正確處理專兼職檔案干部的良性互動機制的建立

吳亞娟

（伊春市計劃生育技術服務站 黑龍江 伊春 153000）

一、采取措施落實規章制度

保證兼職檔案隊伍的正常運轉，不能落實的規章制度等于沒有制度，也只能是紙上談兵。因此，制度的落實是最基本、也是最重要的一項工作。為了使制度落在實處，可采取以下措施：

（一）制度上門，落實到人

落實規章制度首先應將檔案材料的立卷歸檔納入相關人員的崗位責任制；其次，組織兼職檔案干部培訓學習，幫助和指導他們做好立卷歸檔工作；再者，利用多種方式和渠道宣傳歸檔的好處，強化管理人員和科研人員的檔案意識，使之檔案意識得到提高。

（二）建立檔案工作檢查評比制度

檢查規章制度的落實，應開展檔案工作檢查評比活動，對各部門的檔案工作進行評比檢查。評比標準一般應涵蓋各部門檔案工作的組織領導、兼職檔案干部的業務能力和案卷質量等三個方面，并應根據本單位檔案工作的具體情況調整評分比例。評比標準的各項分值還應隨檔案工作整體狀況調整，虛項分值低、實項分值高，做得好的方面分值低，做得差的分值高。對檢查評比活動中產生的先進集體、先進部門分管負責人和兼職檔案干部，這一制度可充分調動各部門和兼職檔案干部的積極性。

（三）建立歸檔通報制度

以文件形式每年向各部門下發歸檔通報，通報各部門歸檔的案卷數量、時間、立卷和案卷裝訂情況、參加檔案工作會議和培訓情況等內容，并將通報內容作為檔案工作檢查評比的依據之一。通報制度有效地促進了各部門分管負責對檔案工作的重視，強化部門負責對本單位檔案工作的督促和檢查職責。

（四）嚴格案卷質量檢查

案卷質量檢查制度，即接收檔案時初審，建立數據庫時再查，將本規范案卷存在的問題填寫案卷質量檢查表，對存在的較普遍的問題在業務培訓時與兼職檔案干部研究、討論，使之在今后的工作中予以改進。同時，對各部門歸檔案卷質量檢查表中所列的問題。納入該部門當期檔案工作檢查評比相關項目的評分考核。

（五）實行會議、培訓考勤制度

會議培訓考勤制度，即召開的檔案工作會議和舉辦的檔案業務培訓班實行簽到請假制度，將其出勤情況在當年歸檔通報中予以公布，并納入當期檔案工作的檢查評比，以保證檔案工作的新精神和要求在工作中能得以落實和改進。

二、加強專兼職檔案干部素質

政治品德素質好，這是檔案人員(文秘人員)首要的必備條件。鄧穎超同志曾說過：“秘書人員有一個很好的傳統，有一個很高尚的品質，這就是為黨的工作埋頭苦干，自我獻身的精神。他們要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤懇，學習上刻苦，作風上嚴謹。還要有較高的政治和文化水平?！边@不僅是鄧穎超同志的切身體會，也是對所有文秘人員所提出的殷切希望。在政治上、思想上、品德上、作風上高標準，嚴要求，要有堅定的政治方向，要有埋頭苦干的奉獻精神，要有腳踏實地的求實作風，要有廉潔、謙虛的高尚品格。同時還要嚴格遵守組織紀律和保密制度。

