考勤管理信息系統(tǒng)在地鐵運營服務行業(yè)的應用研究

王 星

（南京地鐵運營有限責任公司 信息中心，南京 210012）

隨著現(xiàn)代科技的進步，采用計算機技術來進行考勤管理已經成為現(xiàn)代化企業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)。對于一個人數(shù)達到3 000人以上的大型企業(yè)來說，傳統(tǒng)的人工考勤方式不僅效率低下，出錯機率高，而且會耗費大量的人力和物力，難以達到現(xiàn)代企業(yè)管理所要求的考勤透明性、準確性、高效性原則。而采用計算機技術來實現(xiàn)考勤管理，不僅能夠避免人工考勤所帶來的一系列弊端，而且能夠充分利用計算機的靈活設計和智能計算來進一步簡化考勤環(huán)節(jié)，讓原本枯燥繁瑣的考勤工作變得簡單、易用、高效。

南京地鐵運營有限責任公司自成立以來，一直沿用人工考勤的方式，原因是：（1）各工種考勤的特殊性，很難采用通用的考勤辦法進行管理。（2）由于早期員工人數(shù)并不太多，人工考勤所導致的弊端尚未凸顯。但是隨著近年來地鐵新線的開通，越來越多的新員工加入南京地鐵，員工人數(shù)的成倍增加讓原有的考勤辦法漸漸不能適應新的現(xiàn)狀，于是采用一套基于計算機技術的，能夠適應南京地鐵特殊性的考勤管理信息系統(tǒng)代替原有的人工考勤辦法勢在必行。

1 現(xiàn)狀分析及存在問題

1.1 現(xiàn)狀分析

南京地鐵的基本考勤流程是：每個月底，由各工班考勤員對所管轄的人員進行考勤統(tǒng)計，并且計算出其各項工時，對于標準工時員工，還需要統(tǒng)計加班信息，填寫標準工時加班審批表，然后將這些材料上交給中心考勤員。中心考勤員收集并匯總每個工班的考勤資料后，首先進行數(shù)據(jù)的檢查，對加班工時進行必要的調整，然后結合考勤表和加班表填寫加班結算表以及缺勤統(tǒng)計表，上述數(shù)據(jù)填報完成后交給中心領導審核簽字，然后統(tǒng)一上交給勞動人事部。勞動人事部收集匯總所有中心的考勤表，統(tǒng)計加班結算表和缺勤情況，最后將資料備案。

1.2 存在問題

人工考勤方式的主要弊端體現(xiàn)在幾個方面：

（1）數(shù)據(jù)錯誤率高?？记诠r計算公式復雜，需要對考勤人員進行專門的培訓才能正確掌握。此外，平均每個工班長需要對近20名員工進行考勤，人為錯誤很難避免。錯誤率高的直接影響是導致中心考勤員需要花大量的時間對工班上報的考勤表進行核查，而且很多時候核查完仍然無法保證考勤數(shù)據(jù)的零錯誤率。

（2）規(guī)則變更難。在人工考勤方式中，當某考勤規(guī)則改變之后，只有通過下發(fā)通知的方式進行告知，這樣往往無法讓新規(guī)則及時在工班中得到實施，而且，當某項較為復雜的考勤算法進行變更之后，還可能造成考勤員錯誤的理解，從而直接影響當月的考勤數(shù)據(jù)。

（3）規(guī)則管理混亂。雖然勞動人事部有一套完整的考勤規(guī)則，但是每個中心往往會根據(jù)自己的實際情況進行調整。這也就導致了很多中心都有自己特殊的規(guī)則，部分中心例如：乘務中心，檢修中心等更是對規(guī)則作了較大的調整，如何統(tǒng)一管理這些規(guī)則成為一直以來的難題。

（4）重復工作多。考勤表中的缺勤表、標準工時結算表和綜合工時結算表都是屬于統(tǒng)計表。在人工考勤方式中，數(shù)據(jù)需要考勤員人工進行統(tǒng)計，不僅增加了工作量，而且處理大量統(tǒng)計數(shù)據(jù)時很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的問題。

（5）版本控制困難。人工考勤主要通過向上級單位發(fā)送電子文檔的方式進行收集，中心考勤員通常會進行數(shù)據(jù)修正，由此造成上下級持有的考勤表數(shù)據(jù)不一致。如果出現(xiàn)多次考勤表駁回修改的情況，就極有可能出現(xiàn)版本混亂、數(shù)據(jù)不一致等問題，從而在考勤表中埋下錯誤數(shù)據(jù)。

（6）數(shù)據(jù)備案和共享。人工考勤的主要數(shù)據(jù)備份方案就是對紙質文件和Excel電子文檔歸檔，有數(shù)據(jù)丟失的風險。此外，需要查閱歷史數(shù)據(jù)也極為不便，不利于數(shù)據(jù)備案和共享。

2月25日，江西省教育廳制定了江西省學校（幼兒園）食堂經營管理“十必須”和食品采購管理“十不準”，以規(guī)范學校（含幼兒園）食品經營行為，把好食品入口關，防控群體性食源性疾患。其中“十必須”規(guī)定，食堂管理必須實行校長（園長）負責制；農村義務教育學校食堂必須自辦，嚴禁外包；學校必須建立食物中毒或其他食源性疾患等突發(fā)事件應急處理方案等?！笆粶省币?guī)定，不準向無許可資質的食品生產經營者采購食品原料、半成品和成品，不準向企業(yè)以外的食品生產經營者訂購食品；不準向中小學生、幼兒制售生食類、冷食類（不含水果）食品和裱花蛋糕等。

