高職院校學生信息管理系統的分析

鄭 歡

（江西外語外貿職業學院，江西 南昌330099）

高校學生工作管理是高校管理工作的一項重要內容，它直接影響著學校管理工作水平和學生素質的高低。高校學生工作信息化建設也相應成為高校信息化建設的重要組成部分。高校學生工作一般包括學生教育、學生管理，學生獎勵、學生資助、學生就業、學生住宿等，高校學生工作不但參與學生的“生產制造”，還負責學生的“銷售”，高校學生工作的復雜性決定了高校學生工作信息化建設是高校信息化建設最復雜的環節。高校學生工作信息化建設水平的高低成為衡量高校信息化建設的重要方面。

江西外語外貿職業學院學生工作管理仍然處于傳統的管理模式和手段已經遠遠不能適應新的發展需要，主要體現在以下三個方面∶

一、易于出錯，效率較低∶在學生工作管理中，仍然有采用手工填表，這種方式可靠性不高，因為手工填表一不小心就會造成數據遺漏，同時由于學生的檔案、學籍數量繁多，手工處理工作量極大，效率低下，進行數據的維護和檢索都非常的不便，不能滿足日常的管理工作的要求。

二、數據更新不夠及時∶學生日常管理工作仍存在沒有利用網絡進行傳送，在數據的更新上，仍采用各系部或各班級將數據上報，并由專門的數據錄入人員進行手工錄入。這種方式不僅加大了學生信息管理的工作量，而且很容易遺漏信息，并且造成信息的更新不及時。

三、信息管理規范性不夠∶由于沒有一個完善的學生信息系統，學生的相關信息的數據庫不夠完善，使得對學生的信息管理上，缺乏規范性。數據分散存放，定義的格式往往會各不相同，在數據處理時往往需要進行轉換，給工作帶來很大的不方便。數據分散存放，數據之間沒有相應的約束與關聯，在進行數據維護的時候，必須同時更新所有部門的相關數據，非常繁瑣，稍不注意就會引起數據的不一致。學生的相關數據分散在各個不同的部門，存儲和管理的方式各不相同。 有的是采用管理信息系統，有的采用Excel 表格，有的仍然是采用卡片表格，很難實現數據的共享。

近年來，隨著我國教育事業的蓬勃發展，升學率的提高、招生范圍的不斷擴大對學生管理工作的高效性及規范化提出了新的要求?，F代信息技術和網絡技術的出現和不斷發展給教育現代化管理引入了新的定義，用信息技術和網絡技術來改變傳統教育管理模式是教育發展的必然趨勢。 建立一套完善的高校學生信息管理系統，不但可以大大提高學生工作管理的效率，而且可以構建起一套完整的學生信息資料庫，可以和其它管理部門的信息系統緊密結合，輕松、條理、準確的完成學生從入學到就業的整個管理工作。

1 國內外研究現狀

在信息化社會和知識經濟時代，信息化、數字化校園建設是國內外高校的建設熱點。 在國外，數字化校園建設具有發展早、起點高、投資大和速度快的特點。數字化校園概念最早由美國的麻省理工學院在20 世紀70 年代提出，經過多年的努力，已經構建出一個較成熟的數字化校園模型。在歐美，由于政府的強力支持，各學校紛紛對教務管理和教學進行了數字化改造。 據調查，20 世紀90 年代以來，西方發達國家大部分名牌高校均已較成功地完成了數字化校園建設工作。而國外較關注數字資源的提供，較少強調高度的系統集成，關注學生的活動本身，協同科研，信息管理系統在數字校園中相對弱化。根據國內的實際情況信息管理系統應該是國內數字化校園建設的重點。

在國內，數字化校園建設具有以下幾個特點∶從整體來看，高等教育信息化仍處于起步階段。 部分高校起步較早，多數高校已有相當基礎。如清華大學和北京大學的校園網絡化建設是在20 世紀90 年代初開始的，經過十幾年的建設，現己基本建成了以高速校園網為核心，包括以學術研究、網絡教學、信息資源、社區服務和辦公管理為功能的數字化教育系統。 他們也是最早提出建設數字化校園概念的學校之一。全國重點高校數字化校園建設研討會于2002 年5 月份在珠海舉行，全國40 余所高校參加了會議， 會議決定在全國重點高校率先推進數字化校園建設，并確定清華大學、北京大學、中山大學、浙江大學、重慶大學作為召集單位。會后，全國很快出現了校園數字化建設的新高潮，各高校紛紛設立數字化校園建設項目， 在全國各個相關的研討會上，關于數字化校園建設項目的研討也更加火熱，數字化校園建設己經成了各高校進行信息化建設的新的熱點。