職業道德素質好，是檔案工作人員的必備前提條件。第一，要甘為人梯，熱心服務。檔案工作是一項條件性服務性的工作，檔案工作的這一性質，決定了檔案專業人員必須具有摒棄名利觀念，甘當無名英雄的崇高思想。事實告訴人們，檔案和檔案工作作用的發揮，不決定于檔案本身，也不局限于檔案工作領域內，它是通過利用檔案而取得經濟效益或社會效益來體現的，它是通過利用者創造性的工作而取得的成果來體現的。就是說，,檔案的價值，檔案工作的作用，歸根到底，都是溶化于利用者利用檔案而取得的成績或成果之中，我們不是從一般的意義上反對名利觀念，但是，檔案專業人員必須正確地看待名利問題，尤其是在職業活動中，必須摒棄那種把負責管理的檔案，作為謀取單位和個人私利的手段，不積極提供檔案為利用者服務，只顧自己成名成家。所以，檔案專業人員必須具有甘為人梯，熱心服務的職業道德，想利用者之所想，急利用者之所急，熱心為利用者服務。第二，要尊重檔案，尊重歷史。檔案是人們社會活動的原始記錄，其原始性和真實性必須加以保持。歷史事實不容篡改是人們的行為準則之一。檔案專業人員維護檔案的原貌和維護歷史事實的原貌，既是工作要求，又是職業道德的準則。無論何時何地，在何種情況下，檔案工作者都要堅持據實立檔，據實用檔，以法管檔，堅持一就是一，二就是二的求實精神，要尊重歷史，決不含糊遷就某種需要而歪曲檔案內容，篡改歷史事實。第三，要遵紀守法，嚴守機密。檔案專業人員，必須以《檔案法》和其它法律范圍內履行職責。檔案工作的法規性文件和規章制度,是進行檔案工作的行為規則。紀律是維護工作秩序，完成工作任務的手段。遵紀守法，就是要求檔案人員克服主觀隨意性，具有實事求是，力求按客觀規律辦事的科學態度。由于有些檔案具有一定的機密性，檔案工作具有機要性，所以，檔案人員還必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，以確保檔案在政治上的安全。

三、加強聯系，調動兼職檔案干部積極性

建立制度，強化規章，加強培訓，提高工作能力，是建立檔案管理工作網絡體系的第一步。要讓這個體系高效運轉，充分發揮其作用，還要“以人為本”體諒兼職檔案干部工作的繁忙，盡量為他們減輕工作負擔，最重要的是要增加專兼職檔案干部相互間的交流合作，以充分調動兼職檔案干部工作的主觀能動性，共同搞好檔案管理工作。

（一）盡量減少兼職檔案干部的工作負擔

兼職檔案干部絕大多數都是部門的秘書或辦公室工作人員，一方面他們承擔著大量繁雜的事務性工作，應盡量避免重復勞動?？刹扇〖媛殭n案干部初步立卷后，經專職檔案干部調卷后(尤其是對新到崗的兼職檔案干部所立的案卷)再編頁碼，填文件封面、卷內備考表等。另一方面，可利用管理軟件所具有的歸檔目錄功能，免去各部門填寫卷內目錄這一繁重的工作，待文件級數據庫建好后，將打印的歸檔目錄交兼職檔案干部確認簽字，與案卷目錄一并作為移交依據和備查工具，為他們節省精力和時間。

（二）鼓勵兼職檔案干部與專職檔案干部經常開展業務交流活動

隨著兼職檔案干部業務技能和業務水平的提高，他們就會根據自己工作的經驗，提出哪些文件材料應該歸檔，哪些可以不歸檔；某些材料應該如何組卷更好；哪些材料由哪個部門歸檔更恰當等一些建設性的意見和看法。對此，可在當期檔案工作檢查評比中以加分獎勵，此舉可大大調動兼職檔案干部的主觀能動性。

（三）通過檢查評比活動的“三公”原則激發專兼職檔案干部的工作熱情

單位在開展檔案工作檢查評比活動時，應吸納兼職檔案干部到檢查評比小組，此舉一方面可增加評比的透明度和公正性，體現“公開、公正、公平”的原則，另一方面可使兼職檔案干部進一步熟悉業務，提高業務水平，同時也是一種特殊的業務培訓方式。這種檢查評比的方式，深受兼職檔案干部的好評，檢查評比的結果認同度高，普遍認為是對他們工作客觀、準確的評價。所以，檔案工作先進獎雖不是最高等級的獎項，也不是最高等級的獎金，但各部門都很看重這份榮譽。獲獎者受到鼓勵，未獲獎者得到鞭策，形成了你追我趕，積極向上的可喜局面。

總之，建立健全檔案工作網絡體系，應納入到檔案工作的規劃之中，尤其在不能大量配備專職檔案干部的情況下，要保質保量地完成繁重的工作任務，兼職檔案干部是最不能忽視的中堅力量。我們應充分地調動兼職檔案干部的工作積極性，挖掘現有檔案工作的人力資源潛能，造就專兼職檔案干部互動的、充滿活力的良好氛圍，實現檔案工作可持續發展。

[1]梁振坤.試論提高高校專兼職檔案人員的素質[D].云南財貿學院學報（社會科學版），1998（4）.

[2]盧玉.檔案館人力資源管理與開發[D].吉林大學，2006.

[3]張衛東.網絡環境下檔案館社會化服務模式研究[D].吉林大學，2006.