企業檔案標準化管理的安全效用

文/中鐵十二局集團第三工程有限公司 付積川

隨著我國經濟的飛速發展，企業生產經營的充分活躍，經濟安全逐步成為全社會備受關注的一個重要課題，其中企業檔案管理工作直接關系企業的經濟安全。與此同時，隨著信息化技術的深入推動，檔案管理也面臨著從理論方式到技術手段的革命性轉變，檔案管理逐步體現出現代化的新趨勢，新的檔案管理系統、管理手段和檔案存儲介質等客觀上對以往檔案管理制度提出了更為嚴峻的挑戰。檔案管理“在一定意義上講，沒有（檔案）標準化就沒有（檔案）現代化”①。面對企業發展的新形勢和當前信息化的新挑戰，檔案標準化管理成為推動檔案現代化并從制度上保障檔案安全和企業經濟安全的積極嘗試。

檔案標準化管理是指在檔案工作領域，由相關檔案主管部門針對檔案管理的工作原則、方法、質量、概念、設施等制訂出的科學、統一的規則和技術規范，并予以貫徹執行的全部過程。檔案標準化管理是檔案工作逐步走向規范化、統一化的工作，通過制訂和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作形成統一的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，在檔案管理中取得最佳效益。檔案標準化管理符合檔案管理現代化的客觀要求。

企業檔案是記錄企業過去和現在生產經營活動的，具有保存價值的各種文字、圖像、聲象等不同形式的歷史記錄。“企業檔案是企業全部活動的真實記錄和憑證，對于今后的生產、經營、管理等工作有著重要的參考作用和使用價值，是一種寶貴財富”②，因此確保檔案安全是維護企業經濟安全的重要工作內容之一，推進符合企業自身特點的檔案標準化管理是企業應在發展過程中的維護經濟安全的必要舉措。

一、檔案標準化管理有利于提高檔案質量，減少企業價值檔案的流失

檔案的質量反映所保管的歷史記錄的價值含量。企業檔案的質量即是要追求最大化地保存企業價值的歷史記錄。在推行檔案質量標準化管理過程中，只有明確檔案的價值標準，減少企業檔案冗雜現象，才能達到降低企業價值信息流失的風險。

（一）是要準確把握檔案價值的標準

根據企業自身特點，明確企業生產經營過程中形成的哪些文件材料等是具備檔案價值的，才能予以立卷或歸檔，而沒有檔案價值的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，增加管理的安全隱患。

（二）是明確檔案立卷歸檔的重點并進行合理的立卷分工

在“以企業為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（三）是要注意有效地維護檔案的完整性

在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住檔案的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案標準化管理奠定堅實的工作基礎。

為提高檔案標準化管理，要在管理工作上積極貫徹：

1.企業檔案材料標準化。在形成檔案的文件材料格式、規格，文件材料排列順序，文字書寫，圖幅規格，標題欄各項匯簽標準化，線條、字跡、制圖，電子檔案等貫徹統一標準。

2.企業檔案整理的標準化。企業要根據國家檔案局《國營企業檔案管理暫行規定》并結合自身和行業特點，做到檔案分類標準化，圖紙、文件材料排列標準化，檔號編寫標準化，檔案著錄標準化，案卷標題標準化等。

3.檔案分類排架標準化。檔案分類準確，排架合理，便于調檔提檔，方便利用，減少檔案遺失風險。

二、檔案標準化管理有利于規范檔案的保管工作，確保企業檔案價值

（一）檔案保管是一項系統性工程，涉及檔案硬件和軟件建設

1.貫徹高標準、嚴要求，實現檔案庫房標準化建設。企業的庫房建設要在檔案安全保管、溫濕度控制、防霉防蟲等方面做到嚴格要求，對于檔案的保管設備要統一標準，方便保管工作。

2.積極升級企業檔案的軟件建設，逐步實現信息化管理。做好企業檔案信息資源的標準化建設工作，通過數字化、網絡化技術手段，建立起標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫。

（二）檔案保管也是一項連續性工作，涉及檔案的維護及檔案的處理工作檔案價值是動態的變化過程

企業的一些歷史檔案價值可能隨著時代變遷而發生變化，成為冗余或價值無效的檔案。銷毀、出售等處理手段就成為檔案“死亡”的必要階段，檔案處理工作的規范和標準也直接影響檔案安全。