目前國內外各類高校應用的學生管理信息系統各式各樣，按照不同的開發方法分為∶生命周期法、原型法、面向對象系統法等；按照不同的結構形式又有∶瀏覽器服務器(B/S)和客戶服務器(C/S)以及兩者結合的結構形式；按照不同的開發平臺又包括NT、Netware 等，同時系統所采用的前臺開發軟件和后臺數據庫管理系統又是各具特色的∶按照不同的系統使用的范圍分為∶單個部門使用、局域網部門間聯合使用、整個校園使用以及在整個Interact 上使用等∶按照不同的按系統開發主體又分為∶通用信息管理系統和針對特定單位用管理信息系統。

隨著數字化校園建設和高校學生信息管理系統開發方法的發展，利用網絡技術和計算機技術對學生信息進行管理，具有人工管理無法比擬的優點，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能夠極大的提高學生信息管理的效率，也是科學化、正規化的體現。 因此開發適應新形勢需要的學生信息管理系統是很有必要的。

2 系統需求分析

2.1 業務流程分析

通過對我院學生信息管理工作的調查與分析， 主要存在學籍管理、成績管理、獎懲管理、貧困生管理、學生黨員干部管理、畢業管理等業務環節，對應的管理部門有教務處、學生處、招生就業辦、教學系部等部門。 主要業務流程分析如下∶

2.1.1 學籍管理

學籍管理是對取得學習資格的學生，從入學注冊，成績考核與記載，升、留(降)級、轉系(專業)與轉學、休學、停學、復學、退學，獎勵與處分，畢業等方面，實施管理。 我院工作流程是新生首先到各系報到，教務處注冊，填寫學生的基本信息情況表，由教務處學生工作人員進行信息錄入，當所有信息錄入完畢并匯總在學生檔案中，就完成了新生登記工作。

如果學生正常完成學業，學籍管理則按正常流程進行，但是若有休學、退學、留級、保留學籍、轉專業、轉學、畢業等學籍變動情況則進行相應的登記和處理。學籍管理工作將為每個學生今后的評優、處分、助學貸款等情況提供依據。

2.1.2 成績管理

每學期期末由教師將學生期末成績輸入到紙質成績單上，再進行電子成績的錄入，并將紙質和錄入的電子成績單交到各系，由學生干事以班級為單位將各門課程的成績進行匯總后交教務處統一處理。此時學生可查詢成績， 但是若某個學生的成績出現錯誤而需要修改，則需要按特定的流程進行。 首先由任課教師將修改理由上交教務處，然后由教務處登記修改內容及時間后，方可修改成績，成績管理為學生獎懲管理提供依據。

2.1.3 獎懲管理

主要有獎學金評定、評優和違紀處分三類業務。 獎學金評定的流程是班主任將學生全年綜合成績進行匯總排名，再根據學生處制定的獎學金評定標準對每班學生評出獎學金等級，結果進行公示，無異議后送交學工處進行評審；評優過程則是首先由參加評優的個人或者集體提交評優申請，由所屬部門出具推薦意見，學院接收到申請材料和推薦材料后根據評定條件、額度等擇優提出初評名單，經過評定部門審核后予以確認；學生違紀處分的基本流程則是各系將學生違紀情況上報學生處，學生處根據相關規定進行處理，通知學生本人。獎懲管理工作中獎勵結果一開始就需要公示，對獎學金或評優結果有異議可以向所屬部門進行反映，然后進行復查。對于處分的處理則不同，首先應該將處理結果告知被處分學生，如學生對處分意見不服，可進行申訴，學院教務處申訴處理委員會再進行調查處理，最后給出最終的處理結果后，才進行公開。

2.1.4 貧困生管理

高校常見的貧困生管理有勤工助學和助學貸款兩類。

勤工助學的基本流程是學生處首先公布勤工助學崗位需求情況和酬金標準，貧困生向所在院系學生工作教師提出申請，系學生工作管理的教師進行情況核實和初步篩選，再以系為單位向學生處報送勤工助學申請名單，學生處根據各系提供的勤工助學申請名單進行篩選并公示候選名單，名單確認后，被選中的學生到用工部門報到上崗，用工部門記錄勤工助學考核情況，發放酬金。

