研究,2011(5):64—67.

[4]韓葆青.對高校圖書館圖書采訪質量優化控制的思考[J].高校圖書館工作,2010(6):58—60.

[5]崔田華.過程控制理論在采購物流中的應用研究[D],2006.12:16.

[6]費小寧.高校圖書館圖書采訪質量控制的策略[J].中國—東盟,2011(2):85—86.

[說 明]本文獲廣西大學圖書館科研項目(項目編號: tsg2012001)基金資助。

G253.1

B

1005-6041(2013)02-0036-05

2012-12-06

張文華(1977—),女,館員,碩士,廣西大學圖書館,研究方向:圖書采訪。