2 解決方案

2.1 系統(tǒng)架構

通過分析人工考勤的缺點，采用基于計算機的信息化考勤系統(tǒng)代替原有的人工考勤方式是彌補缺陷，提高效率的有效途徑。采用信息化的考勤系統(tǒng)不僅可以解決人工考勤方式中長期存在的公式計算、作業(yè)流、權限控制等問題，還可以利用計算機的智能算法代替大量人工操作，從而大幅度減少考勤工作量。

本文采用了基于B/S的設計模式，選取PHP+APACHE+MYSQL作為系統(tǒng)開發(fā)架構來設計開發(fā)這套考勤管理信息系統(tǒng)。用戶僅需要在瀏覽器輸入相應網(wǎng)址既可以登陸到考勤系統(tǒng)中進行相應操作。架構如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)架構圖

2.2 關鍵技術點

（1）自動計算工時

智能計算是本套系統(tǒng)的核心功能，考勤填寫的資料主要包括考勤表和加班審批表。在考勤表中，除了填寫員工的每日出勤情況，還需要計算員工的平日工時、節(jié)日工時、負工時、加班等。在加班審批表中，需要根據(jù)加班時段計算節(jié)日工時、假日工時和平日工時等。

在本系統(tǒng)中，所有額外的工時計算均可以通過計算機一鍵完成。

智能計算不僅能夠正確地、快速地計算出數(shù)據(jù)，其靈活性還能夠根據(jù)中心考勤的特殊性進行算法調整，從而適應不同中心的考勤細則。

作為系統(tǒng)的核心功能，它不僅減少了考勤員繁重的工作量，同時保證了數(shù)據(jù)的正確性。

（2）自動生成加班信息

本系統(tǒng)設計了一套自動生成加班審批表的算法，能夠檢測考勤表中所有的加班事項和加班時間，然后自動生成加班信息，用戶只需要根據(jù)實際情況在加班信息中調整加班開始時間和加班事由這兩項，就能夠完成加班的填寫。簡單來說，當完成了一個員工的考勤表時，也就已經完成了其加班記錄的填報，界面圖如圖2所示。

圖2 自動生成加班信息界面圖

通過自動生成加班審批，可以讓考勤員專注于一些特殊時段的加班，而常規(guī)的加班則由系統(tǒng)完成，這樣就能進一步減少考勤的工作量。

（3）自動生成加班結算表、缺勤表

在完成了考勤表和加班審批表后，就是根據(jù)考勤表工時和加班情況統(tǒng)計加班結算表以及缺勤表。而這兩項統(tǒng)計完全由計算機完成，無須額外的人工干預。綜合來看，通過使用本系統(tǒng)，可以使考勤的填報、審批、結算等工作比原先手工作業(yè)減少80%的工作量，大大提高了考勤工作效率。

（4）其他

a.針對考勤規(guī)則變更的問題，規(guī)則變更之后只需在系統(tǒng)參數(shù)配置上進行相應的修改，同時在系統(tǒng)里面發(fā)布一個公告即可，所做的修改能夠立即生效，用戶不需要了解考勤規(guī)則修改的細節(jié)。b.針對考勤規(guī)則管理的問題，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，系統(tǒng)同時記錄下了每個中心的特殊規(guī)則，規(guī)范了每個條目換算多少個工時，從而實現(xiàn)了考勤規(guī)則的規(guī)范化管理，將來需要修改規(guī)則時，只需要在配置上進行修改即可。c.針對重復工作的問題，在本系統(tǒng)中提供了很多便捷的功能，如：數(shù)據(jù)批量導入、批量修改，自動排班等，將相似性的重復工作減少到最小。d.針對數(shù)據(jù)不一致的問題，在本系統(tǒng)中，因為數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中是唯一的，而且系統(tǒng)有嚴格的權限管理機制，防止多個用戶對同一個數(shù)據(jù)進行寫操作，從而避免了數(shù)據(jù)不一致性。e.此外，數(shù)據(jù)會始終保留在系統(tǒng)中，用戶可以隨時登陸系統(tǒng)查看考勤記錄，也能夠隨時在系統(tǒng)中導出Excel表格進行人工備份。

3 結束語

該系統(tǒng)于2012年2月正式投入運行。系統(tǒng)上線運行之后，顯著地改善了各部門、中心的考勤狀況，使得原先繁瑣的考勤工作變得簡單、快捷、高效，受到了相關領導和員工的一致好評。系統(tǒng)最終能夠實施成功的重要因素是：（1）系統(tǒng)在設計開發(fā)的過程中對用戶的實際需求進行了充分的調研和挖掘，聽取并采納了多方對于系統(tǒng)帶有建設性的意見和建議，并對其功能模塊不斷進行優(yōu)化完善；（2）對部分部門、中心相對復雜的考勤細則，采取了先易后難，先普通后特殊的分析策略，分步實施，最終完成了整套系統(tǒng)的推廣使用。

考勤管理信息系統(tǒng)已經完全取代了人工考勤模式，成為了南京地鐵運營分公司信息化考勤管理一個不可或缺的部分。

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