助學貸款的基本流程是學生提供家庭經濟困難證明和本人貸款申請，填寫助學貸款審批表，學生工作處進行審核，送銀行審核，初審合格名單公示，學生與銀行簽訂合同，發放貸款，學生畢業后進行還款。如果某個申請到助學貸款的學生發生學籍變動、出現休學、退學等情況終止貸款且還款，學校才予以辦理有關手續。

2.1.5 學生黨員、干部管理

在高校學生黨員培養發展的一般流程為首先由學生遞交入黨申請書，黨支部初步確定培養發展對象，擇優送入業余黨校學習，然后經系黨支部考察、上級黨組織審核后確定預備黨員，經過一年的預備期后，由系黨支部討論，上級黨組織審核轉為正式黨員。學生干部的培養流程則是學生首先提交申請，學生會工作人會根據學生在校期間的表現決定候選人， 由學生和學生工作管理人員投票決定學生干部的任命，然后根據學生干部的學習工作情況進行考核，確認學生干部。當學生黨員出現轉學、退學等情況時，該名學生的組織關系的調轉，或者某名學生干部沒有連任而被其他同學代替時則學生干部信息發生相應變化。

2.1.6 畢業管理

由教務處提供學生學籍基本信息、綜合成績信息和學生工作處提供的學生獎懲情況來鑒定學生能否畢業，另外招生就業辦進行學生就業信息進行統計和分析。上述流程分析可見學生信息管理工作從入學到畢業，管理周期長，管理部門分散，我院現行的傳統管理模式需要耗費大量的人力、物力和時間，容易出現材料不齊全、信息不一致的情況，手工操作效率低，重復勞動多，工作量大，準確性低，出錯率高，難以保證現代教育管理方式的需要。 如貧困生管理工作手續比較復雜、繁瑣，我院學生助學貸款辦理與管理卻處于手工操作，信息溝通及其不便，在貸款信息統計、分析、上報等方面都存在很大的難度，學生離校后，還無法獲取學生最新信息，還款工作無法得到很好的監管等。其他管理工作流程中也存在類似問題，因此本系統的設計目標應圍繞上述問題的解決來進行。

2.2 功能模塊分析

根據我院的學生管理工作的具體要求和項目設計的功能目標，學生信息管理系統有七大功能模塊∶學籍管理模塊、成績管理模塊、獎懲管理模塊、貧困生管理模塊、黨員、干部管理模塊、畢業管理模塊、系統管理模塊。 如圖1 所示。

2.2.1 學籍管理模塊主要進行學生注冊報到的登記、 統計及查詢，學生基木檔案信息的維護、查詢和打印，學籍變動處理。

2.2.2 成績管理模塊主要進行的成績錄入、修改、查詢以及成績分析統計。

2.2.3 獎懲管理模塊主要可進行獎懲申請、評審等工作，對獎懲信息進行統計分析和查詢。

圖1

2.2.4 貧困生管理模塊主要分勤工助學管理和助學貸款管理。勤工助學管理包括助學信息收集、整理及發布、勤工助學情況記錄，助學貸款管理包括貸款信息發布、還貸情況記錄。

2.2.5 黨員、 干部管理模塊有黨員信息管理和干部信息管理兩個模塊，黨員管理模塊主要記錄入黨申請遞交情況、發展過程記載、黨員信息查詢。 干部模塊完成對學生干部的任免、考核記錄及干部名單查詢等功能。

2.2.6 畢業管理模塊主要是畢業鑒定管理和就業信息管理。包括對學生的畢業資格審定、畢業后工作情況登記，生成學生就業情況分析和就業信息查詢等功能。

2.2.7 系統管理模塊是每個系統都必須具備的功能， 包括的權限設置、數據備份、數據恢復、口令管理等。

高校學生工作管理要想上水平離不開一套好用的學生工作信息管理系統。 信息技術可以幫助高校實現學生上作自動化，不但可以解決學生工作隊伍人手少的問題，還能夠將學生工作隊伍從繁雜的事務性工作中解脫出來，把精力集中在思考研究工作上，提高工作質量；信息技術還可以幫助高校實現學生工作規范化， 使學生工作有序開展，提高為學生服務的水平。高校學生信息管理系統是目前我校積極開發的重點工程之一。

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