與“貫標(biāo)”相結(jié)合的管理程序的實(shí)現(xiàn)

呂會(huì)義

(天津市測(cè)繪院，天津 300381)

1 引言

按照天津市測(cè)繪院的質(zhì)量管理體系(ISO9001－2000)要求，每項(xiàng)測(cè)量工程都需要納入“貫標(biāo)”管理，筆者經(jīng)過認(rèn)真的研究發(fā)現(xiàn)，“貫標(biāo)”工作表格所填寫的內(nèi)容，很大部分在日常工作中都已經(jīng)做到了，只是沒有以文件的方式存儲(chǔ)。結(jié)合項(xiàng)目管理的實(shí)際需求，只要設(shè)定了既能滿足項(xiàng)目管理的要求，又能滿足“貫標(biāo)”工作內(nèi)容要求的字段，并把二者之間的聯(lián)系有效地結(jié)合起來，勢(shì)必會(huì)減少“貫標(biāo)”工作在日常工作中的重復(fù)工作量。

2 目標(biāo)要求

(1)管理程序各項(xiàng)功能要齊全。要滿足對(duì)測(cè)量項(xiàng)目日常管理的需求，操作要簡(jiǎn)單、方便、實(shí)用，有查詢、統(tǒng)計(jì)、編輯等基本功能。

(2)管理程序要與“貫標(biāo)”工作無縫連接。只需在管理程序中輸入滿足管理程序設(shè)定字段的內(nèi)容信息，即可完成絕大部分“貫標(biāo)”工作中相應(yīng)的內(nèi)容。

3 技術(shù)難點(diǎn)

現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)一般的管理程序已不是難題了，用VB、VC、C#、Delphi等結(jié)合相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在較短時(shí)間即可編寫完成。但本管理程序最大的創(chuàng)新點(diǎn)在于，既要實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的有效管理，同時(shí)又要與“貫標(biāo)”工作進(jìn)行無縫連接。也就是說通過對(duì)管理程序的操作，不僅可以完成對(duì)項(xiàng)目的瀏覽、查詢、編輯、統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)目管理的功能，也可以準(zhǔn)確、方便地完成“貫標(biāo)”工作，最大限度減少重復(fù)工作量。“貫標(biāo)”工作文檔的內(nèi)容，都是通過對(duì)項(xiàng)目中記錄的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行導(dǎo)出的，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，需要重新架構(gòu)。

把數(shù)據(jù)庫(kù)的信息完整輸出到“貫標(biāo)”工作Word文檔中，有兩種方法。

第一種方法是根據(jù)Word文檔的具體要求，在程序中把Word文檔中的全部?jī)?nèi)容都重新生成，包括表格和文字信息。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是，不需對(duì)電腦有特殊要求，只需安裝了Word軟件即可，缺點(diǎn)是這對(duì)編程人員提出了較高要求，尤其是在處理表格上的問題。

第二種方法是建立一個(gè)空白模板，把每次都要填寫的內(nèi)容都刪掉，只保留表格和固定不變的信息。當(dāng)要生成Word文檔時(shí)，首先訪問模板，再訪問數(shù)據(jù)庫(kù)，把數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息輸出到特定位置另存即可完成。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是只需事先建好模板，然后見縫插針式地輸出信息即可完成;缺點(diǎn)是把相應(yīng)信息輸出到對(duì)應(yīng)的表格中，需要進(jìn)行大量調(diào)試工作。

4 技術(shù)路線

首先對(duì)管理需求進(jìn)行分析，管理程序要達(dá)到什么效果，要體現(xiàn)哪些信息，設(shè)置哪些字段，用什么來做。

其次對(duì)“貫標(biāo)”工作文檔進(jìn)行分析，找出“貫標(biāo)”工作文檔中需要填寫的信息與管理需求中共用的信息，在信息錄入時(shí)只輸入一遍，避免重復(fù)錄入。

根據(jù)項(xiàng)目的任務(wù)要求，決定選用Delphi 7.0作為前臺(tái)開發(fā)工具，實(shí)現(xiàn)管理程序的操作界面、瀏覽查詢等功能;數(shù)據(jù)庫(kù)采用Microsoft公司的Access2003版，用來存儲(chǔ)每個(gè)項(xiàng)目的詳細(xì)信息，根據(jù)需要可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密處理;用來存儲(chǔ)“貫標(biāo)”工作的文件以Word 2003版保存，輸出信息方法采用第二種方法，即先建立Word模板，再生成Word文檔。

5 功能實(shí)現(xiàn)