首先，針對失去保管價值的檔案，管理部門要向企業檔案主管部門提請檔案銷毀或出售等建議，說明檔案內容，處理的必要性，等待部門批復。

其次，檔案處理工作獲得主管部門批復后，在主管人員陪同下，由檔案管理人員按檔案處理規范執行。

再次，做好檔案處理的工作記錄，明確已處理檔案的內容概要并記錄處理工作的授權人和執行人。

三、檔案標準化管理有利于檔案的規范使用，降低企業的經濟風險

檔案使用是檔案實現價值的重要途徑，使用權限則是檔案安全管理過程中的關鍵環節。嚴格完善企業檔案的使用規范和權限，提高標準化管理，才能保證企業的經濟安全。企業檔案的調閱使用，要在申請、批復、登記、借閱、回收等環節上嚴格遵循標準化管理章程。

（一）要嚴格規范檔案查閱或使用的審批手續

申請使用檔案的部門或個人首先要向企業主管檔案部門提請使用。主管部門根據檔案保密級別，確定檔案使用的權限范疇，明確使用形式、規定時限、保管條件等，并對符合使用條件的部門或個人批復使用證明。針對保密級檔案，主管部門更要嚴格把控。

（二）要嚴格規范檔案登記制度

檔案管理部門在接到主管部門的批復證明后，根據批復要求安排檔案的合理使用并做好檔案的使用記錄，要向檔案使用者說明檔案，尤其是保密級檔案的使用規范。

（三）要嚴格檔案回收制度

確保檔案完整、及時歸還，做好回收后檔案復查工作并及時歸檔，確保檔案使用過程中的安全。

四、檔案標準化管理有利于推動檔案管理的現代化步伐，提升企業應對信息化時代下經濟安全挑戰的能力

隨著信息化技術的深入發展，新技術條件的日益成熟，電子檔案、檔案存儲新介質不斷涌現，網絡辦公的普及都對企業核心信息資源安全產生了挑戰。電子檔案的安全管理不僅面臨著技術上的挑戰，同樣面臨制度上的挑戰。檔案標準化管理即是要通過完善制度建設防范電子檔案的安全風險。

（一）統一電子檔案的安全保護措施

選用特定標準的有效存儲介質，保證電子檔案載體物理上的安全，保持信息存儲的穩定性；通過企業特定的簽名技術、加密技術、身份驗證、防火墻等技術措施來確保電子檔案的安全，防范非法訪問和破壞；嚴格文件拷貝制度并實行關鍵電子文件備份制度。國家檔案局頒布的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》規定：“具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔”。

（二）劃分電子檔案的管理界限，實現權責分明

電子文件作為新形式的檔案類型，其形成、積累、歸檔過程的權責標準應明確：檔案管理部門制定企業電子檔案形成和存儲的標準；電子檔案歸檔前要符合檔案的規范標準，由電子檔案形成的部門負責；電子檔案歸檔后由檔案部門負責，以保證電子檔案的完整性和準確性。

五、結語

檔案管理是以現代化為發展方向的，而現代化則是以標準化為前提的。現代化的檔案管理模式是要轉變傳統的收集、保管和按需供卷的被動服務，轉移到對檔案信息資源的二次開發和利用，使檔案部門由單純的管理型向服務型角色的轉變，為企業決策提供信息資源。檔案標準化管理是實現檔案現代化的必然階段，并通過建立健全一整套行之有效的檔案管理工作制度和監督考核辦法以規避安全風險。企業檔案標準化管理通過對企業檔案工作的定性定量，完善制度制約，以增強檔案管理人員的責任感，提高檔案工作效率和質量，確保企業檔案安全和經濟安全，保證企業在市場中的競爭力。

注釋：

①陳兆褆.讀《案卷標準化有利有弊》所想到的三個問題[J].北京檔案,2000,12,(16).

②賈意珍.關于國有企業檔案管理現代化的思考[J].檔案天地,2002,5,(20).

[1]楊瑞英.論檔案的開放與保密[J].太原大學學報,2000(12),16.

[2]趙長珍,董泗利.現代檔案管理工作的四大變化[J].中國檔案,2002,6,(30).

[3]陳永成.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].北京檔案,2003,11,(23).

[4]王萍,王強,王志才.電子檔案安全保護措施的局限性及對策分析[J].檔案學研究,2007(5),56.