根據(jù)項(xiàng)目的要求，制定的操作界面如圖1所示。

圖1 管理程序主界面

主要包括三個(gè)功能模塊

(1)瀏覽查詢模塊

主要功能就是對(duì)所有項(xiàng)目的狀態(tài)進(jìn)行瀏覽和查詢，掌握各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度明細(xì)，快速顯示項(xiàng)目的項(xiàng)目類別、項(xiàng)目名稱、委托時(shí)間，成果上交時(shí)間、作業(yè)班組、工作量、甲方聯(lián)系人及電話、合同簽訂時(shí)間、付款時(shí)間、發(fā)票時(shí)間等信息。瀏覽時(shí)以兩種顏色顯示，當(dāng)項(xiàng)目尚未完成時(shí)(成果是否上交為依據(jù))以紅色警示，提醒作業(yè)人員該項(xiàng)目沒有完成，須繼續(xù)跟進(jìn);當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)完成，則正常顯示不變色。

可以按照受理時(shí)間和完成時(shí)間對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行查詢，統(tǒng)計(jì)出一段時(shí)間(如一個(gè)月)的工作量以及哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)尚未完成。根據(jù)需要，也可以把感興趣的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel表格中，便于更加詳細(xì)地分析。

(2)輸入編輯模塊

根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，設(shè)定相應(yīng)的字段，包括項(xiàng)目類別、項(xiàng)目名稱、委托時(shí)間，成果上交時(shí)間、作業(yè)班組、工作量、甲方聯(lián)系人及電話、合同簽訂時(shí)間、付款時(shí)間、發(fā)票時(shí)間等字段。

按照設(shè)定好的字段填寫信息，當(dāng)部分信息不掌握時(shí)，可以空著，掌握信息后再填寫上，但當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)完成時(shí)，除備注內(nèi)容允許不填寫外，其他信息內(nèi)容必須填寫完全。如果信息需要修改，則在編輯狀態(tài)下，重新輸入新信息并保存即可，當(dāng)個(gè)別項(xiàng)目有特殊要求，可填寫在備注內(nèi)，進(jìn)行說明。

(3)自動(dòng)生成Word文檔模塊:

此模塊的主要功能就是把成果已經(jīng)上交的任務(wù)，按照“貫標(biāo)”工作要求，連接模板后自動(dòng)生成一個(gè)與數(shù)據(jù)庫(kù)中編號(hào)相對(duì)應(yīng)的文件夾，里面包括相應(yīng)的Word文檔。也可把甲方資料、相關(guān)數(shù)據(jù)和最終成果等放到此文件夾下，便于日后管理。

在生成Word文檔前，作業(yè)人員須查看項(xiàng)目信息填寫是否完整，須把信息填寫完整后，才能生成Word文檔，如果項(xiàng)目信息未填寫完整，程序會(huì)提示作業(yè)人員哪些信息未填寫。

生成Word文檔時(shí)，首先，程序會(huì)自動(dòng)檢查相應(yīng)文件夾是否已經(jīng)建立，若沒建立，則自動(dòng)建立該文件夾，若該文件夾已經(jīng)存在，則詢問是否重新建立，點(diǎn)擊“確定”，則重新建立，但原有文件夾下的內(nèi)容不變，點(diǎn)擊“取消”，則退出;其次，文件夾被創(chuàng)建后，程序會(huì)自動(dòng)檢查該文件夾下是否已經(jīng)建立該文檔，若沒有建立，則自動(dòng)建立;若該文檔已經(jīng)建立，則詢問是否重新建立，點(diǎn)擊“確定”則把原有的文檔刪除并重新建立新文檔，點(diǎn)擊“取消”則退出。需要指出的是，因各種原因?qū)е马?xiàng)目信息被更改，只需在管理程序中修改即可，但需要重新生成Word文檔。自動(dòng)生成Word文檔如圖2所示。

圖2 自動(dòng)生成Word文檔效果圖

圖2說明:由管理程序自動(dòng)生成的Word文檔，如圖中大部分內(nèi)容(紅色部分)已經(jīng)完成，如項(xiàng)目名稱、委托單位、顧客要求等，但諸如驗(yàn)證人、保管人、策劃負(fù)責(zé)人、處理者、復(fù)查者、審批者、簽章幾項(xiàng)內(nèi)容因需要蓋章確認(rèn)，需要人工蓋章，故沒有自動(dòng)生成;編號(hào)內(nèi)容需要對(duì)全院所有項(xiàng)目進(jìn)行總編號(hào)，故沒有自動(dòng)生成。

6 關(guān)鍵代碼

以下代碼主要實(shí)現(xiàn)把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到“貫標(biāo)”工作Word文檔中相應(yīng)的位置。

7 結(jié)語(yǔ)

此管理程序簡(jiǎn)單實(shí)用，通過一段時(shí)間的試用，較好地達(dá)到了預(yù)期的效果，減少了重復(fù)工作量，提高了工作效率。

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